La Archivística y la Inteligencia Artificial: Una Alianza Inminente para este 2024

En el 2024, la Archivística se encuentra en un punto crucial de su evolución. La irrupción de la Inteligencia Artificial (IA) está transformando de manera radical la forma en que se gestionan y preservan los archivos. Esta alianza entre la tradición archivística y las nuevas tecnologías ofrece un futuro prometedor para la profesión, abriendo nuevas posibilidades para la gestión eficiente de la información y la democratización del acceso al conocimiento histórico.

¿Qué beneficios aporta la IA para la Archivística?

• Automatización de tareas repetitivas: La IA puede automatizar tareas tediosas y repetitivas como la clasificación de documentos, la extracción de datos y la indexación, liberando tiempo para que los archivistas se concentren en tareas más estratégicas y creativas.
• Mejora en la recuperación de información: Los algoritmos de IA pueden analizar grandes volúmenes de datos y ofrecer resultados de búsqueda más precisos y relevantes, facilitando el acceso a la información por parte de investigadores y usuarios en general.
• Preservación digital: La IA puede ayudar a preservar archivos digitales mediante la creación de copias de seguridad, la detección de errores y la migración de formatos obsoletos.
• Democratización del acceso: La IA puede traducir documentos a diferentes idiomas, generar resúmenes y descripciones accesibles, y facilitar la consulta de archivos por parte de personas con discapacidades.

¿Cuáles son los desafíos que debemos enfrentar?

• Ética y transparencia: Es fundamental garantizar que la IA se utilice de manera ética y transparente en la gestión de archivos. Los archivistas deben ser proactivos en la elaboración de políticas y directrices que regulen el uso de estas tecnologías.
• Capacitación y formación: Los archivistas del futuro necesitarán desarrollar nuevas habilidades y conocimientos para trabajar con la IA. La formación continua será clave para adaptarse a las nuevas exigencias del mercado laboral.
• Financiación e inversión: La implementación de la IA en la Archivística requiere una inversión significativa en infraestructura, software y capacitación. Los gobiernos y las instituciones archivísticas deben trabajar en conjunto para asegurar la financiación adecuada para estos proyectos.

 Conclusión

La integración de la IA en la Archivística es un proceso inevitable que ofrece un sinfín de posibilidades para el futuro de la profesión. Los archivistas que se adapten a esta nueva realidad estarán mejor preparados para afrontar los desafíos del siglo XXI y contribuir a la preservación del patrimonio documental de la humanidad.

Recomendaciones:

• Involucrar a los archivistas en el diseño e implementación de soluciones de IA.
• Desarrollar políticas y directrices que regulen el uso ético y transparente de la IA en la Archivística.
• Invertir en la formación continua de los archivistas para que puedan desarrollar las habilidades necesarias para trabajar con la IA.
• Promover la colaboración entre las instituciones archivísticas y los expertos en IA para desarrollar proyectos innovadores.

Palabras clave: Archivística, Inteligencia Artificial, automatización, gestión documental, preservación digital, acceso a la información, ética, transparencia, formación, financiación.

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¿Como almacenar sus documentos? (1)

 

Las numerosas visitas que hacemos a organizaciones publicas o privadas que nos llaman pidiendo ayuda, resalta lo que he mencionado en diversas ocasiones: la mayoría no guarda sus documentos de forma adecuada. Y no solo hablo del mal llamado “archivo muerto”, sino también del archivo de gestión, o sea activo, soporte de una decisión inmediata. Nadie toma en consideración no solo las condiciones de almacenamiento en general (temperatura, humedad, etc.), sino tampoco el soporte de la información.

Sin hablar, por ahora, del correcto almacenamiento de los datos electrónico / digitales, veamos lo que, en general, encontramos en los archivos:

• Documentos papel de 8½ x 11, 14 o 17
• Planos
• Fotorafías
• CDs
• VHS
• Casetes
• Objetos diversos

Los documentos papel de 8½ x 11, 14 o 17. Lo mas conveniente, para una normalización del archivo, es doblar cuidadosamente la parte de debajo del documento que sobresale de los documentos comunes de 8½ x 11. Digo “cuidadosamente”, porque a menudo lo hacen, pero el resultado es el daño al documento.

