"El archivista no sirve para nada"

 Una de mis colaboradoras llegó esta mañana alborotada por algo oído por el radio de su vehículo.

En un programa matutino llamado "Buen día con Aguilo", se hizo una pregunta al público: 

¿Cuales son a su juicio, los empleos que carecen de utilidad?

Los oyentes citaron varios empleos entre los cuales los que verifican las facturas a la salida de un negocio, los parqueadores y ..... los archivistas!!!!!!!

Precisamente hoy iniciaron las conferencias del ALA (Asociación Latinoamericana de Archivos) en México y estaba escuchando a Severiano Hernández Vicente, archivista español muy conocido en el medio, y cito sus palabras:

"Sin archivos no hay transparencia ni buen gobierno. Un riesgo de los archivos es cuando no están en mano de un buen profesional".

Les dejo reflexionar.

¿Qué es la preparación documental?

 El proceso de preparación de los documentos para su digitalización no es un proceso sencillo como muchos lo piensan. Está compuesto de varias actividades que se deben tomar en cuenta antes de escanear cualquier documentos:

1. Los documentos y los expedientes están ordenados? Obviamente, aunque numerosos proyectos no contemplan esa parte, es evidente que sin organización no debe haber digitalización.
2. Los documentos están en buen estado? Si están rotos, los debo reparar; pero cuidado, no con cinta pegante normal sino cinta especial (claro si la digitalización no es para destruir el papel). Si están doblados, los debo desdoblar.
3. Existen objetos externos en los expedientes? Encontramos grapas, clips, ganchos, post it, y muchas cosas a veces inesperadas tales como rebanadas de pan con moho, flores o frutas secas o ardilla momificada! Todos esos objetos deben ser retirados, y está claro que los clips o las grapas (para los otros creo que es evidente) no deben volverse a colocar.

La preparación de los documentos es la parte más importante del proceso de digitalización. Más todavía cuando se debe dejar definidas informaciones claves para lo que sigue. Por eso la importancia de haber previsto para este proceso el acompañamiento de especialistas conocedores del tema: trabajar con expedientes financieros no es igual que trabajar con expedientes judiciales, o científicos, de ingenieros, artísticos etc. Según el tipo de expedientes a procesar, debemos contar siempre con especialistas en la materia: contables, abogados, ingenieros, especialistas en artes etc. No puedo construir una casa si no sé como se hace, no puedo procesar un expediente sin no sé de que se trata.

Planificar un proyecto de gestión documental

 He tenido últimamente la oportunidad de comprobar que un proyecto de Gestión Documental mal preparado, mal planificado es fuente de numerosos inconvenientes tanto para los usuarios internos de los documentos como para los usuarios externos.

Al efectuar un diagnóstico de un archivo donde se supone que ya todos los documentos han sido digitalizados, es penoso darse cuenta que no se tomo en cuenta el uso de esos documentos y que esa digitalización mal concebida debe rehacerse, con un costo mayor puesto que daña la imagen de la institución. 

Lo mismo pasa cuando se inicia la ejecución de un proyecto cuyos términos de referencias no están claros y cada paso se debe volver a discutir en la marcha. Eso termina en un fracaso y lo mejor es cortar en lo sano mientras se pueda y no se haya agotado el presupuesto en acciones sin sentido.

¿Qué se debe hacer ANTES?

Primero, fijar correctamente el o los objetivos: servicio más ágil al usuario, conservación, economía de espacio, etc.

La institución debe tomar decisiones sobre varios temas:

1. ¿Vamos a digitalizar todo o solo unos años? 
2. En caso de no digitalizar todo, se debe definir un proceso de digitalización a demanda (lo más recomendable, digitalizar todo implica costos innecesarios).
3. Definir los procesos requeridos: preparación de los documentos, escaneo, QA, signaturación, almacenamiento físico y digital.
4. ¿Cuál software?
5. ¿Cuales formatos?
6. La identificación de los documentos, expedientes, cajas (estructura de un código de barra por ejemplo).
7. ¿Como se hará el proceso de control de calidad? Definir los indicadores. ¿Quien lo ejecutara?
8. La posible eliminación departe de los documentos.
9. ¿Proyecto a ejecutar con recursos propios o llave en mano?

Todos esos puntos deben estar claramente definidos ANTES de cualquier contratación externa o inicio de un proyecto "in house". Lamentablemente, la realidad que estoy viendo a diario es otra. La pandemia ha aumentado las demandas en cuanto a la digitalización, pero no es una excusa para efectuarla sin pensar cuidadosamente en lo que queremos.

Un proyecto de GD mal preparado = costos 

Un proyecto de GD planificado = inversión.

Piénsenlo.