Esperando a "Irma"

Al parecer, Irma es uno de los más grandes huracanes de la historia y República Dominicana está en la trayectoria, sino de su ojo, por lo menos de sus vientos y de la lluvia que siempre traen esos fenómenos. 

Es momento de recordar a todos los archivistas que es importante salvaguardar lo que está bajo nuestra custodia, o sea los archivos.Somos responsables de ellos y debemos hacer lo necesario para evitar un desastre.

No dejen nada en el suelo por los riesgos de inundaciones.

Aseguren las ventanas y no dejen nada cerca de ellas: el viento puede abrirlas y cualquier elemento volando romperlas.

Desconecten todos los equipos.

Es importante no dejar documentos fuera de su lugar, encima de escritorios etc. a fin de evitar pérdidas. 

Luego del paso de Irma, si acaso tenemos expedientes mojados, recuerden que se deben secar lo más pronto posible. Segreguen las hojas (sino se forma un "pegote" que no hay manera de utilizar) y póngalas a secar en un lugar ventilado pero sin abanicos directos. Si tienen aspiradoras de agua, perfecto, pero sé que no es el caso de la gran mayoría de los archivistas. 

Mucha suerte a todos!

9 de junio, Día de los Archivos

Ahora que se acerca el Día Internacional de los Archivos (9 de junio), y como lo menciona el mensaje del Consejo Internacional de Archivos, "aprovechemos esta celebración para manifestar que la profesión archivística es divertida, inclusiva, diversa y útil para todos".

¡No todo es papeles viejos y sucios, desorden y ratones! Precisamente, el hecho de trabajar en ambientes a veces difíciles, ha permitido a los archivistas desarrollar un fuerte y peculiar sentido del humar sobre la profesión y ellos mismos. 

El archivista, que desde tiempo atrás en los orígenes de la profesión, viene con una sólida formación de historiador, no teme burlarse de lo más sagrado para él: el documento histórico, base de nuestro patrimonio, testigo de siglos de acontecimientos.

Esa caricatura de Dominic, que conocen todos mis estudiantes de la Escuela Nacional de la Judicatura (la risa ayuda al entendimiento de los conceptos, especialmente cuando la Archivística es una materia totalmente desconocida para esos futuros jueces!), asocia ese amor a la Historia a lo que se llama la conversión documental. Muestra lo que pasa en numerosos proyectos de digitalización, muchos fallidos por falta de la fase conceptual antes de iniciar. ¿Cómo puedo convertir mis papeles en imágenes si no he tomado en cuenta los recursos necesarios? Claro, aquí es una broma. Pero ¿estamos seguro de haber redactado correcta y completamente los requerimientos? Dominic no tiene energía para su PC; ¿tenemos UPS, inversor o generador con capacidad suficiente? Dominic utiliza una pluma para grabar los CDs; ¿tenemos las herramientas adecuadas para el tipo de documentos a procesar? Dominic tiene sus archivos muy organizados, como en todos los monasterios de la Edad Media; ¿cómo están los nuestros? ¿Así?

Digitalizar es un proceso, compuesto de varias etapas, todas importantes. Hay que crear consciencia en la organización que el cambio no se produce de la mañana a la noche. En el proceso intervienen varios especialistas: el archivista claro, pero también el especialista en procesos, y naturalmente el equipo de TI; no es solo pasar una hoja por un escáner, es preparar los documentos (limpiar, organizar), escanear, indexar, verificar la calidad tanto física como digital, y almacenar en repositorios. Todo eso, luego de una serie de sesiones de trabajo para definir como queremos nuestro archivo. El flujo del proceso debe ser claro y clara también la responsabilidad de cada actor de esa cadena. Digitalizar no es llevar todo a  un escáner, duplicando el desorden físico en un desorden digital.

¡Pero cuidado con el archivista! Un error sencillo, querido o no, y usted desaparece de la Historia.

Para cerrar ese artículo, terminemos con una caricatura de actualidad...

La dura realidad del paso del papel al digital

Es algo común: todas las empresas o casi todas, quieren digitalizar sus archivos. La publicidad de los vendedores de software, muy agresiva, convence a cualquiera. Y muchos se dejan atrapar en un proyecto no pensado, no planificado de una digitalización a veces excesiva, sin pensar en lo que viene luego.

Todos los días nos encontramos con clientes decepcionados que nos cuentan la misma historia: "nos digitalizaron todo pero...". Ese "pero" esconde un sinnúmero de inconvenientes, que se hubiesen podido evitar si la organización se hubiese empoderado del proyecto. En claro, ella es la culpable si algo sale mal.

