viernes, 29 de julio de 2022

Firma digital, autenticidad y valor probatorio

 

Recibí hoy un documento firmado por Andrés Pak Linares y Ana Guerra, y publicado por el ALA (Asociación Latinoamericana de Archivos) en su página Web, que me puso a pensar mucho sobre la fiebre actual de la firma digital / electrónica.

Se trata de un estudio encomendado por el ALA, el programa IBERARCHIVOS y la Cooperación Española, llamado “Estado de la cuestión y propuesta de guía modelo para una adecuada eliminación de originales por sustitución de soporte en los países de Iberoamérica

Resalto esta parte:

“b) sin tener en cuenta que no hay forma de que una digitalización incorpore elementos de la materialidad del documento (tales como tintas, firmas, características del papel etc…) por lo que el firmado digital no puede “dar fe” de la autenticidad del documento original, toda vez que la copia no incorpora todos los atributos (susceptibles de análisis diplomático) de éste

c) las firmas digitales, como objetos digitales que son, están sujetas a la obsolescencia tecnológica.”

https://www.alaarchivos.org/wp-content/uploads/2022/07/GuiaModelo.pdf

En efecto, ¿Cómo puedo asegurar que podrán leer en cien años la firma que yo aplico a los documentos que mandan a mi firma vía una solicitud de firma? Por lo visto, muchos tienen dudas en cuanto a la conservación y al valor probatorio de un documento firmado electrónicamente al paso de los años.

Cuando observo la velocidad con la cual cambian las herramientas tecnológicas, nada me parece muy seguro. Nadie ahora es capaz de leer los documentos en un diskette que hace 20 años usaba todo el mundo. Y ¿Qué decir de los CD y discos ópticos? Sin embargo, los archivos del mundo están llenos de documentos cuya autenticidad no se pone en duda. Una falsificación se puede probar por medio a análisis de papel, tinta etc. ¿Podrán probar en 100 años que mi firma digital es la mía? ¿Podrán siquiera leerla?

Es una pregunta que queda abierta para todo el que quiera tratar de responderla.

martes, 26 de julio de 2022

Pandemia y cambios en el archivo

 

El covid-19 ha aislado físicamente a las personas. Pero el hombre siempre busca respuestas y soluciones. Si la Edad Media explicaba las pandemias como castigo de un Dios y por ende sin solución, nuestro tiempo al contrario prefiere encontrar soluciones. 

Para el mundo de los archivos, el problema reside en los documentos. ¿Cómo hacer que se alimente la gente sin llenar los supermercados? Numerosas soluciones han surgido que evitan el contacto humano y la manipulación de facturas. ¿Cómo hacer que se efectué un juicio sin que se llene una sala de audiencia? Las videoconferencias y los documentos digitales surgieron. Todos los servicios se pueden pagar en línea, y facturas y recibos son digitales. El fenómeno de la digitalización, iniciado ya hace un tiempo, se ha activado frente a la pandemia. 

Los archivos históricos no escapan a ese cambio: numerosos proyectos de digitalización han sido resucitados para permitir la investigación, bloqueada con el cierre de las instituciones.

Pero ¿cuál es la consecuencia para los archivistas? Un cambio tremendo, que ya se veía venir, solo que el Covid-19 lo ha acelerado. Como lo comentaron hace un tiempo frente a mí "el que no se sube al tren no llega a ninguna parte". 

Un estudiante novato comentaba: ahora los archivistas deben usar mascarillas y guantes. Pero eso siempre ha sido parte de las herramientas del archivista que manipula documentos históricos. Solo que ahora los que trabajan con documentos recientes deben usarlos también.

El asunto es más complejo.

"Los archivistas ya no tienen opción: deben combinar la influencia de las computadoras y los servidores en el desarrollo, la difusión y la conservación de los datos. la prioridad va al establecimiento de políticas de archivo electrónico" (Gilbert Coutaz, La positive attitude de l'archiviste).

Ahora el archivista debe tomar en cuenta el archivo digital; y más complejo todavía debe trabajar con archivos híbridos, mitad papel, mitad electrónico. Y ojo con eso: ya el original no siempre es papel; esos expedientes híbridos se componen de documentos nacidos electrónicos, o sea que la copia papel -si la hay - solo es una copia que el dueño del proceso imprimió para sentirse seguro.

