Ahora que se acerca el Día Internacional de los Archivos (9 de junio), y como lo menciona el mensaje del Consejo Internacional de Archivos, "aprovechemos esta celebración para manifestar que la profesión archivística es divertida, inclusiva, diversa y útil para todos".
¡No todo es papeles viejos y sucios, desorden y ratones! Precisamente, el hecho de trabajar en ambientes a veces difíciles, ha permitido a los archivistas desarrollar un fuerte y peculiar sentido del humar sobre la profesión y ellos mismos.
El archivista, que desde tiempo atrás en los orígenes de la profesión, viene con una sólida formación de historiador, no teme burlarse de lo más sagrado para él: el documento histórico, base de nuestro patrimonio, testigo de siglos de acontecimientos.
Esa caricatura de Dominic, que conocen todos mis estudiantes de la Escuela Nacional de la Judicatura (la risa ayuda al entendimiento de los conceptos, especialmente cuando la Archivística es una materia totalmente desconocida para esos futuros jueces!), asocia ese amor a la Historia a lo que se llama la conversión documental. Muestra lo que pasa en numerosos proyectos de digitalización, muchos fallidos por falta de la fase conceptual antes de iniciar. ¿Cómo puedo convertir mis papeles en imágenes si no he tomado en cuenta los recursos necesarios? Claro, aquí es una broma. Pero ¿estamos seguro de haber redactado correcta y completamente los requerimientos? Dominic no tiene energía para su PC; ¿tenemos UPS, inversor o generador con capacidad suficiente? Dominic utiliza una pluma para grabar los CDs; ¿tenemos las herramientas adecuadas para el tipo de documentos a procesar? Dominic tiene sus archivos muy organizados, como en todos los monasterios de la Edad Media; ¿cómo están los nuestros? ¿Así?
Digitalizar es un proceso, compuesto de varias etapas, todas importantes. Hay que crear consciencia en la organización que el cambio no se produce de la mañana a la noche. En el proceso intervienen varios especialistas: el archivista claro, pero también el especialista en procesos, y naturalmente el equipo de TI; no es solo pasar una hoja por un escáner, es preparar los documentos (limpiar, organizar), escanear, indexar, verificar la calidad tanto física como digital, y almacenar en repositorios. Todo eso, luego de una serie de sesiones de trabajo para definir como queremos nuestro archivo. El flujo del proceso debe ser claro y clara también la responsabilidad de cada actor de esa cadena. Digitalizar no es llevar todo a un escáner, duplicando el desorden físico en un desorden digital.
¡Pero cuidado con el archivista! Un error sencillo, querido o no, y usted desaparece de la Historia.
Para cerrar ese artículo, terminemos con una caricatura de actualidad...
