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De gran interés para los archivistas y los juristas la sentencia T-398-15 del Tribunal Constitucional de Colombia que obliga el Municipio de Montería   a reconocer como válidas copias de documentos que deberían estar en sus archivos y a efectuar la reconstrucción del expediente original.   Cito: “En el caso que ocupa la atención de la Sala, los archivos que contenían la información laboral del actor no se encuentran porque al parecer fueron destruidos como resultado de las tomas guerrilleras, y aunque resulte lamentable esta situación, la Alcaldía Municipal debió reconstruir los expedientes que resultaron afectados por esta situación. No hacerlo, constituye una grave violación a los derechos de las personas que trabajaron al servicio de la administración municipal, pues casos como el presente se está impidiendo el acceso a una futura pensión de vejez.”  “ Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborad...

Escuchamos constantemente quejas sobre proyectos de digitalización mal llevado, o sea sin un control de calidad adecuado. No solo es necesario organizar los documentos antes del proceso y decidir antes también lo que se va a digitalizar. Es una obligación para un profesional serio controlar la calidad del producto que entrega al usuario. O sea la calidad de las imágenes, una imagen sin nitidez o con una inclinación de más de 5% debe ser rechazada. Pero también la calidad de la data; los errores en nombres y apellidos son fatales, solo hay que preguntárselo a los ciudadanos que pasan un vía crucis con la cédula de identidad por el hecho que la captura de las actas de nacimiento no se ha verificado correctamente. Sabemos que la perfección no existe pero hay que tratar de acercársele lo más posible, para el beneficio del usuario.

Me molesta cuando oigo alguien señalar un mal funcionamiento relacionado con los expedientes judiciales. Una gran parte de nuestro equipo ha trabajado con esos archivos durante mucho tiempo y con mucha entrega, en especial con los archivos de las jurisdicciones penal e inmobiliaria; es doloroso darse cuenta que esa labor parece haber sido inútil. En efecto, si no hay continuidad, las horas de trabajo dedicadas a los archivos judiciales desaparecen. Los expedientes vuelven a maltratarse. Los documentos vuelven a traspapelarse. El espacio falta. La capacitación falla. El personal se desinteresa y todo vuelve – como dicen los militares – a la posición anterior. ¡Qué pena!

Se habla mucho de transparencia, de gobierno abierto. Las redes sociales están llenas de mensajes sobre ello. Se supone que esa transparencia debe ir eliminándola corrupción en la administración del Estado. Los archivos son un elemento importante en ese proceso. La corrupción inicia traspapelando documentos para precisamente darle la vuelta a la transparencia: se publican los documentos pero incompletos y todos sabemos que un expediente incompleto puede llevar a una conclusión totalmente equivocada. La corrupción sigue alterando documentos: se falsifican actas de nacimiento para obtener visas o lograr “firmarse” como pelotero, se falsifican títulos de propiedad, se falsifican títulos universitarios etc. etc. Le toca al archivo custodiar los documentos, garantizar la integridad de un expediente y su autenticidad. Tremenda tarea espera al archivista!

En ocasión del 5to aniversario de la muerte del esposo de una amiga mía, el baterista francés Gilles Choir ( https://www.youtube.com/watch?v=1CdhcCCZizI ), se me ocurrió tocar hoy el tema de los archivos de la música. Son complejos, puesto que se componen no solo de documentos papel pero también de documentos audiovisuales. Los formatos pueden ser muy diferentes, no solo en lo que se refiere al audio y audiovisual (casetes, VHS, DVD, CD, publicaciones en la Web etc.) sino también los documentos papel, ya que los artistas componen sobre cualquier cosa que se le ocurra en el momento: servilletas, cartones, pedazos de tela y papel de música. Deben ser vinculados entre sí de forma tal que el investigador pueda recorrer la historia de una pieza musical. Algunos Archivos de la Música también lo vinculan con los instrumentos utilizados, conservados en un pequeño museo. A menudo esos archivos funcionan en los Conservatorios de Música o las Escuelas de Bellas Artes a fin de apoyar la enseñanza...

