PapyrusBlog

Mucha gente confunde los depósitos de archivos con los almacenes de cosas inservibles. A cada rato, visitando empresas, nos encontramos con cajas de documentos compartiendo espacio con repuestos de vehículos (gomas, baterías etc.), con el arbolito de Navidad, con equipos dañados (PCs, impresoras etc.). A veces hemos visto también bicicletas… Tampoco es raro encontrarse con visitantes extraños. Estamos acostumbrados a ver ratones, cucarachas, comejenes y hasta culebras y murciélagos; pero ¿qué decir de un “almacén” de documentos donde entran gatos, gallinas y chivos? Hasta vimos vacas – sí, vacas – con acceso a documentos valiosos para la administración estatal. Los archivos no pueden conservarse adecuadamente en esas condiciones y el (la) archivista debe hacer que la gerencia tome conciencia a fin de que se tomen medidas, antes de que desaparezcan documentos que la empresa o el país necesita. 

La República   Dominicana está expuesta cada año al peligro de la temporada ciclónica. Se alejó “Danny” y ahora viene “Erika”, trayendo mucha lluvia si se considera su entrada a Puerto Rico hoy. Es importante tomar un mínimo de medidas de prevención a fin de proteger nuestros archivos: No dejar cajas en el piso. No  dejar ningún documento o equipo cerca de una ventana. D esconectar los equipos y protegerlos. En  caso de edificios con filtraciones conocidas, lo más sencillo es usar lonas, al igual que en los archivos localizados en edificios de madera. Me acuerdo del paso del ciclón George en septiembre 1998. Pude observar las consecuencias en los tribunales del país y no es algo bonito que recordar. Pero me viene a la mente la ingeniosidad de algunas personas que trataron de proteger a toda costa los archivos a su cargo; por ejemplo, recuerdo esa juez que metió los archivos de su tribunal en fundas grandes de basura y las coloco debajo del est...

Estamos asistiendo esas últimas semanas a una especie de aceleración de la imbecilidad humana. Recientemente, se confirmó la destrucción del templo de Baalshamin en Palmira (Siria). http://www.unesco.org/new/es/media-services/single-view/news/director_general_of_unesco_irina_bokova_firmly_condemns_the_destruction_of_palmyras_ancient_temple_of_baalshamin_syria/#.Vd3MDfmqqko Destruir el patrimonio de un pueblo es destruir su memoria colectiva e impedir que se aprenda del pasado. La Unesco asimila esos actos a crímenes de guerra. Volvemos a una época bárbara, aquella de las guerras de religión. ¿Es que el mundo no ha aprendido la lección? ¿Nos estamos volviendo locos?

Hoy les dejo el link de una publicación del blog de un amigo mío José María Ciampaña, y que nos recuerda un gran archivero argentino Aurelio Tanodi en el día del archivero argentino. http://elprofejose.com/2015/08/25/catastro-tiempo-de-drones-de-oficina-virtual-y-del-archivo-de-tanodi/

Aquellos que trabajan en los archivos dominicanos llegaron ahí por pura casualidad y en su gran mayoría, consideran el puesto de archivista como un trampolín para alcanzar el puesto que realmente desean y que corresponde a “su carrera”. Ninguno considera el trabajo de archivista como una posible carrera. Y es lógico: no se estudia ni en las escuelas ni en las universidades. Salvo algunas materias relacionadas con los archivos en algunas de ella, no hay una carrera formal. El Archivo General de la Nación ha organizado varias formaciones, pero más bien, orientadas a los archivos del Estado y particularmente los archivos históricos, lo que es lógico si se quiere tener un profesional preparado en los archivos estatales. El archivista de empresa, que es el que maneja la documentación que debe formar el patrimonio histórico-económico del país, se capacita muy poco. En general, aprende del anterior, con todos los errores que eso implica. La frase que oigo siempre es: “lo encontré así y...