Esta foto muestra además el maltrato causado pr las gomitas que definitivamente deben ser eliminadas de los archivos, que se ve confirmado por el video siguiente:

Seguimos en una próxima entrega.

La falta de capacitación en los archivos de la administración pública

Luego de la pandemia, numerosas oportunidades de capacitación virtual para los archivistas de América Latina han aparecido. 

La Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA), ha atacado de frente el problema de la ignorancia en los archivos y a muy bajo costo, costo nulo para el estudiante si la institución paga la membresía institucional, como lo hace nuestra empresa. Los cursos son de muy buen nivel y el tema de los archivos electrónicos y/o digitales no falta. En el 2023, 8 estudiantes dominicanos participaron en el Diplomado en Archivística, gestión de documentos y administración de archivos, con un total de 258 horas de clase, más los trabajos de investigación. Solo participó una institución dominicana, la Superintendencia de Bancos y nuestro equipo. En el 2024, van a abrir un Diplomado de gestión de documentos digitales y esperamos que otras instituciones aprovechen la oportunidad. Los diplomados están certificados por la Universidad de San Luis Potosí (México).

Otro recurso en español es el Instituto Santa Fe de Ecuador, el cual ofrece actualmente cursos excelentes sobre digitalización y normas.

No olvidemos el Archivo General de la Nación de Colombia, con sus cursos de alta calidad.

Es muy penoso para mí ser testigo del desinterés de instituciones que hemos asesorado para capacitar sus recursos; ver también esos recursos buscar capacitarse ellos mismos para irse a otras instituciones que los valoran más y aprovecharán su experiencia. La consecuencia directa de esa falta de interés es la degradación de los archivos institucionales, que no respetan las normas ni las buenas prácticas, no tienen política institucional de gestión documental, no actualizan sus procedimientos, no se preocupan por la conservación de sus acervos documentales. Esas instituciones deberán rendir cuenta frente a la posteridad por la desaparición progresiva de documentación histórica, maltratada y atacada por las plagas mal controladas y la manipulación inadecuada.

 

¡A estudiar se ha dicho!

 

Revisando hoy unos currículos a fin de seleccionar que asesoramos unos “multiplicadores” que llegaran a todos los rincones del país – cosa que ya no puedo hacer -, para explicar las tareas sencillas – menos sencillas – que se requieren para que el patrimonio documental de esta organización sea bien cuidado, como parte del patrimonio nacional que es, pues revisando esos currículos veo que una gran parte de ellos no mencionan estudios recientes.

O sea, se han graduado hace 5, 8, 10 o 14 años y no han hecho mas nada luego en cuanto a su formación personal. Es algo que no logro entender. En el mundo cambiante en el que vivimos, no hay manera de sobrevivir en el ambiente laboral sin una capacitación permanente. Todo evoluciona tan rápido, en especial la tecnología, que, si uno no se adapta, no es competitivo y está fuera del mercado. O se queda haciendo lo mismo año tras año hasta que le llegue la pensión. Triste realmente.

Hoy encontramos muchos cursos virtuales, con o sin pago, que te permiten estar al tanto de las novedades, en particular en el área nuestra de la gestión documental. El internet es una mina de oro. Los webinars abundan en todos los idiomas, sobre temas muy interesantes y que permiten al archivista, hasta ahora aislado en República Dominicana, comunicar con colegas de países mas desarrollado en esos temas.

Me he graduado hace mas de 40 años y no concibo terminar un mes sin haber tomado aun sea un solo curso o seguido un webinar. Reconozco que tengo la suerte de poder seguirlos en varios idiomas, pero he encontrado muchos en español que recomiendo a mis colaboradores. Claro, es importante mirar bien quienes los imparten, de cual universidad o asociación provienen y no dejarse engañar.

