Firma digital, autenticidad y valor probatorio

 

Recibí hoy un documento firmado por Andrés Pak Linares y Ana Guerra, y publicado por el ALA (Asociación Latinoamericana de Archivos) en su página Web, que me puso a pensar mucho sobre la fiebre actual de la firma digital / electrónica.

Se trata de un estudio encomendado por el ALA, el programa IBERARCHIVOS y la Cooperación Española, llamado “Estado de la cuestión y propuesta de guía modelo para una adecuada eliminación de originales por sustitución de soporte en los países de Iberoamérica”

Resalto esta parte:

“b) sin tener en cuenta que no hay forma de que una digitalización incorpore elementos de la materialidad del documento (tales como tintas, firmas, características del papel etc…) por lo que el firmado digital no puede “dar fe” de la autenticidad del documento original, toda vez que la copia no incorpora todos los atributos (susceptibles de análisis diplomático) de éste

c) las firmas digitales, como objetos digitales que son, están sujetas a la obsolescencia tecnológica.”

https://www.alaarchivos.org/wp-content/uploads/2022/07/GuiaModelo.pdf

En efecto, ¿Cómo puedo asegurar que podrán leer en cien años la firma que yo aplico a los documentos que mandan a mi firma vía una solicitud de firma? Por lo visto, muchos tienen dudas en cuanto a la conservación y al valor probatorio de un documento firmado electrónicamente al paso de los años.

Cuando observo la velocidad con la cual cambian las herramientas tecnológicas, nada me parece muy seguro. Nadie ahora es capaz de leer los documentos en un diskette que hace 20 años usaba todo el mundo. Y ¿Qué decir de los CD y discos ópticos? Sin embargo, los archivos del mundo están llenos de documentos cuya autenticidad no se pone en duda. Una falsificación se puede probar por medio a análisis de papel, tinta etc. ¿Podrán probar en 100 años que mi firma digital es la mía? ¿Podrán siquiera leerla?

Es una pregunta que queda abierta para todo el que quiera tratar de responderla.

Pandemia y cambios en el archivo

 

El covid-19 ha aislado físicamente a las personas. Pero el hombre siempre busca respuestas y soluciones. Si la Edad Media explicaba las pandemias como castigo de un Dios y por ende sin solución, nuestro tiempo al contrario prefiere encontrar soluciones. 

Para el mundo de los archivos, el problema reside en los documentos. ¿Cómo hacer que se alimente la gente sin llenar los supermercados? Numerosas soluciones han surgido que evitan el contacto humano y la manipulación de facturas. ¿Cómo hacer que se efectué un juicio sin que se llene una sala de audiencia? Las videoconferencias y los documentos digitales surgieron. Todos los servicios se pueden pagar en línea, y facturas y recibos son digitales. El fenómeno de la digitalización, iniciado ya hace un tiempo, se ha activado frente a la pandemia. 

Los archivos históricos no escapan a ese cambio: numerosos proyectos de digitalización han sido resucitados para permitir la investigación, bloqueada con el cierre de las instituciones.

Pero ¿cuál es la consecuencia para los archivistas? Un cambio tremendo, que ya se veía venir, solo que el Covid-19 lo ha acelerado. Como lo comentaron hace un tiempo frente a mí "el que no se sube al tren no llega a ninguna parte". 

Un estudiante novato comentaba: ahora los archivistas deben usar mascarillas y guantes. Pero eso siempre ha sido parte de las herramientas del archivista que manipula documentos históricos. Solo que ahora los que trabajan con documentos recientes deben usarlos también.

El asunto es más complejo.

"Los archivistas ya no tienen opción: deben combinar la influencia de las computadoras y los servidores en el desarrollo, la difusión y la conservación de los datos. la prioridad va al establecimiento de políticas de archivo electrónico" (Gilbert Coutaz, La positive attitude de l'archiviste).

Ahora el archivista debe tomar en cuenta el archivo digital; y más complejo todavía debe trabajar con archivos híbridos, mitad papel, mitad electrónico. Y ojo con eso: ya el original no siempre es papel; esos expedientes híbridos se componen de documentos nacidos electrónicos, o sea que la copia papel -si la hay - solo es una copia que el dueño del proceso imprimió para sentirse seguro.

Las necesidades de consulta digital han llevado numerosas instituciones o empresas a poner en agenda la digitalización de sus archivos, un reto para los archivistas tradicionales que deben incorporar las TICs a sus conocimientos. No hay vuelta atrás. Los archivistas han descubierto herramientas que no conocían. Las reuniones virtuales obligan a conocer varias plataformas. Los chats se han vuelto institucionales. El flujo documental cambia gracias a los sistemas de gestión documental que dirigen el documento. La firma electrónica cambia la visión de los especialistas en cuanto a autenticidad de los documentos.

El archivista de hoy, si quiere ser el de mañana también, solo tiene una salida: capacitarse. Una de las consecuencias positivas de la pandemia es que muchas instituciones y universidades, renuentes hasta ahora a la educación a distancia, están proponiendo cursos muy interesantes y de todos los niveles para formar ese profesional nuevo que pide el mercado. Que quede claro: el archivista que no se sigue formando no tiene futuro.