Como nació Santa Claus

Sus orígenes son múltiples. Primero tenemos a “Julenisse”, un duende nórdico que traía regalos. Luego, San Nicolás, o Nicolás de Myre, mártir cristiano cuyas reliquias habrían hecho milagros luego de ser traídas de Turquía por unos comerciantes italianos en el siglo XI.

En la Edad Media, el 6 de diciembre de cada año, día de San Nicolás, los regalos dados a los niños se consideran otro “milagro” del santo. En los Paises Bajos, San Nicolás se vuelve laico bajo la influencia de los protestantes (“Huguenots”) y toma el nombre de SinterKlaas, para luego transformarse en el Santa Claus como se le conoce en América. Sus regalos se confunden con los de los Reyes Magos y poco a poco en gran parte del mundo, desaparece el 6 de diciembre y solo queda el 25, día de Navidad.

Santa Claus tiene al inicio la larga barba blanca de San Nicolás, su largo abrigo rojo, la mitra se transforma en un gorro de piel. Viaja en un trineo halado por renos a la diferencia de San Nicolás que viajaba en burro. De ahí la tradición de dejarle comida y bebida para el viaje (www.joyeux-noel.com/perenoel.html).

Su importación al territorio americano por los inmigrantes alemanes y holandeses cambia definitivamente su vestimenta. Pero es el poema de Clement Clarke Moore "A visit from St-Nicholas" que, al parecer, fue esencial en la unificación de los dos personajes.  

Poco a poco, su imagen se modifica. En 1860, el caricaturista neoyorkino Thomas Nast lo viste del traje rojo y en 1885 establece su residencia en el Polo Norte. Y en 1931, es Haddon Sundblom de la empresa Coca-Cola que lo dibuja como un gordito simpático y le pone pantalón y túnica.

Protegiendo nuestra memoria

La mayoría de la gente piensa en el archivista como el que procesa los documentos del pasado. Pocos entienden que los documentos se deben cuidar desde su nacimiento, precisamente para que tengamos Historia. Pienso en eso al ver que un grupo de archivistas y conservadores está recuperando toda la documentación dejada frente a la sala del “Bataclan” en París: notas, cartas, imágenes cubiertas por flores ya marchitas, todo mojado por la lluvia. Una muestra de la Historia de París y de Francia que será procesada por especialistas para las generaciones futuras.

Lo mismo hicieron los archivistas españoles en Madrid, luego de los atentados del 2004; un trabajo arduo que duro 6 años…

El Santa Claus del Conde

Hoy me llegó esa imagen de “Imágenes de nuestra historia”. 

Cuando llegué al país en los 70’s, ese Santa Claus era la atracción principal de la calle El Conde en la época de Navidad. Era todo un espectáculo. La calle se llenaba de niños – y grandes- frente a la tienda La Margarita, y todos se reían con las risas de Santa.

Los documentos fotográficos no permiten que se olviden momentos bonitos como esos, que son parte de la pequeña Historia de un pueblo.

Retroceso en los archivos del Poder Judicial

Siempre me llena de tristeza escuchar comentarios negativos sobre esos archivos a los cuales, junto al equipo que me acompaña ahora, he dedicado muchos años.

¿Serán que han cambiado las reglas? Más bien creo que las olvidaron. Olvidaron que la documentación, particularmente la que es permanente como lo es la de la Jurisdicción Inmobiliaria, se debe cuidar y que una conservación efectiva no se puede lograr si se permite tomar café y almorzar en los archivos. Me acuerdo las numerosas circulares que se han enviado reiteradamente a todas las entidades del Poder Judicial, prohibiendo eso mismo. Pero claro, esos eran otros tiempos; al parecer es más fácil permitir  que oponerse…

Otro Museo de la corrupción

Según noticias del Diario libre de hoy, otro Museo de la corrupción se va a abrir en la ciudad de Albany, en Estados Unidos.

El 18 de septiembre publicábamos la apertura de un museo de ese tipo en Tailandia. Aparentemente, la corrupción es tan alta en el mundo que se hacen necesarios esos museos para que las generaciones futuras recuerden…

“L’Affaire Coca-Cola”

Una información publicada por los Archivos Nacionales de Francia en su Facebook me llamó la atención. Se trata de unos documentos relacionados con la historia económica francesa, poco recordada.

Una nota del 1949 de la oficina que correspondería en República Dominicana al DNI, señala que había previsto la oposición a la entrada de la marca Coca-Cola al mercado francés, entrada que generó una fuerte campaña de prensa en contra por motivos diversos. Un proyecto de interdicción de venta del producto pasó por varias comisiones oficiales hasta llegar a la Asamblea Nacional. Se habló de su toxicidad, del peligro para las marcas francesas. Hubo intervención del embajador de los Estados Unidos. El Partido Comunista hizo hasta una película publicitaria en su contra. Enfin mucho ruido.

Esa bebida no es de las preferidas del consumidor francés, pero hoy, ¿quién se acuerda de esa batalla?