Así que, jóvenes – y menos jóvenes – a sus libros, ¡o más bien a sus ordenadores, tablas o smartphone para aprender cómo evoluciona la gestión de los documentos!

Firma digital, autenticidad y valor probatorio

 

Recibí hoy un documento firmado por Andrés Pak Linares y Ana Guerra, y publicado por el ALA (Asociación Latinoamericana de Archivos) en su página Web, que me puso a pensar mucho sobre la fiebre actual de la firma digital / electrónica.

Se trata de un estudio encomendado por el ALA, el programa IBERARCHIVOS y la Cooperación Española, llamado “Estado de la cuestión y propuesta de guía modelo para una adecuada eliminación de originales por sustitución de soporte en los países de Iberoamérica”

Resalto esta parte:

“b) sin tener en cuenta que no hay forma de que una digitalización incorpore elementos de la materialidad del documento (tales como tintas, firmas, características del papel etc…) por lo que el firmado digital no puede “dar fe” de la autenticidad del documento original, toda vez que la copia no incorpora todos los atributos (susceptibles de análisis diplomático) de éste

c) las firmas digitales, como objetos digitales que son, están sujetas a la obsolescencia tecnológica.”

https://www.alaarchivos.org/wp-content/uploads/2022/07/GuiaModelo.pdf

En efecto, ¿Cómo puedo asegurar que podrán leer en cien años la firma que yo aplico a los documentos que mandan a mi firma vía una solicitud de firma? Por lo visto, muchos tienen dudas en cuanto a la conservación y al valor probatorio de un documento firmado electrónicamente al paso de los años.

Cuando observo la velocidad con la cual cambian las herramientas tecnológicas, nada me parece muy seguro. Nadie ahora es capaz de leer los documentos en un diskette que hace 20 años usaba todo el mundo. Y ¿Qué decir de los CD y discos ópticos? Sin embargo, los archivos del mundo están llenos de documentos cuya autenticidad no se pone en duda. Una falsificación se puede probar por medio a análisis de papel, tinta etc. ¿Podrán probar en 100 años que mi firma digital es la mía? ¿Podrán siquiera leerla?

Es una pregunta que queda abierta para todo el que quiera tratar de responderla.

Pandemia y cambios en el archivo

 

El covid-19 ha aislado físicamente a las personas. Pero el hombre siempre busca respuestas y soluciones. Si la Edad Media explicaba las pandemias como castigo de un Dios y por ende sin solución, nuestro tiempo al contrario prefiere encontrar soluciones. 

Para el mundo de los archivos, el problema reside en los documentos. ¿Cómo hacer que se alimente la gente sin llenar los supermercados? Numerosas soluciones han surgido que evitan el contacto humano y la manipulación de facturas. ¿Cómo hacer que se efectué un juicio sin que se llene una sala de audiencia? Las videoconferencias y los documentos digitales surgieron. Todos los servicios se pueden pagar en línea, y facturas y recibos son digitales. El fenómeno de la digitalización, iniciado ya hace un tiempo, se ha activado frente a la pandemia. 

Los archivos históricos no escapan a ese cambio: numerosos proyectos de digitalización han sido resucitados para permitir la investigación, bloqueada con el cierre de las instituciones.

Pero ¿cuál es la consecuencia para los archivistas? Un cambio tremendo, que ya se veía venir, solo que el Covid-19 lo ha acelerado. Como lo comentaron hace un tiempo frente a mí "el que no se sube al tren no llega a ninguna parte". 

Un estudiante novato comentaba: ahora los archivistas deben usar mascarillas y guantes. Pero eso siempre ha sido parte de las herramientas del archivista que manipula documentos históricos. Solo que ahora los que trabajan con documentos recientes deben usarlos también.

El asunto es más complejo.

"Los archivistas ya no tienen opción: deben combinar la influencia de las computadoras y los servidores en el desarrollo, la difusión y la conservación de los datos. la prioridad va al establecimiento de políticas de archivo electrónico" (Gilbert Coutaz, La positive attitude de l'archiviste).

