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 Según el Diccionario de la Lengua Española , la ética es el " Conjunto de normas morales que rigen la conducta de la persona en cualquier ámbito de la vida ". El mismo diccionario nos dice que la moral es " La doctrina del obrar humano que pretende regular el comportamiento individual y colectivo en relación con el bien y el mal y los deberes que implican ". La Declaración Universal sobre los Archivos, adoptado por la Asamblea General del Consejo Internacional de Archivos, ICA (Oslo, Septiembre de 2010) y aprobada por la Asamblea General de la UNESCO (Paris, Noviembre de 2011), inicia así: " Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas . Juegan un papel esencial en el ...

  Efectuando una búsqueda en Internet, me topé por pura casualidad con un articulo tratando de la primera tarjeta de Navidad. Nos viene de Gran Bretaña, y fue diseñada por el pintor Callcott Horsley en 1843 quien creo una litografía a solicitud de Sir Henry Cole, director del Victoria & Albert Museum. Así Sir Henry solo debía escribir el nombre del destinatario y firmar, aprovechando el invento por Rowland Hill del “penny black”, o sea el primer sello postal, con el retrato de la reina Victoria, emitido el 6 de mayo de 1840.

  Según una noticia de hoy 17/09/2024 del periódico francés Le Monde, el "cold case" resuelto se refiere a la identificación del segundo sarcófago  antropomórfico plomado descubierto debajo de la catedral Notre-Dame de Paris cuando se hicieron excavaciones previas a la instalación del andamio de 100 metros y 700 toneladas para la reconstrucción de la flecha de la catedral. El primero fácilmente identificado gracias a la placa indicando Antoine de la Porte, canónigo de la iglesia, fallecido en 1710. El segundo era un enigma hasta hoy y la declaración del Profesor Eric Crubézy, pionero de la archeoantropología en Francia, especializado en identificaciones similares. El ataúd pertenece a Joachim Du Bellay, poeta francés, fallecido en 1560 a los 35 años y enterrado bajo la catedral, en una tumba hasta hoy “perdida”. Me maravillo constantemente de los descubrimientos que permiten los adelantos de la ciencia y de la tecnología.  Lograr leer una tabla de barro de hace 8000 año...

En el 2024, la Archivística se encuentra en un punto crucial de su evolución. La irrupción de la Inteligencia Artificial (IA) está transformando de manera radical la forma en que se gestionan y preservan los archivos. Esta alianza entre la tradición archivística y las nuevas tecnologías ofrece un futuro prometedor para la profesión, abriendo nuevas posibilidades para la gestión eficiente de la información y la democratización del acceso al conocimiento histórico. ¿Qué beneficios aporta la IA para la Archivística? Automatización de tareas repetitivas:  La IA puede automatizar tareas tediosas y repetitivas como la clasificación de documentos, la extracción de datos y la indexación, liberando tiempo para que los archivistas se concentren en tareas más estratégicas y creativas. Mejora en la recuperación de información:  Los algoritmos de IA pueden analizar grandes volúmenes de datos y ofrecer resultados de búsqueda más precisos y relevantes, facili...

  Las numerosas visitas que hacemos a organizaciones publicas o privadas que nos llaman pidiendo ayuda, resalta lo que he mencionado en diversas ocasiones: la mayoría no guarda sus documentos de forma adecuada. Y no solo hablo del mal llamado “archivo muerto”, sino también del archivo de gestión, o sea activo, soporte de una decisión inmediata. Nadie toma en consideración no solo las condiciones de almacenamiento en general (temperatura, humedad, etc.), sino tampoco el soporte de la información. Sin hablar, por ahora, del correcto almacenamiento de los datos electrónico / digitales, veamos lo que, en general, encontramos en los archivos: Documentos papel de 8½ x 11, 14 o 17 Planos Fotografías CDs VHS Casetes Objetos diversos Los documentos papel de 8½ x 11, 14 o 17. Lo mas conveniente, para una normalización del archivo, es doblar cuidadosamente la parte de debajo del documento que sobresale de los documentos comunes de 8½ x 11. Digo “cuidadosamente”, porque a menudo lo hacen, p...

