PapyrusBlog

  Recibí hoy un documento firmado por Andrés Pak Linares y Ana Guerra, y publicado por el ALA (Asociación Latinoamericana de Archivos) en su página Web, que me puso a pensar mucho sobre la fiebre actual de la firma digital / electrónica. Se trata de un estudio encomendado por el ALA, el programa IBERARCHIVOS y la Cooperación Española, llamado “ Estado de la cuestión y propuesta de guía modelo para una adecuada eliminación de originales por sustitución de soporte en los países de Iberoamérica ” Resalto esta parte: “b) sin tener en cuenta que no hay forma de que una digitalización incorpore elementos de la materialidad del documento (tales como tintas, firmas, características del papel etc…) por lo que el firmado digital no puede “dar fe” de la autenticidad del documento original , toda vez que la copia no incorpora todos los atributos (susceptibles de análisis diplomático) de éste c) las firmas digitales, como objetos digitales que son, están sujetas a la obsolescencia tecno...

  El covid-19 ha aislado físicamente a las personas. Pero el hombre siempre busca respuestas y soluciones. Si la Edad Media explicaba las pandemias como castigo de un Dios y por ende sin solución, nuestro tiempo al contrario prefiere encontrar soluciones.  Para el mundo de los archivos, el problema reside en los documentos. ¿Cómo hacer que se alimente la gente sin llenar los supermercados? Numerosas soluciones han surgido que evitan el contacto humano y la manipulación de facturas. ¿Cómo hacer que se efectué un juicio sin que se llene una sala de audiencia? Las videoconferencias y los documentos digitales surgieron. Todos los servicios se pueden pagar en línea, y facturas y recibos son digitales. El fenómeno de la digitalización, iniciado ya hace un tiempo, se ha activado frente a la pandemia.  Los archivos históricos no escapan a ese cambio: numerosos proyectos de digitalización han sido resucitados para permitir la investigación, bloqueada con el cierre de las insti...

La post-pandemia es fuente de muchas preguntas para los archivistas. En República Dominicana estamos sintiendo la preocupación de esos colegas que llevan muchos años en la profesión, pero no han seguido capacitándose, en particular en la parte de los archivos digitales.   ¿Sus tareas han cambiado? Evidentemente. La pandemia cambió definitivamente nuestra profesión. Antes, nos enfrentábamos al archivo de siempre, en soporte papel, un poco de documentos audio y un poco de documentos digitales. Ahora, la parte digital ha aumentado de manera incontrolable y tanto los archivistas como las empresas no han encontrado todavía la manera de lidiar con ese nuevo modo de conservar la información. La pandemia con sus restricciones obligatorias ha obligado a todos a buscar soluciones virtuales a las dificultades de los contactos presenciales. Ahora, todas las empresas quieren digitalizar. Pero ¿cómo reacciona el archivista a esa necesidad? En muchos casos que hemos comprobado, no reacciona, ...

 Una de mis colaboradoras llegó esta mañana alborotada por algo oído por el radio de su vehículo. En un programa matutino llamado "Buen día con Aguilo", se hizo una pregunta al público:  ¿Cuales son a su juicio, los empleos que carecen de utilidad? Los oyentes citaron varios empleos entre los cuales los que verifican las facturas a la salida de un negocio, los parqueadores y ..... los archivistas !!!!!!! Precisamente hoy iniciaron las conferencias del ALA (Asociación Latinoamericana de Archivos) en México y estaba escuchando a Severiano Hernández Vicente, archivista español muy conocido en el medio, y cito sus palabras: "Sin archivos no hay transparencia ni buen gobierno. Un riesgo de los archivos es cuando no están en mano de un buen profesional". Les dejo reflexionar.

 El proceso de preparación de los documentos para su digitalización no es un proceso sencillo como muchos lo piensan. Está compuesto de varias actividades que se deben tomar en cuenta antes de escanear cualquier documentos: Los documentos y los expedientes están ordenados? Obviamente, aunque numerosos proyectos no contemplan esa parte, es evidente que sin organización no debe haber digitalización. Los documentos están en buen estado? Si están rotos, los debo reparar; pero cuidado, no con cinta pegante normal sino cinta especial (claro si la digitalización no es para destruir el papel). Si están doblados, los debo desdoblar. Existen objetos externos en los expedientes? Encontramos grapas, clips, ganchos, post it, y muchas cosas a veces inesperadas tales como rebanadas de pan con moho, flores o frutas secas o ardilla momificada! Todos esos objetos deben ser retirados, y está claro que los clips o las grapas (para los otros creo que es evidente) no deben volverse a colocar. La prepara...

 He tenido últimamente la oportunidad de comprobar que un proyecto de Gestión Documental mal preparado, mal planificado es fuente de numerosos inconvenientes tanto para los usuarios internos de los documentos como para los usuarios externos. Al efectuar un diagnóstico de un archivo donde se supone que ya todos los documentos han sido digitalizados, es penoso darse cuenta que no se tomo en cuenta el uso de esos documentos y que esa digitalización mal concebida debe rehacerse, con un costo mayor puesto que daña la imagen de la institución.  Lo mismo pasa cuando se inicia la ejecución de un proyecto cuyos términos de referencias no están claros y cada paso se debe volver a discutir en la marcha. Eso termina en un fracaso y lo mejor es cortar en lo sano mientras se pueda y no se haya agotado el presupuesto en acciones sin sentido. ¿Qué se debe hacer ANTES? Primero, fijar correctamente el o los objetivos: servicio más ágil al usuario, conservación, economía de espacio, etc. La inst...