Fluctuat nec mergitur

El humorista Joann Sfar, luego de la noche del 13 de noviembre en París, nos recuerda el emblema de la ciudad: “Fluctuat nec mergitur”, o sea aproximadamente “Vacila pero no se hunde” o también “A pesar de las adversidades, París es indestructible”.

El barco y la divisa eran el emblema de los vendedores de agua de París, los cuales recibieron de Philippe Auguste en 1210, el privilegio de ser los únicos con el derecho de traer suministros por el Sena.

La divisa “Fluctuat nec mergitur” aparece en la moneda al final del siglo XVI. Pero es el 24 de noviembre del 1853 que un decreto del prefecto de París, el barón Haussmann, la oficializa como emblema de la capital de Francia. La encontramos todavía en muchísimos edificios de la ciudad.

U.S. National Archives y transferencia de documentos

Un dato interesante: a pesar de haber sido creado en 1934, los U.S. NationalArchives no recibió desde su inicio los expedientes militares. Fue solo con la intervención del Presidente Franklin D. Roosevelt en 1937 que el Primer Archivista de los Estados Unidos, Robert D.W.Connor, luego de una larga negociación con el “Department of War”, logro hacer transferir los expedientes inactivos al Archivo Nacional.

Intercambio epistolar

 Me llegó una noticia sobre una tesis de doctorado muy particular. Se trata de una investigación sobre “el mercado del encuentro”. ¿Qué es eso? Pues los intercambio entre damas y caballeros interesados en conocerse desde 1850 hasta 1950. La candidata  Claire-Lise Gaillard está estudiando primero la prensa (anuncios, prensa especializada en temas sentimentales), luego se comunica en la medida de lo posible con las partes o sus descendientes – lo que significa otra investigación – y por fin analiza la correspondencia entre esas dos personas si la familia lo permite.

Su primera herramienta es la documentación digital publicada por la Biblioteca Nacional de Francia (BNF) por medio a Gallica.

Es un trabajo enorme, pero me pregunto, ¿qué pasará si otro investigador quiere hacer lo mismo con la correspondencia actual? Ya nadie escribe cartas. Y muchos correos electrónicos se pierden. Entonces también ¿se perderá esa parte de la historia?

Robo de documentos

Una noticia nos llamó la atención: “Detenido un sacerdote español por robo de documentos del Vaticano”.    

El “nuevo caso Vatileaks” como lo llaman pone en evidencia la fragilidad de los controles para la documentación sensible, hasta en el Vaticano. Y eso, que ocurrió en un lugar con larga tradición archivística y alta seguridad. Los culpables no son archivistas pero sí usuarios de alto nivel.

¿Cómo prevenir ese tipo de actuación en una organización? Es muy difícil. En muchos casos, hay complicidad. La justicia vaticana nos dirá como pudo pasar. Pero en una empresa, la mejor forma es la prevención. Se controla lo que sale del archivo y lo que vuelve; se coloca cámaras en lugares estratégicos; para documentos de mucho valor, como por ejemplo las garantías de los préstamos en un banco, se utiliza el sistema de RFID.

Insisto también sobre la ética del archivista, que permite evitar también en parte los hurtos de documentos.

Historia de cementerio

Según publica The Wall Street Journal, el acceso a la tumba de Karl Marx en el cementerio de Highgate en Londres cuesta ahora £4. Ironía de la Historia, pagar para visitar la tumba de quién se opuso al capitalismo. La Asociación que mantiene el cementerio invoca la redistribución del capital, puesto que el dinero se utiliza para mantener en buen estado el cementerio y que además Marx decía que “todo trabajo amerita un salario”. 

Día Mundial del Patrimonio Audiovisual

Hoy, 27 de octubre, es el Día Mundial del Patrimonio Audiovisual.

“Los documentos audiovisuales —tales como las películas, los programas de radio y televisión, y las grabaciones de audio y video— son patrimonio de todos y contienen información clave de los siglos XX y XXI, que forma parte de nuestra historia e identidad cultural.”

¿Qué guardamos y como lo guardamos? ¿Qué nos queda de toda esa parte de nuestra Historia?

En muchas ocasiones, nos hemos encontrado con documentos en soportes ya no legibles sin los equipos adecuados y que las instituciones ya no poseen. Algo importante y que no se puede olvidar, es la necesidad de transferir esos documentos a soportes actuales. 

Sabemos que es una tarea ardua pero es la única manera de conservar nuestra Historia.

Penalización por NO cuidar el patrimonio dominicano

Leyendo un artículo publicado hoy por el Diario de Almería (España) “Los archiveros abogan por una mayor seguridad del patrimonio documental“, pensé que quisiera ver un día una protesta de los archivistas dominicanos, en particular aquellos que trabajan en los archivos estatales. Quisiera también ver que se cumpla la ley 481-08 (Ley General de Archivos) y su Reglamento de Aplicación y que se castigue las instituciones descuidadas.

Según el Artículo 65 de esta ley, “Las faltas cometidas en contra de los fondos documentales del Sistema Nacional de Archivo son consideradas como leves o graves y serán sancionadas conforme al régimen establecido en este capítulo, y a las disposiciones del Código Penal Dominicano para el proceso y la penalización de las infracciones cometidas en contra de la propiedad del Estado dominicano.”