Las necesidades de consulta digital han llevado numerosas instituciones o empresas a poner en agenda la digitalización de sus archivos, un reto para los archivistas tradicionales que deben incorporar las TICs a sus conocimientos. No hay vuelta atrás. Los archivistas han descubierto herramientas que no conocían. Las reuniones virtuales obligan a conocer varias plataformas. Los chats se han vuelto institucionales. El flujo documental cambia gracias a los sistemas de gestión documental que dirigen el documento. La firma electrónica cambia la visión de los especialistas en cuanto a autenticidad de los documentos.

El archivista de hoy, si quiere ser el de mañana también, solo tiene una salida: capacitarse. Una de las consecuencias positivas de la pandemia es que muchas instituciones y universidades, renuentes hasta ahora a la educación a distancia, están proponiendo cursos muy interesantes y de todos los niveles para formar ese profesional nuevo que pide el mercado. Que quede claro: el archivista que no se sigue formando no tiene futuro.

 

 

lunes, 21 de marzo de 2022

Ser archivista: una revolución permanente

La post-pandemia es fuente de muchas preguntas para los archivistas. En República Dominicana estamos sintiendo la preocupación de esos colegas que llevan muchos años en la profesión, pero no han seguido capacitándose, en particular en la parte de los archivos digitales.  ¿Sus tareas han cambiado? Evidentemente. La pandemia cambió definitivamente nuestra profesión. Antes, nos enfrentábamos al archivo de siempre, en soporte papel, un poco de documentos audio y un poco de documentos digitales. Ahora, la parte digital ha aumentado de manera incontrolable y tanto los archivistas como las empresas no han encontrado todavía la manera de lidiar con ese nuevo modo de conservar la información. La pandemia con sus restricciones obligatorias ha obligado a todos a buscar soluciones virtuales a las dificultades de los contactos presenciales. Ahora, todas las empresas quieren digitalizar.

Pero ¿cómo reacciona el archivista a esa necesidad?

En muchos casos que hemos comprobado, no reacciona, sencillamente porque no tiene la capacitación necesaria y teme perder su puesto. Sin embargo, debería ser él que lleve ese proyecto, aconsejando, proponiendo, siendo el líder del cambio. Todavía, muchos de los archivistas siguen haciendo lo que hacía su antecesor, y el anterior también. No se ha empoderado del archivo. No se le ha ocurrido. Se queja de la mala paga, pero ¿qué ha hecho para merecer más? Hoy, precisamente por la pandemia, los cursos virtuales se han multiplicados. Estoy participando en los cursos del ALA (Asociación Latinoamericana de Archivos) y no veo casi nunca participantes dominicanos. ¡Qué pena y que desperdicio!

Si el archivista estuviera capacitado podría decirle a su empresa que es un error querer digitalizar todo, que eso no resuelve el problema. Tuvimos una experiencia interesante precisamente con uno de nuestros clientes: respondiendo a su llamado, fuimos a una reunión presencial y lo primero que nos dijo es “queremos digitalizar nuestros archivos”. Le pedimos permiso para mostrarle en qué consisten nuestras actividades, después de lo cual ese cliente se quedó callado un momento para luego decir: “digitalizar no es lo primero que necesitamos”. Eso es lo que debía haberle dicho el archivista.

El archivo que conocíamos antes, de puro papel, dejo de existir. El archivista de hoy, el e-archivista, debe prepararse para poder trabajar con un hibrido papel-digital, muy complejo de organizar sin la elaboración de un cuadro de clasificación, lo cual no puede elaborar sin una sólida capacitación. 

El archivista de hoy debe ser revolucionario.



miércoles, 26 de enero de 2022

"El archivista no sirve para nada"

 Una de mis colaboradoras llegó esta mañana alborotada por algo oído por el radio de su vehículo.

En un programa matutino llamado "Buen día con Aguilo", se hizo una pregunta al público: 

¿Cuales son a su juicio, los empleos que carecen de utilidad?

Los oyentes citaron varios empleos entre los cuales los que verifican las facturas a la salida de un negocio, los parqueadores y ..... los archivistas!!!!!!!

