Las numerosas visitas que hacemos a
organizaciones publicas o privadas que nos llaman pidiendo ayuda, resalta lo
que he mencionado en diversas ocasiones: la mayoría no guarda sus documentos de
forma adecuada. Y no solo hablo del mal llamado “archivo muerto”, sino también del
archivo de gestión, o sea activo, soporte de una decisión inmediata. Nadie toma
en consideración no solo las condiciones de almacenamiento en general
(temperatura, humedad, etc.), sino tampoco el soporte de la información.
Sin hablar, por ahora, del correcto
almacenamiento de los datos electrónico / digitales, veamos lo que, en general,
encontramos en los archivos:
- Documentos papel de 8½ x 11, 14 o 17
- Planos
- Fotografías
- CDs
- VHS
- Casetes
- Objetos diversos
Los documentos papel de 8½ x 11, 14 o 17. Lo mas conveniente, para una normalización
del archivo, es doblar cuidadosamente la parte de debajo del documento que
sobresale de los documentos comunes de 8½ x 11. Digo “cuidadosamente”, porque a
menudo lo hacen, pero el resultado es el daño al documento.
Esta foto muestra además el maltrato causado pr las gomitas que definitivamente deben ser eliminadas de los archivos, que se ve confirmado por el video siguiente:
Seguimos en una próxima entrega.
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