martes, 25 de enero de 2022

Planificar un proyecto de gestión documental

 He tenido últimamente la oportunidad de comprobar que un proyecto de Gestión Documental mal preparado, mal planificado es fuente de numerosos inconvenientes tanto para los usuarios internos de los documentos como para los usuarios externos.

Al efectuar un diagnóstico de un archivo donde se supone que ya todos los documentos han sido digitalizados, es penoso darse cuenta que no se tomo en cuenta el uso de esos documentos y que esa digitalización mal concebida debe rehacerse, con un costo mayor puesto que daña la imagen de la institución. 

Lo mismo pasa cuando se inicia la ejecución de un proyecto cuyos términos de referencias no están claros y cada paso se debe volver a discutir en la marcha. Eso termina en un fracaso y lo mejor es cortar en lo sano mientras se pueda y no se haya agotado el presupuesto en acciones sin sentido.

¿Qué se debe hacer ANTES?

Primero, fijar correctamente el o los objetivos: servicio más ágil al usuario, conservación, economía de espacio, etc.

La institución debe tomar decisiones sobre varios temas:

  1. ¿Vamos a digitalizar todo o solo unos años? 
  2. En caso de no digitalizar todo, se debe definir un proceso de digitalización a demanda (lo más recomendable, digitalizar todo implica costos innecesarios).
  3. Definir los procesos requeridos: preparación de los documentos, escaneo, QA, signaturación, almacenamiento físico y digital.
  4. ¿Cuál software?
  5. ¿Cuales formatos?
  6. La identificación de los documentos, expedientes, cajas (estructura de un código de barra por ejemplo).
  7. ¿Como se hará el proceso de control de calidad? Definir los indicadores. ¿Quien lo ejecutara?
  8. La posible eliminación departe de los documentos.
  9. ¿Proyecto a ejecutar con recursos propios o llave en mano?
Todos esos puntos deben estar claramente definidos ANTES de cualquier contratación externa o inicio de un proyecto "in house". Lamentablemente, la realidad que estoy viendo a diario es otra. La pandemia ha aumentado las demandas en cuanto a la digitalización, pero no es una excusa para efectuarla sin pensar cuidadosamente en lo que queremos.

Un proyecto de GD mal preparado = costos 
Un proyecto de GD planificado = inversión.

Piénsenlo.





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