Me llamó la atención hoy una publicación del Diario Libre sobre la inauguración de un museo para los corruptos en Tailandia. Interesante sería también poder consultar los archivos correspondientes a los casos señalados. ¿Permitirá ese museo erradicar esa práctica en Tailandia? Si es así, ¿Cuál otro país se animaría a repetir la experiencia? Porque no creo que solo en Tailandia hay corruptos… http://elcomercio.pe/mundo/asia/abre-museo-corrupcion-tailandia-video-noticia-1841916

Siempre lo repetimos: el archivo es una zona reservada y lo que se hace ahí le pertenece a la organización y no debe ser divulgado. Todos lo saben. Sin embargo, se toman fotos, muchas fotos últimamente con la ayuda de los celulares… Lo que NO se debe hacer es publicar esas fotos en las redes sociales. Esa reflexión fue motivada por lo que recién pude ver en Facebook: fotos de un cumpleaños en un archivo, con fondo de cajas identificadas con las siglas de la institución. Las personas fácilmente identificables podrían, en caso de algunas organizaciones, ser objetos de presión para conseguir algo de esas organizaciones. Eso ya se ha visto, así que, amigos (as) archivistas, tratemos de evitar un posible problema para el archivista, el archivo y la institución misma.

Unas de las organizaciones que más   documentos producen son los bancos. Es vital para un banco tener sus archivos organizados, en particular los expedientes de sus clientes. Debe tener la información a mano cuando viene ese cliente para efectuar cualquier operación o poner una reclamación. Uno de los errores que cometen a menudo las entidades bancarias es repetir la información. Entendiendo que el archivo o el “sistema” no le responden adecuadamente, los oficiales acumulan las copias. Así encontramos un sin número de duplicados de cédulas por ejemplo, de duplicados de títulos de propiedad en los expedientes de préstamo etc. La tendencia ahora es digitalizar esos expedientes de clientes. Pero ¡cuidado! Si no se normaliza primero la gestión documental, lo único que se hace es traspasar el problema del archivo físico al archivo digital. Es indispensable ORGANIZAR antes de digitalizar.

Interesante proyecto del Vaticano que incluye numerosos textos en todos los idiomas y quiere crear una comunidad “for human heritage preservation”. Paseando por la Web, podrán ver entre otros, manuscritos del Codex Borgianus (Azteca Pre-colombiano), de la Mishneh Torah (Hebraico, 1451), de una Biblia del siglo XV, del Corán y muchos otros. Anímese y visite esa página:  Vatican Library Digitalization Project

No solo los archivos de los hospitales merecen atención. Las clínicas privadas y los consultorios médicos sufren también de la falta de conocimientos archivísticos básicos. Me acuerdo de una clínica cuya mezzanine de madera estaba repleta de expedientes de pacientes, visitados por roedores cuyos rastros se veían tanto en los excrementos dejados por doquier como en los mismos expedientes dañados ya de forma irreversible. ¿Podremos un día reconstruir la historia de la medicina en República Dominicana si no quedan archivos? Para finalizar esa pequeña reflexión, les comparto la imagen que la motivó, recibida por intermedio de un amigo archivista.

Los documentos que recibimos o creamos a diario son los que mañana serán prueba de nuestras actuaciones. Son los que serán llamados luego “archivos históricos” y formarán parte de nuestro patrimonio documental. ¡No los maltratemos! Cuando hablo de maltrato hablo por ejemplo de las grapas. ¿Por qué empeñarse en colocar tantas grapas en un pobre expediente? Casi siempre una basta, si es que deben absolutamente amarrar los documentos. Y ¿Qué decir de las famosas gomitas? Utilícenlas para algo provisional pero JAMAS para archivar. El calor las derrite y dañan los documentos. Seguiremos con esos “tips”…