Precisamente hoy iniciaron las conferencias del ALA (Asociación Latinoamericana de Archivos) en México y estaba escuchando a Severiano Hernández Vicente, archivista español muy conocido en el medio, y cito sus palabras:

"Sin archivos no hay transparencia ni buen gobierno. Un riesgo de los archivos es cuando no están en mano de un buen profesional".

Les dejo reflexionar.

¿Qué es la preparación documental?

 El proceso de preparación de los documentos para su digitalización no es un proceso sencillo como muchos lo piensan. Está compuesto de varias actividades que se deben tomar en cuenta antes de escanear cualquier documentos:

  1. Los documentos y los expedientes están ordenados? Obviamente, aunque numerosos proyectos no contemplan esa parte, es evidente que sin organización no debe haber digitalización.
  2. Los documentos están en buen estado? Si están rotos, los debo reparar; pero cuidado, no con cinta pegante normal sino cinta especial (claro si la digitalización no es para destruir el papel). Si están doblados, los debo desdoblar.
  3. Existen objetos externos en los expedientes? Encontramos grapas, clips, ganchos, post it, y muchas cosas a veces inesperadas tales como rebanadas de pan con moho, flores o frutas secas o ardilla momificada! Todos esos objetos deben ser retirados, y está claro que los clips o las grapas (para los otros creo que es evidente) no deben volverse a colocar.
La preparación de los documentos es la parte más importante del proceso de digitalización. Más todavía cuando se debe dejar definidas informaciones claves para lo que sigue. Por eso la importancia de haber previsto para este proceso el acompañamiento de especialistas conocedores del tema: trabajar con expedientes financieros no es igual que trabajar con expedientes judiciales, o científicos, de ingenieros, artísticos etc. Según el tipo de expedientes a procesar, debemos contar siempre con especialistas en la materia: contables, abogados, ingenieros, especialistas en artes etc. No puedo construir una casa si no sé como se hace, no puedo procesar un expediente sin no sé de que se trata.

martes, 25 de enero de 2022

Planificar un proyecto de gestión documental

 He tenido últimamente la oportunidad de comprobar que un proyecto de Gestión Documental mal preparado, mal planificado es fuente de numerosos inconvenientes tanto para los usuarios internos de los documentos como para los usuarios externos.

Al efectuar un diagnóstico de un archivo donde se supone que ya todos los documentos han sido digitalizados, es penoso darse cuenta que no se tomo en cuenta el uso de esos documentos y que esa digitalización mal concebida debe rehacerse, con un costo mayor puesto que daña la imagen de la institución. 

Lo mismo pasa cuando se inicia la ejecución de un proyecto cuyos términos de referencias no están claros y cada paso se debe volver a discutir en la marcha. Eso termina en un fracaso y lo mejor es cortar en lo sano mientras se pueda y no se haya agotado el presupuesto en acciones sin sentido.

¿Qué se debe hacer ANTES?

Primero, fijar correctamente el o los objetivos: servicio más ágil al usuario, conservación, economía de espacio, etc.

La institución debe tomar decisiones sobre varios temas:

  1. ¿Vamos a digitalizar todo o solo unos años? 
  2. En caso de no digitalizar todo, se debe definir un proceso de digitalización a demanda (lo más recomendable, digitalizar todo implica costos innecesarios).
  3. Definir los procesos requeridos: preparación de los documentos, escaneo, QA, signaturación, almacenamiento físico y digital.
  4. ¿Cuál software?
  5. ¿Cuales formatos?
  6. La identificación de los documentos, expedientes, cajas (estructura de un código de barra por ejemplo).
  7. ¿Como se hará el proceso de control de calidad? Definir los indicadores. ¿Quien lo ejecutara?
  8. La posible eliminación departe de los documentos.
  9. ¿Proyecto a ejecutar con recursos propios o llave en mano?
Todos esos puntos deben estar claramente definidos ANTES de cualquier contratación externa o inicio de un proyecto "in house". Lamentablemente, la realidad que estoy viendo a diario es otra. La pandemia ha aumentado las demandas en cuanto a la digitalización, pero no es una excusa para efectuarla sin pensar cuidadosamente en lo que queremos.

Un proyecto de GD mal preparado = costos 
Un proyecto de GD planificado = inversión.

Piénsenlo.