Las penas previstas son “de seis (6) meses a dos (2) años de prisión correccional y multas de cinco (5) a diez (l0) sueldos mínimos”. Pero ¿se castigará al archivista que se cansa de solicitar ayuda al jefe del cual depende? O más bien ¿se castigará ese jefe?

¡Que me contesten los abogados!

El (la) archivista

Una cosa es el trabajo arduo que debe efectuar el archivista para mantener los documentos en buen estado y dar servicio al usuario, y otra cosa es como el público en general considera al archivista.

La mayoría de la gente lo ve como una persona que “brega con papeles viejos y sucios” (cito). Lo consideran más o menos al mismo nivel que un conserje. De hecho, en mis viajes a archivos localizados en pueblos pequeños, me encontré con un conserje muy mayor que apenas sabía leer y escribir a cargo de un archivo; y también con una conserje-cocinera que solo podía atender al usuario si no era su tiempo de limpiar y cocinar.

En general, las personas no distinguen entre archivista y documentalista como bien lo señala Marc Libert en su estudio “La imagen del archivista en los comics belgas” (https://hleno.revues.org/183).

La visión que se tiene es de una persona mayorcita, con lentes trabajando en un sitio feo, sin ventana y lleno de polvo. La parte del lugar de trabajo en muchos casos coincide, pero en lo que toca al archivista no estamos de acuerdo. La realidad es que a menudo las empresas nombran en esos puestos a jóvenes que aceptan el puesto mientras estudian, para entrar en una empresa, pensando siempre escalar a otra posición.  

Todavía en República Dominicana, ser archivista no es una profesión. 

Inundación en los archivos del New York Times

La noticia de que el sábado pasado el archivo de fotografías históricas del New York Times se inundó me sorprendió. ¿Cómo es posible que un periódico del nivel del NYT tenga una tubería atravesando lo que ellos llaman la “morgue” o sea el archivo histórico de fotografías? Según comentan hay un 10% de las fotos afectadas que no se van a poder recuperar. Cuando uno piensa en las joyas que contiene ese archivo, da gana de llorar.

Una pena y una lección: los archivos nunca se deben colocar en un sótano, y nunca se debe dejar una tubería encima de ellos. 

Ver el link siguiente Inundación en el archivo del NYT

Expedientes con adjuntos en soportes distintos

A menudo encontramos en los archivos expedientes que no solo contienen documentos papel sino bajo otro soporte (CD, DVD, fotografías etc.) o soportes de tamaño distinto (planos por ejemplo). Si un plano, en casos particulares se puede doblar y quedar en el expediente, no es lo mismo en lo que concierne los documentos electrónicos, que deben ser conservados bajo otras condiciones climáticas, manteniendo el vínculo con el expediente al cual pertenecen. Y ¿qué hacer cuando nos encontramos por ejemplo con una funda llena de uniformes del equipo de pelota? ¿O con revistas? Los objetos deben ir a un “locker”, siempre vinculados con el expediente; ese caso ocurre a menudo en archivos judiciales. En cuanto a las revistas, deben circular en la organización o ir a un centro de documentación; su finalidad es ser consultada por todos al contrario del archivo de consulta restringida.
¡A verificar pues como tenemos esos adjuntos molestosos y a colocarlos en su lugar!

Como conservar los planos

En cualquier organización, el almacenamiento y conservación de los planos es un dolor de cabeza. Los encontramos encima de los archivadores o en zafacones, a menudo maltratados.

Hay que diferenciar entre copias para uso de los ingenieros en el terreno y originales con firmas y aprobaciones de los organismos competentes. Los primeros sirven para un uso diario y pueden ser desechados luego. Los segundos deben ser protegidos puesto que son parte de la memoria de la organización.

Si bien la copia para uso en el terreno pueden guardarse enrollados en un zafacón, los originales deben ser ordenados correctamente y colocados en unidades de almacenamiento, específicamente diseñadas para esos fines.

Tenemos varias posibilidades: almacenamiento horizontal, vertical o cajas. Los archivadores con gavetas horizontales se pueden usar si no se recarga demasiado la gaveta y el archivista es muy cuidadoso al momento de sacar o entrar un plano; de lo contrario, los documentos se van rompiendo y destruyendo poco a poco. Prefiero los muebles de almacenamiento vertical que permiten el movimiento de un plano sin dañar los otros. En cuanto a las cajas, su uso debe ser reservado a un archivo de gran tamaño, con documentos ya en formato digital y donde prácticamente nunca se consultan los originales que deben ser doblados según norma; eso solo cuando no hay ni el espacio ni los medios para mantener un archivo vertical.

Manuscritos a un clic

La biblioteca de la abadía cisterciana de Clairvaux (Francia) pone en línea 1,150 manuscritos medievales. Fundada en 1115, su biblioteca cuenta entre las más grandes de Occidente a final del siglo XII. Desde 2009, esos manuscritos figuran en el registro Memoria del Mundo de la Unesco.

