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Esos días, de paso por la DGII, como usuaria de sus servicios, me llamó mucho la atención el cúmulo de expedientes en los cubículos de los oficiales o analistas. Se me pareció a lo que ví recién en una distribuidora de energía, donde no me sorprendió. Pero no me lo esperaba de la DGII. Es una institución que ha mejorado mucho en cuanto a servicio a los usuarios, y pensaba que la gestión de sus documentos ya estaba de acuerdo con lo que se ve desde su plataforma y con la legislación vigente sobre los archivos dominicanos (Ley 481-08). Sin embargo, no es así. No tiene todavía una gestión documental digital que le permita consultar los expedientes en linea. Para cualquier duda, deben ir al expediente en soporte papel. Obviamente, si se trata de un expediente cuyo volumen sobrepasa el metro lineal, como lo pude observar, se entiende las dificultades a la cuales se enfrentan los oficiales.  El Archivo General de la Nación ha cambiado mucho, ha mejorado su imagen. Pero todavía enten...

Me llamó la atención el título de un ensayo d'Edouard Bouyé, publicado recientemente en 2017 en Francia: "El archivista en la ciudad. Una luciérnaga". El archivista ha sido asimilado a varios animales: la rata, el ratoncito, la hormiga y ahora el luciernaga. Sin embargo, no es nuevo. Bouyé  se refiere Honoré de Balzac en Ferragus, donde se describe al archivista del Ministerio de Relaciones Exteriores de Francia en esos términos: " Jacquet era en el ministerio un especie de luciérnaga brillaba a sus horas, descifrando y clasificando los despachos" .   Luego de referirse al archivista en diversas obras literarias, el autor recoge la vida de un archivista de hoy, trabajando en la oscuridad, pero iluminando a veces el panorama para alguien, cuando desvela parte del pasado. La tarea del archivista se parece a la de un niño que quiere vaciar el mar con una concha (imagen tomada prestada de San Agustín). Sabemos que todos los archivistas se han visto frente a un mon...

(Extracto de la  Ponencia presentada en el marco del 6to. Encuentro Nacional de Archivo, organizado por el Archivo General de la Nación y la OPTIC, Santo Domingo, 2018) Últimamente, recibimos muchas llamadas de empresas que nos comentan que quieren implementar una oficina “paperless”. Pero, ¿qué significa exactamente? El termino no es nuevo, nació a inicio de la 2da Guerra Mundial y volvió a surgir en 1978 con Frederick Wilfrid, informático anglo-americano; pero la masificación del Internet la puso nuevamente de moda. De antemano, una precisión: “paperless” significa “sin papel”. Pero realmente se debe entender “con menos papel”. Es obvio que en República Dominicana todavía no hay manera de ir a un tribunal con documentos digitales o que la fiscalización no pida papeles. La implementación de una oficina “paperless” tiene realmente muchas ventajas que no siempre los empleados de una empresa entienden. Lo primero que piensan es que van a desaparecer puestos de trabajo. Ente...

( Conferencia dictada en el marco del 5to. Encuentro Nacional de Archivo, Santo Domingo, 2016 ). Quisiera iniciar citando una expresión que todos conocen, y es la de “archivo muerto”. Para todas las organizaciones, el documento “vive” mientras permanece en el archivador de la secretaria, hasta que a principio del año siguiente “muera”, al ser enviado en cajas de todo tipo a un almacén, donde permanecerá ad vitam eternam o hasta que se necesite el espacio. Situación actual ¿Por qué esa cita? Porque muestra con toda evidencia que no hay una conciencia clara de lo que es el flujo documental y en consecuencia no hay gestión del documento. En el famoso “archivo muerto” la documentación no fluye, pero resucita cuando se necesita algo. Sencillamente porque se mezclan ahí documentos de todos tipos y años, cuyo valor no ha sido establecido por medio a la llamada “Tabla de valoración documental” o “Calendario de eliminaciones”. La situación es igual – o casi igual - en todos los ...

La semana pasada, tuvo lugar en Santo Domingo  el 6to. Encuentro Nacional de Archivo, organizado cada dos años por el Archivo General de la Nación. Unos comentarios sobre ese evento, de los pocos que tenemos nosotros los archivistas, en esos predios. Debo reconocer que este año el nivel de las ponencias fue mucho más alto que en los años anteriores, con unas ponencias presentando experiencias en diferentes países, sobre lo que es la gestión documental. Muy interesante para mí y mis colaboradores. Sin embargo, quisiera hacer un llamado al A.G.N. para que se tome en cuenta el público dominicano. Con mas de 300 participantes, la mayoría de la administración pública, este evento fue un éxito en cuanto a participación. Pero ¿qué es lo que el público ha aprendido? Si escucho los comentarios recogidos por mi equipo, presente en la sala, gran parte de las ponencias no les llegaron a los oyentes: no las entendieron o no les intereso. Me parece que los organizadores deben tener un en...