Luego de la pandemia, numerosas oportunidades de capacitación virtual para los archivistas de América Latina han aparecido.  La  Asociación Latinoamericana de Archivos  (ALA), ha atacado de frente el problema de la ignorancia en los archivos y a muy bajo costo, costo nulo para el estudiante si la institución paga la membresía institucional, como lo hace nuestra empresa. Los cursos son de muy buen nivel y el tema de los archivos electrónicos y/o digitales no falta. En el 2023, 8 estudiantes dominicanos participaron en el  Diplomado en Archivística, gestión de documentos y administración de archivos , con un total de 258 horas de clase, más los trabajos de investigación. Solo participó una institución dominicana, la Superintendencia de Bancos y nuestro equipo. En el 2024, van a abrir un  Diplomado de gestión de documentos digitales  y esperamos que otras instituciones aprovechen la oportunidad. Los diplomados están certificados por la Universidad de San Lui...

  Revisando hoy unos currículos a fin de seleccionar que asesoramos unos “multiplicadores” que llegaran a todos los rincones del país – cosa que ya no puedo hacer -, para explicar las tareas sencillas – menos sencillas – que se requieren para que el patrimonio documental de esta organización sea bien cuidado, como parte del patrimonio nacional que es, pues revisando esos currículos veo que una gran parte de ellos no mencionan estudios recientes. O sea, se han graduado hace 5, 8, 10 o 14 años y no han hecho mas nada luego en cuanto a su formación personal. Es algo que no logro entender. En el mundo cambiante en el que vivimos, no hay manera de sobrevivir en el ambiente laboral sin una capacitación permanente. Todo evoluciona tan rápido, en especial la tecnología, que, si uno no se adapta, no es competitivo y está fuera del mercado. O se queda haciendo lo mismo año tras año hasta que le llegue la pensión. Triste realmente. Hoy encontramos muchos cursos virtuales, con o sin pago, ...

  Recibí hoy un documento firmado por Andrés Pak Linares y Ana Guerra, y publicado por el ALA (Asociación Latinoamericana de Archivos) en su página Web, que me puso a pensar mucho sobre la fiebre actual de la firma digital / electrónica. Se trata de un estudio encomendado por el ALA, el programa IBERARCHIVOS y la Cooperación Española, llamado “ Estado de la cuestión y propuesta de guía modelo para una adecuada eliminación de originales por sustitución de soporte en los países de Iberoamérica ” Resalto esta parte: “b) sin tener en cuenta que no hay forma de que una digitalización incorpore elementos de la materialidad del documento (tales como tintas, firmas, características del papel etc…) por lo que el firmado digital no puede “dar fe” de la autenticidad del documento original , toda vez que la copia no incorpora todos los atributos (susceptibles de análisis diplomático) de éste c) las firmas digitales, como objetos digitales que son, están sujetas a la obsolescencia tecno...

  El covid-19 ha aislado físicamente a las personas. Pero el hombre siempre busca respuestas y soluciones. Si la Edad Media explicaba las pandemias como castigo de un Dios y por ende sin solución, nuestro tiempo al contrario prefiere encontrar soluciones.  Para el mundo de los archivos, el problema reside en los documentos. ¿Cómo hacer que se alimente la gente sin llenar los supermercados? Numerosas soluciones han surgido que evitan el contacto humano y la manipulación de facturas. ¿Cómo hacer que se efectué un juicio sin que se llene una sala de audiencia? Las videoconferencias y los documentos digitales surgieron. Todos los servicios se pueden pagar en línea, y facturas y recibos son digitales. El fenómeno de la digitalización, iniciado ya hace un tiempo, se ha activado frente a la pandemia.  Los archivos históricos no escapan a ese cambio: numerosos proyectos de digitalización han sido resucitados para permitir la investigación, bloqueada con el cierre de las insti...