Puesta en línea el 13 de octubre, una fecha a no faltar para los medievalistas, pero también para los amantes de los manuscritos.

https://www.bibliotheque-virtuelle-clairvaux.com/

Archivos de la música

Para los amantes de la música y de los archivos, la Biblioteca Nacional de Francia (BNF) pone a disposición del público su colección de partituras musicales de “La Belle Epoque” (principio del siglo XX), por medio a Gallica, su biblioteca digital.

https://www.facebook.com/media/set/?set=a.10153146171658193.1073742428.302561853192&type=3

Y para aquellos curiosos que quieren ver más, consulten este link 

http://gallica.bnf.fr/html/und/partitions/partitions

Día Mundial de los docentes

En ese Día Mundial de los Docentes (http://www.unesco.org/new/es/unesco/events/prizes-and-celebrations/celebrations/international-days/world-teachersday-2015#.VhKcZ8uqqko), queremos insistir sobre la necesidad de capacitación para el personal que trabaja en los archivos dominicanos.

Salvo algunas excepciones, este personal no ha recibido entrenamiento y solo sigue copiando lo que encontró cuando llego al archivo. No innova, no crea. Esa falta de capacitación hace que el archivo quede olvidado de las autoridades de la organización, que no lo tomen en cuenta al momento de preparar presupuesto y sobre todo que no le tengan confianza y dupliquen la documentación “por si acaso”.

La formación del archivista es obligatoria si se quiere administrar correctamente un archivo y conservar adecuadamente un patrimonio documental que sea público o privado.

La seguridad en los archivos de la administración pública

Una nota breve hoy, de nuevo sobre seguridad. Hoy hice un recorrido por los archivos de una institución y me encontré con eso: un “archivo” con documentación muy sensible cuya puerta cierra con una funda plástica…

Valor probatorio de las copias en Colombia

De gran interés para los archivistas y los juristas la sentencia T-398-15 del Tribunal Constitucional de Colombia que obliga el Municipio de Montería  a reconocer como válidas copias de documentos que deberían estar en sus archivos y a efectuar la reconstrucción del expediente original.  Cito:

“En el caso que ocupa la atención de la Sala, los archivos que contenían la información laboral del actor no se encuentran porque al parecer fueron destruidos como resultado de las tomas guerrilleras, y aunque resulte lamentable esta situación, la Alcaldía Municipal debió reconstruir los expedientes que resultaron afectados por esta situación. No hacerlo, constituye una grave violación a los derechos de las personas que trabajaron al servicio de la administración municipal, pues casos como el presente se está impidiendo el acceso a una futura pensión de vejez.”

 “Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.”

“(…) la jurisprudencia de la Corte ha fijado una y otra vez el criterio consistente en que la administración no puede trasladar al peticionario las fallas o deficiencias en el manejo de la información que está obligada a guardar en sus archivos.”

Invito a nuestros archivistas judiciales a leer el texto completo de esa sentencia.

http://www.archivogeneral.gov.co/noticias/corte-constitucional-establece-precedente-judicial-en-materia-de-reconstrucci%C3%B3n-de-archivos

Digitalización y calidad

Escuchamos constantemente quejas sobre proyectos de digitalización mal llevado, o sea sin un control de calidad adecuado. No solo es necesario organizar los documentos antes del proceso y decidir antes también lo que se va a digitalizar. Es una obligación para un profesional serio controlar la calidad del producto que entrega al usuario. O sea la calidad de las imágenes, una imagen sin nitidez o con una inclinación de más de 5% debe ser rechazada. Pero también la calidad de la data; los errores en nombres y apellidos son fatales, solo hay que preguntárselo a los ciudadanos que pasan un vía crucis con la cédula de identidad por el hecho que la captura de las actas de nacimiento no se ha verificado correctamente. Sabemos que la perfección no existe pero hay que tratar de acercársele lo más posible, para el beneficio del usuario.

La justicia y sus archivos

Me molesta cuando oigo alguien señalar un mal funcionamiento relacionado con los expedientes judiciales. Una gran parte de nuestro equipo ha trabajado con esos archivos durante mucho tiempo y con mucha entrega, en especial con los archivos de las jurisdicciones penal e inmobiliaria; es doloroso darse cuenta que esa labor parece haber sido inútil.

En efecto, si no hay continuidad, las horas de trabajo dedicadas a los archivos judiciales desaparecen. Los expedientes vuelven a maltratarse. Los documentos vuelven a traspapelarse. El espacio falta. La capacitación falla. El personal se desinteresa y todo vuelve – como dicen los militares – a la posición anterior.

¡Qué pena!

Archivos, transparencia y corrupción

Se habla mucho de transparencia, de gobierno abierto. Las redes sociales están llenas de mensajes sobre ello. Se supone que esa transparencia debe ir eliminándola corrupción en la administración del Estado. Los archivos son un elemento importante en ese proceso. La corrupción inicia traspapelando documentos para precisamente darle la vuelta a la transparencia: se publican los documentos pero incompletos y todos sabemos que un expediente incompleto puede llevar a una conclusión totalmente equivocada. La corrupción sigue alterando documentos: se falsifican actas de nacimiento para obtener visas o lograr “firmarse” como pelotero, se falsifican títulos de propiedad, se falsifican títulos universitarios etc. etc.