Es de suma importancia "preparar" y "prepararse" para un proyecto que cambia el funcionamiento de una empresa. ¿Se ha pensado en la gestión del cambio? ¿El personal - y no solo los archivistas - ha sido orientado hacia ese cambio? La capacitación de los recursos humanos es la clave del éxito de un proyecto de este tipo.

Una de las preguntas que se debe hacer es: ¿Es realmente necesario digitalizar todo? Digitalizar es costoso y la organización debe definir sus prioridades. Siempre hay tipologías documentales que solo se consultan muy de vez en cuando; entonces ¿porque digitalizarlas? ¿Porque no decidir para esas tipologías una digitalización a "demanda"?

Otra pregunta: ¿Los usuarios han sido consultados para recoger las necesidades de cada uno en cuanto a software? ¿Los requerimientos han sido consensuados?

A menudo nos dicen: "Hay imágenes que no se ven". ¿Se decidió ANTES de la calidad requerida? del formato? Muchas organizaciones deciden digitalizar en blanco y negro. Pero ¿han hecho pruebas con todos las tipologías documentales conservadas en sus archivos? Algunos documentos en b/n no se pueden leer. Pienso en particular en los casos de certificados de títulos o en documentos de identidad (en particular en las instituciones financieras que digitalizan copias de cédulas contenidas en los expedientes y se ven en la obligación de volver al original del cliente). 

La decisión sobre el tamaño de las imágenes es esencial para gestionar un almacenamiento adecuado. ¿Donde vamos a almacenar: servidor o nube? La verificación o control de la calidad del producto entregado es obligatoria, tanto del producto digital como de los documentos devueltos luego del proceso. En efecto, es posible que por un fallo eléctrico por ejemplo, un escáner pierda la configuración. Si no se verifica, las imágenes pueden salir en 1.5MB en lugar de 300k. Y en cuanto a los documentos devueltos, hemos vistos horrores: documentos originales mezclados, libros no reencuadernados o mal encuadernados.

Repito: la organización es la responsable si no ha fijado reglas o no ha controlado el trabajo.

Y ¿luego? ¿Se tiene los procedimientos adaptados al nuevo proceso? ¿Se modificaron las políticas existentes? Sin eso claro y sin una capacitación adecuada del personal, el dinero invertido en el proceso se vuelve gasto. Y en muchos casos, se gasta más para corregir los errores que para el proyecto completo.

¿Por qué no se capacitan los archivistas de Rep. Dominicana?

Es una pregunta que me hago continuamente, cuando visito archivos o más bien depósitos de papel. En efecto, si nos apegamos a la definición del Consejo Internacional de Archivos, "Los archivos son el conjunto de los documentos recibidos o constituidos por una persona física o moral, o por un organismo público o privado, resultando de su actividad, organizado en consecuencia de esta actividad y conservado en vista de una eventual utilización", realmente la mayoría de los "archivos" visitados no cumplen con esa definición.

Cuando se le pregunta al archivista de turno el por qué de la mala conservación, de la mala organización, sobre la ausencia de sistema de clasificación, en muchos casos no entienden las preguntas. Prácticamente ninguno sabe lo que es una tabla de valoración documental o un calendario de eliminación. Y si se le pregunta por los cursos que ha hecho, menciona algunos sin relación con los archivos. "No hay dinero para eso" dicen.

Las empresas, salvo raras excepciones, contratan jóvenes estudiantes, que solo esperan pasar a otro departamento. Están solo de paso en el archivo, enfocado a lo que llaman "su carrera", es decir lo que están estudiando en la universidad. Igual en las oficinas del Estado. A veces encontramos un(a) viejo(a) archivista, renuente a cambiar cualquier cosa y en especial a introducir la tecnología. Dirige el archivo como si fuera su propiedad, con procesos que no han cambiado en 20, 30 o hasta 40 años.

Ese artículo un poco amargo viene motivado por una reflexión que me hizo un conocido: "¿De que te sirve pagar cursos a tu gente?".

Bueno, señor mío, a mí me gusta rodearme de gente con la cual yo pueda "hablar", no de tonterías pero profesionalmente. Y como mi profesión es ser archivista, ese personal debe ser capacitado en Archivística y afines para poder trabajar en mi equipo y generar ideas.

Luego, señor mío, creo mucho en el sencillo hecho que capacitar el personal eleva el nivel de la organización. Por eso estoy muy feliz hoy de tener en nuestro equipo, dos personas formadas en Auditoria de SGD según las normas ISO 30300.

¿Cuesta? Claro que cuesta, pero recuerden que la capacitación es una inversión, no un gasto...