Retomando el
comentario que se nos hiciera recientemente: “ustedes los archivistas son un
gasto”, quisiera preguntarle al autor de esa frase (si acaso lee ese blog, lo
que dudo), si se ha detenido a pensar un poquito, solo un poquito, en lo que le
cuesta el desorden a su organización.
Una empresa
desorganizada multiplica las fotocopias “por si acaso”. ¿Cuánto cuesta eso?
Una empresa
organizada, por causa de esas mismas copias, utiliza un espacio mayor para el
almacenamiento de sus documentos. ¿Cuánto cuesta el metro cuadrado en este
sitio?
Una empresa
desorganizada pierde tiempo “buscando” un documento. Un profesor mío decía que
solo se busca lo que se ha perdido. Cuando se le pide un documento, el
archivista debe ir directamente a él. El tiempo normal de entrega no debe
sobrepasar los 5 minutos, si se quiere tomar decisiones de manera eficiente. Piense
un poco lo que se pierde en $$$, cuando se tiene a varias personas “buscando”
algo durante varios días, como lo hemos comprobado en múltiples ocasiones.
Y ¿qué piensa el
cliente de esta empresa que está esperando que aparezca su expediente y se le
resuelva un problema?
Capacitar el
archivista NO es un gasto, es una inversión que debe hacer cualquier empresa
que quiere crecer o por lo menos funcionar eficientemente.
Talvez la persona que hizo el desafortunado comentario “ustedes los archivistas son un gasto”, no percibe como empresario que la función esencial del archivero es facilitar el acceso a los documentos y que una vez adquiere dicho empleado capacitaciones especiales sobre su labor, consigue fácilmente desarrollar instrumentos de descripción y búsqueda de los fondos documentales, los cuales van precedidos de las tareas de clasificación y ordenación.
ResponderBorrarSí Carolín, no ha entendido la importancia de la función que desempeña ese personal en el flujo de la información en la emprsa.
ResponderBorrarEn una empresa su documentación organizada, normalizada y con personal capacitado que de pronta respuesta a las necesidades de búsqueda de información se convierte en parte del patrimonio y capital de la empresa.
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