Le toca al archivo custodiar los documentos, garantizar la integridad de un expediente y su autenticidad. Tremenda tarea espera al archivista!

Los archivos de la música

En ocasión del 5to aniversario de la muerte del esposo de una amiga mía, el baterista francés Gilles Choir (https://www.youtube.com/watch?v=1CdhcCCZizI ), se me ocurrió tocar hoy el tema de los archivos de la música. Son complejos, puesto que se componen no solo de documentos papel pero también de documentos audiovisuales. Los formatos pueden ser muy diferentes, no solo en lo que se refiere al audio y audiovisual (casetes, VHS, DVD, CD, publicaciones en la Web etc.) sino también los documentos papel, ya que los artistas componen sobre cualquier cosa que se le ocurra en el momento: servilletas, cartones, pedazos de tela y papel de música. Deben ser vinculados entre sí de forma tal que el investigador pueda recorrer la historia de una pieza musical. Algunos Archivos de la Música también lo vinculan con los instrumentos utilizados, conservados en un pequeño museo. A menudo esos archivos funcionan en los Conservatorios de Música o las Escuelas de Bellas Artes a fin de apoyar la enseñanza musical.

La música es parte importante de la cultura de un pueblo y el Estado tiene el deber de conservar ese patrimonio documental.

Museo de la corrupción

Me llamó la atención hoy una publicación del Diario Libre sobre la inauguración de un museo para los corruptos en Tailandia.

Interesante sería también poder consultar los archivos correspondientes a los casos señalados.

¿Permitirá ese museo erradicar esa práctica en Tailandia? Si es así, ¿Cuál otro país se animaría a repetir la experiencia? Porque no creo que solo en Tailandia hay corruptos…

http://elcomercio.pe/mundo/asia/abre-museo-corrupcion-tailandia-video-noticia-1841916

Archivos y seguridad

Siempre lo repetimos: el archivo es una zona reservada y lo que se hace ahí le pertenece a la organización y no debe ser divulgado. Todos lo saben. Sin embargo, se toman fotos, muchas fotos últimamente con la ayuda de los celulares…

Lo que NO se debe hacer es publicar esas fotos en las redes sociales.

Esa reflexión fue motivada por lo que recién pude ver en Facebook: fotos de un cumpleaños en un archivo, con fondo de cajas identificadas con las siglas de la institución. Las personas fácilmente identificables podrían, en caso de algunas organizaciones, ser objetos de presión para conseguir algo de esas organizaciones. Eso ya se ha visto, así que, amigos (as) archivistas, tratemos de evitar un posible problema para el archivista, el archivo y la institución misma.

Los archivos bancarios

Unas de las organizaciones que más  documentos producen son los bancos. Es vital para un banco tener sus archivos organizados, en particular los expedientes de sus clientes. Debe tener la información a mano cuando viene ese cliente para efectuar cualquier operación o poner una reclamación. Uno de los errores que cometen a menudo las entidades bancarias es repetir la información. Entendiendo que el archivo o el “sistema” no le responden adecuadamente, los oficiales acumulan las copias. Así encontramos un sin número de duplicados de cédulas por ejemplo, de duplicados de títulos de propiedad en los expedientes de préstamo etc.

La tendencia ahora es digitalizar esos expedientes de clientes. Pero ¡cuidado! Si no se normaliza primero la gestión documental, lo único que se hace es traspasar el problema del archivo físico al archivo digital. Es indispensable ORGANIZAR antes de digitalizar.

El “Vatican Library Digitalization Project”

Interesante proyecto del Vaticano que incluye numerosos textos en todos los idiomas y quiere crear una comunidad “for human heritage preservation”. Paseando por la Web, podrán ver entre otros, manuscritos del Codex Borgianus (Azteca Pre-colombiano), de la Mishneh Torah (Hebraico, 1451), de una Biblia del siglo XV, del Corán y muchos otros.

Anímese y visite esa página: Vatican Library Digitalization Project

Los archivos médicos

No solo los archivos de los hospitales merecen atención. Las clínicas privadas y los consultorios médicos sufren también de la falta de conocimientos archivísticos básicos. Me acuerdo de una clínica cuya mezzanine de madera estaba repleta de expedientes de pacientes, visitados por roedores cuyos rastros se veían tanto en los excrementos dejados por doquier como en los mismos expedientes dañados ya de forma irreversible.

¿Podremos un día reconstruir la historia de la medicina en República Dominicana si no quedan archivos?

Para finalizar esa pequeña reflexión, les comparto la imagen que la motivó, recibida por intermedio de un amigo archivista.

¡Cuidado con maltratar sus archivos activos!

Los documentos que recibimos o creamos a diario son los que mañana serán prueba de nuestras actuaciones. Son los que serán llamados luego “archivos históricos” y formarán parte de nuestro patrimonio documental. ¡No los maltratemos!

Cuando hablo de maltrato hablo por ejemplo de las grapas. ¿Por qué empeñarse en colocar tantas grapas en un pobre expediente? Casi siempre una basta, si es que deben absolutamente amarrar los documentos.

