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Al parecer, Irma es uno de los más grandes huracanes de la historia y República Dominicana está en la trayectoria, sino de su ojo, por lo menos de sus vientos y de la lluvia que siempre traen esos fenómenos.  Es momento de recordar a todos los archivistas que es importante salvaguardar lo que está bajo nuestra custodia, o sea los archivos.Somos responsables de ellos y debemos hacer lo necesario para evitar un desastre. No dejen nada en el suelo por los riesgos de inundaciones. Aseguren las ventanas y no dejen nada cerca de ellas: el viento puede abrirlas y cualquier elemento volando romperlas. Desconecten todos los equipos. Es importante no dejar documentos fuera de su lugar, encima de escritorios etc. a fin de evitar pérdidas.  Luego del paso de Irma , si acaso tenemos expedientes mojados, recuerden que se deben secar lo más pronto posible. Segreguen las hojas (sino se forma un "pegote" que no hay manera de utilizar) y póngalas a secar en un luga...

Ahora que se acerca el Día Internacional de los Archivos (9 de junio), y como lo menciona el mensaje del Consejo Internacional de Archivos, " aprovechemos esta celebración para manifestar que la profesión archivística es divertida, inclusiva, diversa y útil para todos". ¡ No todo es papeles viejos y sucios, desorden y ratones! Precisamente, el hecho de trabajar en ambientes a veces difíciles, ha permitido a los archivistas desarrollar un fuerte y peculiar sentido del humar sobre la profesión y ellos mismos.  El archivista, que desde tiempo atrás en los orígenes de la profesión, viene con una sólida formación de historiador, no teme burlarse de lo más sagrado para él: el documento histórico, base de nuestro patrimonio, testigo de siglos de acontecimientos. Esa caricatura de Dominic , que conocen todos mis estudiantes de la Escuela Nacional de la Judicatura (la risa ayuda al entendimiento de los conceptos, especialmente cuando la Archivística es una materia t...

Es algo común: todas las empresas o casi todas, quieren digitalizar sus archivos. La publicidad de los vendedores de software, muy agresiva, convence a cualquiera. Y muchos se dejan atrapar en un proyecto no pensado, no planificado de una digitalización a veces excesiva, sin pensar en lo que viene luego. Todos los días nos encontramos con clientes decepcionados que nos cuentan la misma historia: "nos digitalizaron todo pero...". Ese "pero" esconde un sinnúmero de inconvenientes, que se hubiesen podido evitar si la organización se hubiese empoderado del proyecto. En claro, ella es la culpable si algo sale mal. Es de suma importancia "preparar" y "prepararse" para un proyecto que cambia el funcionamiento de una empresa. ¿Se ha pensado en la gestión del cambio? ¿El personal - y no solo los archivistas - ha sido orientado hacia ese cambio? La capacitación de los recursos humanos es la clave del éxito de un proyecto de este tipo. Una de las p...

Es una pregunta que me hago continuamente, cuando visito archivos o más bien depósitos de papel. En efecto, si nos apegamos a la definición del Consejo Internacional de Archivos, " Los archivos son el conjunto de los documentos recibidos o constituidos por una persona física o moral, o por un organismo público o privado, resultando de su actividad, organizado en consecuencia de esta actividad y conservado en vista de una eventual utilización ", realmente la mayoría de los "archivos" visitados no cumplen con esa definición. Cuando se le pregunta al archivista de turno el por qué de la mala conservación, de la mala organización, sobre la ausencia de sistema de clasificación, en muchos casos no entienden las preguntas. Prácticamente ninguno sabe lo que es una tabla de valoración documental o un calendario de eliminación. Y si se le pregunta por los cursos que ha hecho, menciona algunos sin relación con los archivos. "No hay dinero para eso" dicen. Las ...

A mi regreso de un viaje relampago a Francia, me encontré con la noticia siguiente publicada el 13 de noviembre en el Diario Libre: " Poder Judicial inicia plan piloto para digitalizar el Registro de Título s".  Pregunto: ¿Y todo  el proyecto de organización y digitalización que inició desde el 2003 ya no sirve? ¿Cuantas veces vamos a rehacer lo mismo para favorecer a algunos en detrimento del usuario? Estamos hablando del mismo plan de integración que se visualizó desde el inicio del 2001 y que dio vida al llamado"SIRCEA", el cual al parecer ya no funciona, puesto que lo van a sustituir. Y ¿por que volver a digitalizar lo que ya es digital? Si no entendí, que alguien me explique, pero realmente no entiendo. Conozco bien los archivos judiciales y en especial los de la Jurisdicción Inmobiliaria. Redigitalizar lo hecho es una aberración. Digitalizar todos los expedientes también lo es: una gran parte nunca se consulta. El gasto está desproporcionado frente al ben...

Matthew, como cualquier vaguada, tormenta o ciclón trae mucha agua, y quién dice agua dice también humedad. Es un buen momento para recordar los posibles daños que producen fenómenos atmosféricos similares.  Muchas empresas - y eso incluye la mayoría de las que ofrecen servicios de custodia de documentos -almacenan los archivos en naves cuyo techo no ofrece seguridad en caso de un ciclón de categoría 4. Por falta de mantenimiento de los techos, hemos visto los archivistas colocar "fundas de basura" a modo de lona sobre los anaqueles para proteger las cajas de documentos de goteras detectadas y no reparadas. Una parte importante en la conservación documental es el mantenimiento de la infraestructura destinada a albergar el patrimonio documental de la empresa. Ese mantenimiento no solo incluye los techos pero también las instalaciones eléctricas, a menudo deficiente, causa posible de corto-circuito o sea de incendio. Que recuerden los archivistas que deben tener un plan ...

¡Qué lamentable es el panorama que recoge la prensa! Acabo de leer ese artículo "Así es el archivo de expedientes en el Palacio de Justicia de SD" y no puedo dejar de pensar en un proyecto que ejecutamos en el Palacio de Justicia de Ciudad Nueva, donde entregamos en el 2001 los archivos de 17 tribunales organizados y recuperables por una base de datos sencilla. Lamentablemente, no hay seguimiento a esos proyectos de organización de documentos en el Estado Dominicano. Luego de cierto tiempo, hay que volver a hacer un trabajo cuyos resultados deberían haberse mantenido. El costo de esa "dejadez" de todos los organismos de los 3 poderes del Estado es enorme y al parecer a nadie le duele. Pero cuando uno ha estado trabajando de cerca con los archivos del Poder Judicial, como es el caso mío y del equipo de PapyrusTech, nos duele ver que no se trata de dinero como lo dicen algunos. Dinero hay. Solo hay que consultar las Actas del Consejo del Poder Judicial para darse c...