La post-pandemia es fuente de muchas preguntas para los archivistas. En República Dominicana estamos sintiendo la preocupación de esos colegas que llevan muchos años en la profesión, pero no han seguido capacitándose, en particular en la parte de los archivos digitales.   ¿Sus tareas han cambiado? Evidentemente. La pandemia cambió definitivamente nuestra profesión. Antes, nos enfrentábamos al archivo de siempre, en soporte papel, un poco de documentos audio y un poco de documentos digitales. Ahora, la parte digital ha aumentado de manera incontrolable y tanto los archivistas como las empresas no han encontrado todavía la manera de lidiar con ese nuevo modo de conservar la información. La pandemia con sus restricciones obligatorias ha obligado a todos a buscar soluciones virtuales a las dificultades de los contactos presenciales. Ahora, todas las empresas quieren digitalizar. Pero ¿cómo reacciona el archivista a esa necesidad? En muchos casos que hemos comprobado, no reacciona, ...

 Una de mis colaboradoras llegó esta mañana alborotada por algo oído por el radio de su vehículo. En un programa matutino llamado "Buen día con Aguilo", se hizo una pregunta al público:  ¿Cuales son a su juicio, los empleos que carecen de utilidad? Los oyentes citaron varios empleos entre los cuales los que verifican las facturas a la salida de un negocio, los parqueadores y ..... los archivistas !!!!!!! Precisamente hoy iniciaron las conferencias del ALA (Asociación Latinoamericana de Archivos) en México y estaba escuchando a Severiano Hernández Vicente, archivista español muy conocido en el medio, y cito sus palabras: "Sin archivos no hay transparencia ni buen gobierno. Un riesgo de los archivos es cuando no están en mano de un buen profesional". Les dejo reflexionar.

 El proceso de preparación de los documentos para su digitalización no es un proceso sencillo como muchos lo piensan. Está compuesto de varias actividades que se deben tomar en cuenta antes de escanear cualquier documentos: Los documentos y los expedientes están ordenados? Obviamente, aunque numerosos proyectos no contemplan esa parte, es evidente que sin organización no debe haber digitalización. Los documentos están en buen estado? Si están rotos, los debo reparar; pero cuidado, no con cinta pegante normal sino cinta especial (claro si la digitalización no es para destruir el papel). Si están doblados, los debo desdoblar. Existen objetos externos en los expedientes? Encontramos grapas, clips, ganchos, post it, y muchas cosas a veces inesperadas tales como rebanadas de pan con moho, flores o frutas secas o ardilla momificada! Todos esos objetos deben ser retirados, y está claro que los clips o las grapas (para los otros creo que es evidente) no deben volverse a colocar. La prepara...

 He tenido últimamente la oportunidad de comprobar que un proyecto de Gestión Documental mal preparado, mal planificado es fuente de numerosos inconvenientes tanto para los usuarios internos de los documentos como para los usuarios externos. Al efectuar un diagnóstico de un archivo donde se supone que ya todos los documentos han sido digitalizados, es penoso darse cuenta que no se tomo en cuenta el uso de esos documentos y que esa digitalización mal concebida debe rehacerse, con un costo mayor puesto que daña la imagen de la institución.  Lo mismo pasa cuando se inicia la ejecución de un proyecto cuyos términos de referencias no están claros y cada paso se debe volver a discutir en la marcha. Eso termina en un fracaso y lo mejor es cortar en lo sano mientras se pueda y no se haya agotado el presupuesto en acciones sin sentido. ¿Qué se debe hacer ANTES? Primero, fijar correctamente el o los objetivos: servicio más ágil al usuario, conservación, economía de espacio, etc. La inst...

  Esos tiempos de pandemia nos han trastornado la vida a todos. Pero los archivistas, acostumbrados a los tiempos difíciles recurren mucho al humor para alegrarse la vida en medio de documentos papel o digitales.  Me encanto este, encontrado en un blog archivístico británico...