Y ¿Qué decir de las famosas gomitas? Utilícenlas para algo provisional pero JAMAS para archivar. El calor las derrite y dañan los documentos.

Seguiremos con esos “tips”…

Los archivos audiovisuales

Leyendo la prensa de hoy, me encontré con una serie de fotos de archivos relatando la llegada de los judíos a Sosúa hace 75 años.

http://www.diariolibre.com/noticias/el-judio-que-huyo-en-una-maleta-GE1143778

Los documentos mostrados, conservados en el Museo Judío de Sosúa recibieron un tratamiento adecuado en el 2004 con la ayuda de organizaciones judías de Estados Unidos

Quise ver si encontraba más fotos, y me topé con archivos fílmicos en YouTube.

https://www.youtube.com/watch?v=ZumsFkkEOSg

Los documentos audiovisuales son en general más fáciles de comprender para un público no acostumbrado a leer mucho, y menos documentos de archivos tan “viejos”. Permiten una enseñanza de la historia por medio a imágenes, y generan un aprendizaje más digerible; en ese caso, no solo sobre la llegada de los judíos acogidos en Sosúa, sino también en la vida en esa época. Si buscan un poquito más, pueden encontrar muchos otros documentos en el internet sobre el tema. 

Los archivos de los hospitales

¿Quién se acuerda de esa foto publicada el 6 de enero pasado en el Listín Diario?

Se trataba de los archivos del Hospital Luis Aybar, expuestos a la vista de todos. Mucho ruido, mucha prensa durante unos días y luego el silencio. ¿Así se resuelve el asunto, por el silencio? Si se han tomado medidas, no han salido a la prensa. Unos expedientes de pacientes se han destruido, y peor aún han quedado al alcance de cualquiera, y no pasa nada.

Es cierto que en República Dominicana los archivos inactivos son llamados “muertos”. A nadie se le ocurre que esos famosos “muertos” son la fuente para cualquier investigación sobre enfermedades. Gracias a esos “muertos” se puede ver como se propaga una enfermedad y deducir medidas para luchar contra ella.

Y le pregunto al Archivo General de la Nación: ¿Qué pasa con la aplicación de la ley 481-08?

El uso de Google Drive en un archivo nacional

Bien interesante lo que me acaba de llegar por Facebook. El Archivo Nacional de Rumania que conocí bastante bien hace unos cuantos años como estudiante, ha iniciado un proceso de digitalización, y para que los investigadores puedan tener acceso a los documentos digitalizados sin tener que esperar el proceso bastante largo de colocación “online” del sistema “SANIC”, están utilizando Google Drive para una consulta provisional, lo que me parece una excelente idea. Pueden visualizar los documentos siguiendo este link Inventare SANIC partea 1, A-L

 

Archivos sensibles: la propiedad inmobiliaria

Algunos archivos son más sensibles que otros, aunque todos los son en su período activo. Los archivos estatales son patrimonio del país, no importa el gobierno que tenga. Hay archivos en particular que el Estado debe proteger DE POR VIDA y no dejar que todo el mundo le ponga la mano a fin de evitar su destrucción o su desaparición. Pienso en particular en los archivos de la propiedad inmobiliaria con los cuales nuestro equipo ha trabajado tanto en República Dominicana como en Haití.  Sensibles porque son pruebas de derechos. Sensibles porque atraen la corrupción. Grandes proyectos se han hechos o están en curso, involucrando sumas elevadas conseguidas gracias a financiamiento externo. Sin embargo, la fase del proyecto terminada, hay que seguir; pero los fondos para mantener y dar seguimiento a lo iniciado no se consiguen tan fácilmente y los fallos en la conservación de los documentos como los fallos en los sistemas informáticos que permiten su digitalización y su consulta, se hacen sentir.

Es urgente que el Estado tenga y aplique una política archivística que permita dar los recursos necesarios a esos archivos en peligro y así cumplir con su deber de proteger los derechos de los ciudadanos.

Nota: Pueden consultar en español el Boletín del AGN  y en francés Revista Arhivelor.

El problema de las copias

Uno de los problemas que encuentra el archivista es la proliferación de las copias. Todo el mundo saca copia “por si acaso”. Es común encontrar por ejemplo 20 copias de un estado financiero que se utilizó en una reunión; en un expediente judicial varias copias de la sentencia; en un expediente bancario un sinnúmero de copias de la cédula del cliente, y así sucesivamente. Se guarda copia para protegerse pero también por falta de confianza en el archivo.  

O sea, al final, el archivo es el responsable de esa sobre-producción de papel porque no ha sabido inspirar confianza  a su organización. Así que uno de los puntos importantes a mejorar para el archivista es eso mismo: la confianza.

Archivos y almacenes

Mucha gente confunde los depósitos de archivos con los almacenes de cosas inservibles. A cada rato, visitando empresas, nos encontramos con cajas de documentos compartiendo espacio con repuestos de vehículos (gomas, baterías etc.), con el arbolito de Navidad, con equipos dañados (PCs, impresoras etc.). A veces hemos visto también bicicletas…

Tampoco es raro encontrarse con visitantes extraños. Estamos acostumbrados a ver ratones, cucarachas, comejenes y hasta culebras y murciélagos; pero ¿qué decir de un “almacén” de documentos donde entran gatos, gallinas y chivos? Hasta vimos vacas – sí, vacas – con acceso a documentos valiosos para la administración estatal.

