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De gran interés para los archivistas y los juristas la sentencia T-398-15 del Tribunal Constitucional de Colombia que obliga el Municipio de Montería   a reconocer como válidas copias de documentos que deberían estar en sus archivos y a efectuar la reconstrucción del expediente original.   Cito: “En el caso que ocupa la atención de la Sala, los archivos que contenían la información laboral del actor no se encuentran porque al parecer fueron destruidos como resultado de las tomas guerrilleras, y aunque resulte lamentable esta situación, la Alcaldía Municipal debió reconstruir los expedientes que resultaron afectados por esta situación. No hacerlo, constituye una grave violación a los derechos de las personas que trabajaron al servicio de la administración municipal, pues casos como el presente se está impidiendo el acceso a una futura pensión de vejez.”  “ Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborad...

Escuchamos constantemente quejas sobre proyectos de digitalización mal llevado, o sea sin un control de calidad adecuado. No solo es necesario organizar los documentos antes del proceso y decidir antes también lo que se va a digitalizar. Es una obligación para un profesional serio controlar la calidad del producto que entrega al usuario. O sea la calidad de las imágenes, una imagen sin nitidez o con una inclinación de más de 5% debe ser rechazada. Pero también la calidad de la data; los errores en nombres y apellidos son fatales, solo hay que preguntárselo a los ciudadanos que pasan un vía crucis con la cédula de identidad por el hecho que la captura de las actas de nacimiento no se ha verificado correctamente. Sabemos que la perfección no existe pero hay que tratar de acercársele lo más posible, para el beneficio del usuario.

Me molesta cuando oigo alguien señalar un mal funcionamiento relacionado con los expedientes judiciales. Una gran parte de nuestro equipo ha trabajado con esos archivos durante mucho tiempo y con mucha entrega, en especial con los archivos de las jurisdicciones penal e inmobiliaria; es doloroso darse cuenta que esa labor parece haber sido inútil. En efecto, si no hay continuidad, las horas de trabajo dedicadas a los archivos judiciales desaparecen. Los expedientes vuelven a maltratarse. Los documentos vuelven a traspapelarse. El espacio falta. La capacitación falla. El personal se desinteresa y todo vuelve – como dicen los militares – a la posición anterior. ¡Qué pena!

Se habla mucho de transparencia, de gobierno abierto. Las redes sociales están llenas de mensajes sobre ello. Se supone que esa transparencia debe ir eliminándola corrupción en la administración del Estado. Los archivos son un elemento importante en ese proceso. La corrupción inicia traspapelando documentos para precisamente darle la vuelta a la transparencia: se publican los documentos pero incompletos y todos sabemos que un expediente incompleto puede llevar a una conclusión totalmente equivocada. La corrupción sigue alterando documentos: se falsifican actas de nacimiento para obtener visas o lograr “firmarse” como pelotero, se falsifican títulos de propiedad, se falsifican títulos universitarios etc. etc. Le toca al archivo custodiar los documentos, garantizar la integridad de un expediente y su autenticidad. Tremenda tarea espera al archivista!

En ocasión del 5to aniversario de la muerte del esposo de una amiga mía, el baterista francés Gilles Choir ( https://www.youtube.com/watch?v=1CdhcCCZizI ), se me ocurrió tocar hoy el tema de los archivos de la música. Son complejos, puesto que se componen no solo de documentos papel pero también de documentos audiovisuales. Los formatos pueden ser muy diferentes, no solo en lo que se refiere al audio y audiovisual (casetes, VHS, DVD, CD, publicaciones en la Web etc.) sino también los documentos papel, ya que los artistas componen sobre cualquier cosa que se le ocurra en el momento: servilletas, cartones, pedazos de tela y papel de música. Deben ser vinculados entre sí de forma tal que el investigador pueda recorrer la historia de una pieza musical. Algunos Archivos de la Música también lo vinculan con los instrumentos utilizados, conservados en un pequeño museo. A menudo esos archivos funcionan en los Conservatorios de Música o las Escuelas de Bellas Artes a fin de apoyar la enseñanza...

Me llamó la atención hoy una publicación del Diario Libre sobre la inauguración de un museo para los corruptos en Tailandia. Interesante sería también poder consultar los archivos correspondientes a los casos señalados. ¿Permitirá ese museo erradicar esa práctica en Tailandia? Si es así, ¿Cuál otro país se animaría a repetir la experiencia? Porque no creo que solo en Tailandia hay corruptos… http://elcomercio.pe/mundo/asia/abre-museo-corrupcion-tailandia-video-noticia-1841916

Siempre lo repetimos: el archivo es una zona reservada y lo que se hace ahí le pertenece a la organización y no debe ser divulgado. Todos lo saben. Sin embargo, se toman fotos, muchas fotos últimamente con la ayuda de los celulares… Lo que NO se debe hacer es publicar esas fotos en las redes sociales. Esa reflexión fue motivada por lo que recién pude ver en Facebook: fotos de un cumpleaños en un archivo, con fondo de cajas identificadas con las siglas de la institución. Las personas fácilmente identificables podrían, en caso de algunas organizaciones, ser objetos de presión para conseguir algo de esas organizaciones. Eso ya se ha visto, así que, amigos (as) archivistas, tratemos de evitar un posible problema para el archivista, el archivo y la institución misma.