Leyendo la prensa de hoy, me encontré con una serie de fotos de archivos relatando la llegada de los judíos a Sosúa hace 75 años. http://www.diariolibre.com/noticias/el-judio-que-huyo-en-una-maleta-GE1143778 Los documentos mostrados, conservados en el Museo Judío de Sosúa recibieron un tratamiento adecuado en el 2004 con la ayuda de organizaciones judías de Estados Unidos Quise ver si encontraba más fotos, y me topé con archivos fílmicos en YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=ZumsFkkEOSg Los documentos audiovisuales son en general más fáciles de comprender para un público no acostumbrado a leer mucho, y menos documentos de archivos tan “viejos”. Permiten una enseñanza de la historia por medio a imágenes, y generan un aprendizaje más digerible; en ese caso, no solo sobre la llegada de los judíos acogidos en Sosúa, sino también en la vida en esa época. Si buscan un poquito más, pueden encontrar muchos otros documentos en el internet sobre el tema. 

¿Quién se acuerda de esa foto publicada el 6 de enero pasado en el Listín Diario? Se trataba de los archivos del Hospital Luis Aybar, expuestos a la vista de todos. Mucho ruido, mucha prensa durante unos días y luego el silencio. ¿Así se resuelve el asunto, por el silencio? Si se han tomado medidas, no han salido a la prensa. Unos expedientes de pacientes se han destruido, y peor aún han quedado al alcance de cualquiera, y no pasa nada. Es cierto que en República Dominicana los archivos inactivos son llamados “muertos”. A nadie se le ocurre que esos famosos “muertos” son la fuente para cualquier investigación sobre enfermedades. Gracias a esos “muertos” se puede ver como se propaga una enfermedad y deducir medidas para luchar contra ella. Y le pregunto al Archivo General de la Nación: ¿Qué pasa con la aplicación de la ley 481-08?

Bien interesante lo que me acaba de llegar por Facebook. El Archivo Nacional de Rumania que conocí bastante bien hace unos cuantos años como estudiante, ha iniciado un proceso de digitalización, y para que los investigadores puedan tener acceso a los documentos digitalizados sin tener que esperar el proceso bastante largo de colocación “online” del sistema “SANIC”, están utilizando Google Drive para una consulta provisional, lo que me parece una excelente idea. Pueden visualizar los documentos siguiendo este link  Inventare SANIC partea 1, A-L  

Algunos archivos son más sensibles que otros, aunque todos los son en su período activo. Los archivos estatales son patrimonio del país, no importa el gobierno que tenga. Hay archivos en particular que el Estado debe proteger DE POR VIDA y no dejar que todo el mundo le ponga la mano a fin de evitar su destrucción o su desaparición. Pienso en particular en los archivos de la propiedad inmobiliaria con los cuales nuestro equipo ha trabajado tanto en República Dominicana como en Haití.   Sensibles porque son pruebas de derechos. Sensibles porque atraen la corrupción. Grandes proyectos se han hechos o están en curso, involucrando sumas elevadas conseguidas gracias a financiamiento externo. Sin embargo, la fase del proyecto terminada, hay que seguir; pero los fondos para mantener y dar seguimiento a lo iniciado no se consiguen tan fácilmente y los fallos en la conservación de los documentos como los fallos en los sistemas informáticos que permiten su digitalización y su consulta, se ha...

Uno de los problemas que encuentra el archivista es la proliferación de las copias. Todo el mundo saca copia “por si acaso”. Es común encontrar por ejemplo 20 copias de un estado financiero que se utilizó en una reunión; en un expediente judicial varias copias de la sentencia; en un expediente bancario un sinnúmero de copias de la cédula del cliente, y así sucesivamente. Se guarda copia para protegerse pero también por falta de confianza en el archivo .   O sea, al final, el archivo es el responsable de esa  sobre-producción  de papel porque no ha sabido inspirar confianza  a su organización. Así que uno de los puntos importantes a mejorar para el archivista es eso mismo: la confianza.