¿Qué es la conservación documental en una empresa?

Recientemente, alguien me hizo ese comentario: “la conservación, eso está bien para los archivos históricos; a mí, no me interesa gastar en conservar algo que voy a botar en 10 años”.

Obviamente, esa persona no había entendido lo que significa conservar documentos. Me acordé de una empresa cuya secretaria mandó a quemar documentos equivocados. Se pueden imaginar el problema cuando fueron a verificar la contabilidad reciente y se dieron cuenta que esa había desaparecido… Pues eso tiene que ver con la conservación documental. Lo mismo la mancha de café o de grasa de la empanada que impide leer parte de un documento. También la estufita, o la neverita que pueden causar incendio o inundaciones en un archivo.

La conservación debe empezar desde la creación del documento. Para eso, es necesario crear políticas