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(Extracto de la  Ponencia presentada en el marco del 6to. Encuentro Nacional de Archivo, organizado por el Archivo General de la Nación y la OPTIC, Santo Domingo, 2018) Últimamente, recibimos muchas llamadas de empresas que nos comentan que quieren implementar una oficina “paperless”. Pero, ¿qué significa exactamente? El termino no es nuevo, nació a inicio de la 2da Guerra Mundial y volvió a surgir en 1978 con Frederick Wilfrid, informático anglo-americano; pero la masificación del Internet la puso nuevamente de moda. De antemano, una precisión: “paperless” significa “sin papel”. Pero realmente se debe entender “con menos papel”. Es obvio que en República Dominicana todavía no hay manera de ir a un tribunal con documentos digitales o que la fiscalización no pida papeles. La implementación de una oficina “paperless” tiene realmente muchas ventajas que no siempre los empleados de una empresa entienden. Lo primero que piensan es que van a desaparecer puestos de trabajo. Ente...

( Conferencia dictada en el marco del 5to. Encuentro Nacional de Archivo, Santo Domingo, 2016 ). Quisiera iniciar citando una expresión que todos conocen, y es la de “archivo muerto”. Para todas las organizaciones, el documento “vive” mientras permanece en el archivador de la secretaria, hasta que a principio del año siguiente “muera”, al ser enviado en cajas de todo tipo a un almacén, donde permanecerá ad vitam eternam o hasta que se necesite el espacio. Situación actual ¿Por qué esa cita? Porque muestra con toda evidencia que no hay una conciencia clara de lo que es el flujo documental y en consecuencia no hay gestión del documento. En el famoso “archivo muerto” la documentación no fluye, pero resucita cuando se necesita algo. Sencillamente porque se mezclan ahí documentos de todos tipos y años, cuyo valor no ha sido establecido por medio a la llamada “Tabla de valoración documental” o “Calendario de eliminaciones”. La situación es igual – o casi igual - en todos los ...

La semana pasada, tuvo lugar en Santo Domingo  el 6to. Encuentro Nacional de Archivo, organizado cada dos años por el Archivo General de la Nación. Unos comentarios sobre ese evento, de los pocos que tenemos nosotros los archivistas, en esos predios. Debo reconocer que este año el nivel de las ponencias fue mucho más alto que en los años anteriores, con unas ponencias presentando experiencias en diferentes países, sobre lo que es la gestión documental. Muy interesante para mí y mis colaboradores. Sin embargo, quisiera hacer un llamado al A.G.N. para que se tome en cuenta el público dominicano. Con mas de 300 participantes, la mayoría de la administración pública, este evento fue un éxito en cuanto a participación. Pero ¿qué es lo que el público ha aprendido? Si escucho los comentarios recogidos por mi equipo, presente en la sala, gran parte de las ponencias no les llegaron a los oyentes: no las entendieron o no les intereso. Me parece que los organizadores deben tener un en...

Al parecer, Irma es uno de los más grandes huracanes de la historia y República Dominicana está en la trayectoria, sino de su ojo, por lo menos de sus vientos y de la lluvia que siempre traen esos fenómenos.  Es momento de recordar a todos los archivistas que es importante salvaguardar lo que está bajo nuestra custodia, o sea los archivos.Somos responsables de ellos y debemos hacer lo necesario para evitar un desastre. No dejen nada en el suelo por los riesgos de inundaciones. Aseguren las ventanas y no dejen nada cerca de ellas: el viento puede abrirlas y cualquier elemento volando romperlas. Desconecten todos los equipos. Es importante no dejar documentos fuera de su lugar, encima de escritorios etc. a fin de evitar pérdidas.  Luego del paso de Irma , si acaso tenemos expedientes mojados, recuerden que se deben secar lo más pronto posible. Segreguen las hojas (sino se forma un "pegote" que no hay manera de utilizar) y póngalas a secar en un luga...

Ahora que se acerca el Día Internacional de los Archivos (9 de junio), y como lo menciona el mensaje del Consejo Internacional de Archivos, " aprovechemos esta celebración para manifestar que la profesión archivística es divertida, inclusiva, diversa y útil para todos". ¡ No todo es papeles viejos y sucios, desorden y ratones! Precisamente, el hecho de trabajar en ambientes a veces difíciles, ha permitido a los archivistas desarrollar un fuerte y peculiar sentido del humar sobre la profesión y ellos mismos.  El archivista, que desde tiempo atrás en los orígenes de la profesión, viene con una sólida formación de historiador, no teme burlarse de lo más sagrado para él: el documento histórico, base de nuestro patrimonio, testigo de siglos de acontecimientos. Esa caricatura de Dominic , que conocen todos mis estudiantes de la Escuela Nacional de la Judicatura (la risa ayuda al entendimiento de los conceptos, especialmente cuando la Archivística es una materia t...

Es algo común: todas las empresas o casi todas, quieren digitalizar sus archivos. La publicidad de los vendedores de software, muy agresiva, convence a cualquiera. Y muchos se dejan atrapar en un proyecto no pensado, no planificado de una digitalización a veces excesiva, sin pensar en lo que viene luego. Todos los días nos encontramos con clientes decepcionados que nos cuentan la misma historia: "nos digitalizaron todo pero...". Ese "pero" esconde un sinnúmero de inconvenientes, que se hubiesen podido evitar si la organización se hubiese empoderado del proyecto. En claro, ella es la culpable si algo sale mal. Es de suma importancia "preparar" y "prepararse" para un proyecto que cambia el funcionamiento de una empresa. ¿Se ha pensado en la gestión del cambio? ¿El personal - y no solo los archivistas - ha sido orientado hacia ese cambio? La capacitación de los recursos humanos es la clave del éxito de un proyecto de este tipo. Una de las p...

Es una pregunta que me hago continuamente, cuando visito archivos o más bien depósitos de papel. En efecto, si nos apegamos a la definición del Consejo Internacional de Archivos, " Los archivos son el conjunto de los documentos recibidos o constituidos por una persona física o moral, o por un organismo público o privado, resultando de su actividad, organizado en consecuencia de esta actividad y conservado en vista de una eventual utilización ", realmente la mayoría de los "archivos" visitados no cumplen con esa definición. Cuando se le pregunta al archivista de turno el por qué de la mala conservación, de la mala organización, sobre la ausencia de sistema de clasificación, en muchos casos no entienden las preguntas. Prácticamente ninguno sabe lo que es una tabla de valoración documental o un calendario de eliminación. Y si se le pregunta por los cursos que ha hecho, menciona algunos sin relación con los archivos. "No hay dinero para eso" dicen. Las ...