Escuchamos constantemente quejas sobre proyectos de
digitalización mal llevado, o sea sin un control de calidad adecuado. No solo
es necesario organizar los documentos antes del proceso y decidir antes también
lo que se va a digitalizar. Es una obligación para un profesional serio controlar
la calidad del producto que entrega al usuario. O sea la calidad de las imágenes,
una imagen sin nitidez o con una inclinación de más de 5% debe ser rechazada. Pero
también la calidad de la data; los errores en nombres y apellidos son fatales,
solo hay que preguntárselo a los ciudadanos que pasan un vía crucis con la cédula
de identidad por el hecho que la captura de las actas de nacimiento no se ha verificado
correctamente. Sabemos que la perfección no existe pero hay que tratar de acercársele
lo más posible, para el beneficio del usuario.
En cualquier organización, el almacenamiento y conservación de los planos es un dolor de cabeza. Los encontramos encima de los archivadores o en zafacones, a menudo maltratados. Hay que diferenciar entre copias para uso de los ingenieros en el terreno y originales con firmas y aprobaciones de los organismos competentes. Los primeros sirven para un uso diario y pueden ser desechados luego. Los segundos deben ser protegidos puesto que son parte de la memoria de la organización. Si bien la copia para uso en el terreno pueden guardarse enrollados en un zafacón, los originales deben ser ordenados correctamente y colocados en unidades de almacenamiento, específicamente diseñadas para esos fines. Tenemos varias posibilidades: almacenamiento horizontal, vertical o cajas. Los archivadores con gavetas horizontales se pueden usar si no se recarga demasiado la gaveta y el archivista es muy cuidadoso al momento de sacar o entrar un plano; de lo contrario, los documentos se van rompiendo y d...
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