¡Qué lamentable es el panorama que recoge la prensa! Acabo de leer ese artículo "Así es el archivo de expedientes en el Palacio de Justicia de SD" y no puedo dejar de pensar en un proyecto que ejecutamos en el Palacio de Justicia de Ciudad Nueva, donde entregamos en el 2001 los archivos de 17 tribunales organizados y recuperables por una base de datos sencilla. Lamentablemente, no hay seguimiento a esos proyectos de organización de documentos en el Estado Dominicano. Luego de cierto tiempo, hay que volver a hacer un trabajo cuyos resultados deberían haberse mantenido. El costo de esa "dejadez" de todos los organismos de los 3 poderes del Estado es enorme y al parecer a nadie le duele. Pero cuando uno ha estado trabajando de cerca con los archivos del Poder Judicial, como es el caso mío y del equipo de PapyrusTech, nos duele ver que no se trata de dinero como lo dicen algunos. Dinero hay. Solo hay que consultar las Actas del Consejo del Poder Judicial para darse cuenta. Pero al parecer, los archivos no son prioridad...
En cualquier organización, el almacenamiento y conservación de los planos es un dolor de cabeza. Los encontramos encima de los archivadores o en zafacones, a menudo maltratados. Hay que diferenciar entre copias para uso de los ingenieros en el terreno y originales con firmas y aprobaciones de los organismos competentes. Los primeros sirven para un uso diario y pueden ser desechados luego. Los segundos deben ser protegidos puesto que son parte de la memoria de la organización. Si bien la copia para uso en el terreno pueden guardarse enrollados en un zafacón, los originales deben ser ordenados correctamente y colocados en unidades de almacenamiento, específicamente diseñadas para esos fines. Tenemos varias posibilidades: almacenamiento horizontal, vertical o cajas. Los archivadores con gavetas horizontales se pueden usar si no se recarga demasiado la gaveta y el archivista es muy cuidadoso al momento de sacar o entrar un plano; de lo contrario, los documentos se van rompiendo y d...
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