Ahora el archivista debe tomar en cuenta el archivo digital; y más complejo todavía debe trabajar con archivos híbridos, mitad papel, mitad electrónico. Y ojo con eso: ya el original no siempre es papel; esos expedientes híbridos se componen de documentos nacidos electrónicos, o sea que la copia papel -si la hay - solo es una copia que el dueño del proceso imprimió para sentirse seguro.

Las necesidades de consulta digital han llevado numerosas instituciones o empresas a poner en agenda la digitalización de sus archivos, un reto para los archivistas tradicionales que deben incorporar las TICs a sus conocimientos. No hay vuelta atrás. Los archivistas han descubierto herramientas que no conocían. Las reuniones virtuales obligan a conocer varias plataformas. Los chats se han vuelto institucionales. El flujo documental cambia gracias a los sistemas de gestión documental que dirigen el documento. La firma electrónica cambia la visión de los especialistas en cuanto a autenticidad de los documentos.

El archivista de hoy, si quiere ser el de mañana también, solo tiene una salida: capacitarse. Una de las consecuencias positivas de la pandemia es que muchas instituciones y universidades, renuentes hasta ahora a la educación a distancia, están proponiendo cursos muy interesantes y de todos los niveles para formar ese profesional nuevo que pide el mercado. Que quede claro: el archivista que no se sigue formando no tiene futuro.

 

 

Ser archivista: una revolución permanente

La post-pandemia es fuente de muchas preguntas para los archivistas. En República Dominicana estamos sintiendo la preocupación de esos colegas que llevan muchos años en la profesión, pero no han seguido capacitándose, en particular en la parte de los archivos digitales.  ¿Sus tareas han cambiado? Evidentemente. La pandemia cambió definitivamente nuestra profesión. Antes, nos enfrentábamos al archivo de siempre, en soporte papel, un poco de documentos audio y un poco de documentos digitales. Ahora, la parte digital ha aumentado de manera incontrolable y tanto los archivistas como las empresas no han encontrado todavía la manera de lidiar con ese nuevo modo de conservar la información. La pandemia con sus restricciones obligatorias ha obligado a todos a buscar soluciones virtuales a las dificultades de los contactos presenciales. Ahora, todas las empresas quieren digitalizar.

Pero ¿cómo reacciona el archivista a esa necesidad?

En muchos casos que hemos comprobado, no reacciona, sencillamente porque no tiene la capacitación necesaria y teme perder su puesto. Sin embargo, debería ser él que lleve ese proyecto, aconsejando, proponiendo, siendo el líder del cambio. Todavía, muchos de los archivistas siguen haciendo lo que hacía su antecesor, y el anterior también. No se ha empoderado del archivo. No se le ha ocurrido. Se queja de la mala paga, pero ¿qué ha hecho para merecer más? Hoy, precisamente por la pandemia, los cursos virtuales se han multiplicados. Estoy participando en los cursos del ALA (Asociación Latinoamericana de Archivos) y no veo casi nunca participantes dominicanos. ¡Qué pena y que desperdicio!

Si el archivista estuviera capacitado podría decirle a su empresa que es un error querer digitalizar todo, que eso no resuelve el problema. Tuvimos una experiencia interesante precisamente con uno de nuestros clientes: respondiendo a su llamado, fuimos a una reunión presencial y lo primero que nos dijo es “queremos digitalizar nuestros archivos”. Le pedimos permiso para mostrarle en qué consisten nuestras actividades, después de lo cual ese cliente se quedó callado un momento para luego decir: “digitalizar no es lo primero que necesitamos”. Eso es lo que debía haberle dicho el archivista.

El archivo que conocíamos antes, de puro papel, dejo de existir. El archivista de hoy, el e-archivista, debe prepararse para poder trabajar con un hibrido papel-digital, muy complejo de organizar sin la elaboración de un cuadro de clasificación, lo cual no puede elaborar sin una sólida capacitación. 

El archivista de hoy debe ser revolucionario.