Los archivos no pueden conservarse adecuadamente en esas condiciones y el (la) archivista debe hacer que la gerencia tome conciencia a fin de que se tomen medidas, antes de que desaparezcan documentos que la empresa o el país necesita. 

Los archivos en periodos ciclónicos

La República  Dominicana está expuesta cada año al peligro de la temporada ciclónica. Se alejó “Danny” y ahora viene “Erika”, trayendo mucha lluvia si se considera su entrada a Puerto Rico hoy.

Es importante tomar un mínimo de medidas de prevención a fin de proteger nuestros archivos:

• No dejar cajas en el piso.
• No dejar ningún documento o equipo cerca de una ventana.
• Desconectar los equipos y protegerlos.
• En caso de edificios con filtraciones conocidas, lo más sencillo es usar lonas, al igual que en los archivos localizados en edificios de madera.

Me acuerdo del paso del ciclón George en septiembre 1998. Pude observar las consecuencias en los tribunales del país y no es algo bonito que recordar. Pero me viene a la mente la ingeniosidad de algunas personas que trataron de proteger a toda costa los archivos a su cargo; por ejemplo, recuerdo esa juez que metió los archivos de su tribunal en fundas grandes de basura y las coloco debajo del estrado muy pesado de caoba. Desapareció parte del techo del edificio pero los expedientes quedaron intactos. 

Sin dinero para medidas más profesionales, esa juez actuó como un verdadero archivista, usando el sentido común y evitó así la perdida de expedientes judiciales activos.

Destruir un patrimonio es condenar el futuro

Estamos asistiendo esas últimas semanas a una especie de aceleración de la imbecilidad humana. Recientemente, se confirmó la destrucción del templo de Baalshamin en Palmira (Siria).

http://www.unesco.org/new/es/media-services/single-view/news/director_general_of_unesco_irina_bokova_firmly_condemns_the_destruction_of_palmyras_ancient_temple_of_baalshamin_syria/#.Vd3MDfmqqko

Destruir el patrimonio de un pueblo es destruir su memoria colectiva e impedir que se aprenda del pasado. La Unesco asimila esos actos a crímenes de guerra. Volvemos a una época bárbara, aquella de las guerras de religión. ¿Es que el mundo no ha aprendido la lección? ¿Nos estamos volviendo locos?

Un maestro archivero

Hoy les dejo el link de una publicación del blog de un amigo mío José María Ciampaña, y que nos recuerda un gran archivero argentino Aurelio Tanodi en el día del archivero argentino.
http://elprofejose.com/2015/08/25/catastro-tiempo-de-drones-de-oficina-virtual-y-del-archivo-de-tanodi/

El archivista y la formación profesional

Aquellos que trabajan en los archivos dominicanos llegaron ahí por pura casualidad y en su gran mayoría, consideran el puesto de archivista como un trampolín para alcanzar el puesto que realmente desean y que corresponde a “su carrera”. Ninguno considera el trabajo de archivista como una posible carrera. Y es lógico: no se estudia ni en las escuelas ni en las universidades. Salvo algunas materias relacionadas con los archivos en algunas de ella, no hay una carrera formal. El Archivo General de la Nación ha organizado varias formaciones, pero más bien, orientadas a los archivos del Estado y particularmente los archivos históricos, lo que es lógico si se quiere tener un profesional preparado en los archivos estatales.

El archivista de empresa, que es el que maneja la documentación que debe formar el patrimonio histórico-económico del país, se capacita muy poco. En general, aprende del anterior, con todos los errores que eso implica. La frase que oigo siempre es: “lo encontré así y lo sigo haciendo como me lo enseñaron”. La falta de capacitación es la causa de archivos atrasados en sus procedimientos, sin acceso a un mínimo de tecnología. A menudo se le da al archivo las computadoras que retiran de las oficinas porque “son más que suficientes para lo que se hace aquí”. ¿Eso le suena familiar, amigos archivistas?

¡La desorganización cuesta!

Retomando el comentario que se nos hiciera recientemente: “ustedes los archivistas son un gasto”, quisiera preguntarle al autor de esa frase (si acaso lee ese blog, lo que dudo), si se ha detenido a pensar un poquito, solo un poquito, en lo que le cuesta el desorden a su organización.

Una empresa desorganizada multiplica las fotocopias “por si acaso”. ¿Cuánto cuesta eso?

Una empresa organizada, por causa de esas mismas copias, utiliza un espacio mayor para el almacenamiento de sus documentos. ¿Cuánto cuesta el metro cuadrado en este sitio?

Una empresa desorganizada pierde tiempo “buscando” un documento. Un profesor mío decía que solo se busca lo que se ha perdido. Cuando se le pide un documento, el archivista debe ir directamente a él. El tiempo normal de entrega no debe sobrepasar los 5 minutos, si se quiere tomar decisiones de manera eficiente. Piense un poco lo que se pierde en $$$, cuando se tiene a varias personas “buscando” algo durante varios días, como lo hemos comprobado en múltiples ocasiones.