2020 se ha acabado y estamos casí finalizando el primer trimestre del 2021. Y el Covid-19 sigue ahí, con sus consecuencias desastrosas para muchos.  Para relativizar y cumpliendo con un compromiso del año pasado, adjunto una pequeña bibliografía de las pandemias más conocidas de la Historia. BIBLIOGRAFIA Homero: La Iliada (siglo VIII A.C.),  Canto I Sófocles:  Edipo Rey  (aprox. 425 A.C.) Tucidides:  Historia de la  Guerra del Peloponesa, Libro II, cap.8  (siglo V A.C.) Tito Lucrecio Caro:  De la la naturaleza de las cosas  (aprox. 55 D.C.) Biblia: Desde la Genesis hasta el Apocalipsis. En el  Libro de Samuel (II-24) , Dios le da al rey David la elección entre 3 castigos: 7 años de hambruna, 3 meses 4e guerra o 3 días de peste. Eligió el tercero... También en el Deuteronomio (28, 21-22) etc. Procopio de Cesárea (siglo V)  describe la peste en la época de Justiniano Grégoire de Tours:  Historia de los Francos  (...

  ¡Cuando ya no esté, suélteme!  Déjeme ir   Porque tengo tantas cosas  ¡Qué hacer y ver!  ¡No llore cuando piense en mí!  ( Poema Amerindio ) "Tantas cosas que hacer y ver", así eras el Dr. Gérard Gaugé, siempre inquieto, siempre queriendo aprender algo nuevo, siempre investigando. Llegado a Santo Domingo a mediado de los 70 para enseñar biología marina en el marco de un programa de cooperación de su natal Francia, Gérard se casó y se quedó. Su vida no fue fácil, la biología marina no era una prioridad en su tierra de adopción y tuvó que volver a estudiar para convertirse en Documentalista en el Liceo Francés y la Alianza Francesa. Fue nuestro documentaliste en los últimos 20 años y sus inquietudes lo llevaron a estudiar conmigo la Archivística, en especial la parte de Conservación documental, más cercana a sus estudios originales. Esa inquietud suya hacia lo nuevo le permitió sobrepasar su odio hacia los equipos electrónicos para poder investigar más...

 La situación actual debe generar reflexiones. Antes del COVID-10, gran parte de la población mundial no sabía lo que es una pandemia y lo están aprendiendo "a la mala" como dicen los Dominicanos. Sin embargo,  las pandemias han sido un mal conocido al nivel mundial desde muy temprano y han sido descritas tanto por historiadores como por novelistas, dramaturgos y poetas. Conciernen varias enfermedades: peste, cólera, lepra; algunos mencionan como pandemia el ébola en el continente africano.  Un interesante reportaje de France 24 , cita 5 pandemias principales obviamente visto del lado europeo:    1.  La peste de Atenas , 430 A.C., primera pandemia documentada de la Historia, vino de Etiopía y mató a 1/3 de la población de la ciudad. Fue el inicio del fin del apogeo de Atenas. Tucidides, en la Historia de la Guerra del Peloponeso  (Libro II, cap. 8)   describe con muchos detalles los síntomas de la enfermedad y las consecuencias sobre el funciona...

Visitando últimamente numerosos archivos del Estado dominicano, me estoy preguntando una vez más cuál será el futuro del patrimonio documental del país. Algunos siguen religiosamente un sistema implantado en el 2000, o sea hace 20 años, sin pensar en modificar nada; otros han abandonado ese mismo sistema sin crear uno nuevo. el resultado general es el caos.  Cierto que ahora todo el mundo quiere digitalizar y piensa que eso será la panacea universal, lo que obviamente no es mi opinión. ¿Dónde aprenderán los descendientes de esa generación la historia de su país? ¿Quién me asegura que la data digital se conservará con la misma suerte que el papel? ¿Sabemos que el papel ha traspasado los siglos, pero una imagen digital? También hemos visto muchos proyectos de digitalización fracasados por la mala planificación y preparación de ese proyecto. Y de toda manera, la ley todavía obliga a conservar documentos papel. No debemos descuidar la conservación de los documentos papel mientras...