Retomando el comentario que se nos hiciera recientemente: “ustedes los archivistas son un gasto”, quisiera preguntarle al autor de esa frase (si acaso lee ese blog, lo que dudo), si se ha detenido a pensar un poquito, solo un poquito, en lo que le cuesta el desorden a su organización. Una empresa desorganizada multiplica las fotocopias “por si acaso”. ¿Cuánto cuesta eso? Una empresa organizada, por causa de esas mismas copias, utiliza un espacio mayor para el almacenamiento de sus documentos. ¿Cuánto cuesta el metro cuadrado en este sitio? Una empresa desorganizada pierde tiempo “buscando” un documento. Un profesor mío decía que solo se busca lo que se ha perdido. Cuando se le pide un documento, el archivista debe ir directamente a él. El tiempo normal de entrega no debe sobrepasar los 5 minutos, si se quiere tomar decisiones de manera eficiente. Piense un poco lo que se pierde en $$$, cuando se tiene a varias personas “buscando” algo durante varios días, como lo hemos comprob...

¿Cuántos archivistas dominicanos saben lo que es el C.I.A? Sin embargo, es un organismo internacional muy importante para la normalización de los archivos al nivel mundial y la preservación de ellos.   Aquí les dejo el link para consultar su Web:   http://www.ica.org/?lid=13174&bid=14

Estaba recordándome una situación a la vez triste y jocosa. En una ocasión, decidí contestar los anuncios de periódicos pidiendo un archivista, para ver lo que realmente las empresas esperaban de esa persona. En la entrevista, la primera reacción era de sorpresa: "¿usted viene por el puesto de archivista?" Luego de mi respuesta positiva: "bueno, sabe, lo que quiero es una chica que archive los papeles, me sirva el café, reciba las visitas etc.". O sea, un "utility". Es cierto que eso fue en los 80's, pero ¿la situación ha cambiado? No realmente. Se ha tomado un poquito más de consciencia pero el archivista sigue visto como el último (de abajo, claro) en el escalafón de una organización, con un sueldo que casi equivale al sueldo del conserje. Pocas empresas consideran necesaria su capacitación, considerándola como un gasto, tal como se nos comentó recientemente.  Pienso que en muchos casos el primero responsable de su desgracia es el mismo archivist...

Me llamó la atención ese artículo publicado recientemente y que trata de la salida al mercado de una tinta especial para documentos de seguridad.  http://archivologo.blogcindario.com/2015/08/04643-desarrollan-tinta-que-evita-falsificacion-y-alteracion-de-documentos.html

No podemos negarlo: ¡la digitalización de documentos está en el aire! La mayoría de nuestros clientes la quieren. Muchos piensan ahorrar espacio. Algunos han visto funcionar un sistema de gestión documental y han quedado fascinados. Otros ven la posibilidad de facilitar la consulta de una información de manera simultánea. Pocos la consideran como una forma de mejorar la conservación documental. Pero son muy pocos los que se detienen a estudiar las necesidades reales de su empresa o institución. En efecto, la digitalización es una gran ayuda para la administración y la operación de una organización. Pero ¿vale la pena digitalizar 10 años de archivos? ¿Merece esa inversión? Es importante definir QUE se va a digitalizar sin que la inversión se transforme en gasto. 

Recientemente, alguien me hizo ese comentario: “la conservación, eso está bien para los archivos históricos; a mí, no me interesa gastar en conservar algo que voy a botar en 10 años”. Obviamente, esa persona no había entendido lo que significa conservar documentos. Me acordé de una empresa cuya secretaria mandó a quemar documentos equivocados. Se pueden imaginar el problema cuando fueron a verificar la contabilidad reciente y se dieron cuenta que esa había desaparecido… Pues eso tiene que ver con la conservación documental. Lo mismo la mancha de café o de grasa de la empanada que impide leer parte de un documento. También la estufita, o la neverita que pueden causar incendio o inundaciones en un archivo. La conservación debe empezar desde la creación del documento. Para eso, es necesario crear políticas

Buenos días a todos nuestros relacionados, clientes, estudiantes, amigos.  Este blog que iniciamos, se ha creado con el objetivo de tener un espacio donde hablar, hacer preguntas, recomendar lecturas, publicar, en fin seguir aprendiendo en el área de la gestión documental.  El gran dilema del que trabaja con gestión documental es que aquellos que tienen documentos entiendan lo que significa administrar documentos, y que lo entiendan antes de enfrentarse a los problemas que vemos a diario en las organizaciones que visitamos. La prevención es lo importante, tanto en la parte de conservación documental como como en su organización. Una documentación organizada, conservada, disponible de inmediato evita los malos ratos frente a los auditores o a los clientes. Y eso va de la mano con la capacitación de los recursos humanos, una capacitación constante debido a la aceleración de los cambios tecnológicos y a la falta de formación en el área en República Dominicana. Esperamos qu...