Y ¿qué piensa el cliente de esta empresa que está esperando que aparezca su expediente y se le resuelva un problema?

Capacitar el archivista NO es un gasto, es una inversión que debe hacer cualquier empresa que quiere crecer o por lo menos funcionar eficientemente.

El C.I.A.

¿Cuántos archivistas dominicanos saben lo que es el C.I.A? Sin embargo, es un organismo internacional muy importante para la normalización de los archivos al nivel mundial y la preservación de ellos.  

Aquí les dejo el link para consultar su Web:  http://www.ica.org/?lid=13174&bid=14

¿Qué es un (a) archivista?

Estaba recordándome una situación a la vez triste y jocosa. En una ocasión, decidí contestar los anuncios de periódicos pidiendo un archivista, para ver lo que realmente las empresas esperaban de esa persona. En la entrevista, la primera reacción era de sorpresa: "¿usted viene por el puesto de archivista?" Luego de mi respuesta positiva: "bueno, sabe, lo que quiero es una chica que archive los papeles, me sirva el café, reciba las visitas etc.". O sea, un "utility".

Es cierto que eso fue en los 80's, pero ¿la situación ha cambiado? No realmente. Se ha tomado un poquito más de consciencia pero el archivista sigue visto como el último (de abajo, claro) en el escalafón de una organización, con un sueldo que casi equivale al sueldo del conserje. Pocas empresas consideran necesaria su capacitación, considerándola como un gasto, tal como se nos comentó recientemente. 

Pienso que en muchos casos el primero responsable de su desgracia es el mismo archivista que no se da a respetar porque el mismo no entiende que su papel es imprescindible en el funcionamiento adecuado de cualquier empresa. No trata de capacitarse el mismo, leyendo y estudiando. Internet puede ayudarle mucho en ese sentido. Los sitios Web de los archivos nacionales, aunque más orientados en su mayoría hacia los archivos históricos, a menudo ofrecen lecturas interesantes. ¿Cuántos han visitados la página del AGN? Les dejo ese link como inicio: http://www.agn.gov.do/

Tinta contra falsificación

Me llamó la atención ese artículo publicado recientemente y que trata de la salida al mercado de una tinta especial para documentos de seguridad. 

http://archivologo.blogcindario.com/2015/08/04643-desarrollan-tinta-que-evita-falsificacion-y-alteracion-de-documentos.html

Digitalizar: ¿moda o necesidad?

No podemos negarlo: ¡la digitalización de documentos está en el aire! La mayoría de nuestros clientes la quieren. Muchos piensan ahorrar espacio. Algunos han visto funcionar un sistema de gestión documental y han quedado fascinados. Otros ven la posibilidad de facilitar la consulta de una información de manera simultánea. Pocos la consideran como una forma de mejorar la conservación documental.

Pero son muy pocos los que se detienen a estudiar las necesidades reales de su empresa o institución. En efecto, la digitalización es una gran ayuda para la administración y la operación de una organización. Pero ¿vale la pena digitalizar 10 años de archivos? ¿Merece esa inversión? Es importante definir QUE se va a digitalizar sin que la inversión se transforme en gasto. 

¿Qué es la conservación documental en una empresa?

Recientemente, alguien me hizo ese comentario: “la conservación, eso está bien para los archivos históricos; a mí, no me interesa gastar en conservar algo que voy a botar en 10 años”.

Obviamente, esa persona no había entendido lo que significa conservar documentos. Me acordé de una empresa cuya secretaria mandó a quemar documentos equivocados. Se pueden imaginar el problema cuando fueron a verificar la contabilidad reciente y se dieron cuenta que esa había desaparecido… Pues eso tiene que ver con la conservación documental. Lo mismo la mancha de café o de grasa de la empanada que impide leer parte de un documento. También la estufita, o la neverita que pueden causar incendio o inundaciones en un archivo.

La conservación debe empezar desde la creación del documento. Para eso, es necesario crear políticas

Un espacio para comunicarnos

Buenos días a todos nuestros relacionados, clientes, estudiantes, amigos. 
Este blog que iniciamos, se ha creado con el objetivo de tener un espacio donde hablar, hacer preguntas, recomendar lecturas, publicar, en fin seguir aprendiendo en el área de la gestión documental. 
El gran dilema del que trabaja con gestión documental es que aquellos que tienen documentos entiendan lo que significa administrar documentos, y que lo entiendan antes de enfrentarse a los problemas que vemos a diario en las organizaciones que visitamos. La prevención es lo importante, tanto en la parte de conservación documental como como en su organización. Una documentación organizada, conservada, disponible de inmediato evita los malos ratos frente a los auditores o a los clientes. Y eso va de la mano con la capacitación de los recursos humanos, una capacitación constante debido a la aceleración de los cambios tecnológicos y a la falta de formación en el área en República Dominicana.
Esperamos que ese espacio sirva de ayuda a aquellos que tras bastidores permiten a cualquier institución o empresa sencillamente FUNCIONAR.