PapyrusBlog

Es una pregunta que me hago continuamente, cuando visito archivos o más bien depósitos de papel. En efecto, si nos apegamos a la definición del Consejo Internacional de Archivos, " Los archivos son el conjunto de los documentos recibidos o constituidos por una persona física o moral, o por un organismo público o privado, resultando de su actividad, organizado en consecuencia de esta actividad y conservado en vista de una eventual utilización ", realmente la mayoría de los "archivos" visitados no cumplen con esa definición. Cuando se le pregunta al archivista de turno el por qué de la mala conservación, de la mala organización, sobre la ausencia de sistema de clasificación, en muchos casos no entienden las preguntas. Prácticamente ninguno sabe lo que es una tabla de valoración documental o un calendario de eliminación. Y si se le pregunta por los cursos que ha hecho, menciona algunos sin relación con los archivos. "No hay dinero para eso" dicen. Las ...

A mi regreso de un viaje relampago a Francia, me encontré con la noticia siguiente publicada el 13 de noviembre en el Diario Libre: " Poder Judicial inicia plan piloto para digitalizar el Registro de Título s".  Pregunto: ¿Y todo  el proyecto de organización y digitalización que inició desde el 2003 ya no sirve? ¿Cuantas veces vamos a rehacer lo mismo para favorecer a algunos en detrimento del usuario? Estamos hablando del mismo plan de integración que se visualizó desde el inicio del 2001 y que dio vida al llamado"SIRCEA", el cual al parecer ya no funciona, puesto que lo van a sustituir. Y ¿por que volver a digitalizar lo que ya es digital? Si no entendí, que alguien me explique, pero realmente no entiendo. Conozco bien los archivos judiciales y en especial los de la Jurisdicción Inmobiliaria. Redigitalizar lo hecho es una aberración. Digitalizar todos los expedientes también lo es: una gran parte nunca se consulta. El gasto está desproporcionado frente al ben...

Matthew, como cualquier vaguada, tormenta o ciclón trae mucha agua, y quién dice agua dice también humedad. Es un buen momento para recordar los posibles daños que producen fenómenos atmosféricos similares.  Muchas empresas - y eso incluye la mayoría de las que ofrecen servicios de custodia de documentos -almacenan los archivos en naves cuyo techo no ofrece seguridad en caso de un ciclón de categoría 4. Por falta de mantenimiento de los techos, hemos visto los archivistas colocar "fundas de basura" a modo de lona sobre los anaqueles para proteger las cajas de documentos de goteras detectadas y no reparadas. Una parte importante en la conservación documental es el mantenimiento de la infraestructura destinada a albergar el patrimonio documental de la empresa. Ese mantenimiento no solo incluye los techos pero también las instalaciones eléctricas, a menudo deficiente, causa posible de corto-circuito o sea de incendio. Que recuerden los archivistas que deben tener un plan ...

¡Qué lamentable es el panorama que recoge la prensa! Acabo de leer ese artículo "Así es el archivo de expedientes en el Palacio de Justicia de SD" y no puedo dejar de pensar en un proyecto que ejecutamos en el Palacio de Justicia de Ciudad Nueva, donde entregamos en el 2001 los archivos de 17 tribunales organizados y recuperables por una base de datos sencilla. Lamentablemente, no hay seguimiento a esos proyectos de organización de documentos en el Estado Dominicano. Luego de cierto tiempo, hay que volver a hacer un trabajo cuyos resultados deberían haberse mantenido. El costo de esa "dejadez" de todos los organismos de los 3 poderes del Estado es enorme y al parecer a nadie le duele. Pero cuando uno ha estado trabajando de cerca con los archivos del Poder Judicial, como es el caso mío y del equipo de PapyrusTech, nos duele ver que no se trata de dinero como lo dicen algunos. Dinero hay. Solo hay que consultar las Actas del Consejo del Poder Judicial para darse c...

Esta semana leímos una noticia preocupante. Según un artículo publicado por Noticias SIN, " Desconocidos incendian ayuntamiento del Limón " y en particular sus archivo, como lo muestra una de las fotos: Al mirar las fotos de lo quemado, al parecer lo único importante eran los archivos. La pregunta es ¿Por qué? Y eso me recuerda el caso Enron, cuando se quemó un depósito entero de archivos para eliminar pruebas. Los archivos son testimonios. Apoyan nuestros derechos. Cualquier atentado contra un archivo público - como lo es un archivo de ayuntamiento -  va en contra de los derechos de los ciudadanos.  Al parecer, esas gavetas no estaban cerradas con llave, lo que me lleva a otra pregunta: ¿Como un Estado pretende hacer respetar los derechos si no protege sus archivos?  Los documentos de archivos deben resguardarse de forma segura y lo mínimo es utilizar archivadores que cierran con llave o combinación. También utilizar los mecanismos necesarios para una efi...

Recibí esos días unas fotografías de documentos encontrados en un proyecto que tenemos en una institución pública. Quisiera compartirlas. Siempre me duele ver el poco respeto que algunas personas le tienen al documento. Y al mismo tiempo sigo sorprendiéndome de lo que entiende la gente que "se debe guardar". Al lado de documentos literalmente podridos (al parecer se mojaron), una caja alberga ejemplares del periódico Diario Libre del 2002.  Lo interesante de un proyecto de valoración documental ejecutado sobre documentos almacenados desde un tiempo indefinido y sin consulta, es que a la hora de presentar una valoración de esa documentación olvidada, se despierta el interés de los usuarios, los cuales no aprueban la recomendación de expurgo y se llevan los documentos. Esperamos no volverlos a encontrar en la misma situación... 

Me faltó tiempo para hacer algunos comentarios sobre el 5to Encuentro Nacional de Archivos y 2do Seminario Iberoamericano de Archivos. Ahí se juntaron varios directores de archivos nacionales y especialistas en Archivística de América Latina, España y Portugal. Me dio gusto volver a ver después de muchos años a la muy conocida Alicia Casas de Barrán, de Uruguay y charlar un buen rato con Ramón Alberch Fugueras. Muchas ponencias en ese encuentro, demasiado diría yo, de niveles muy diferentes. El AGN ha hecho un gran esfuerzo esfuerzo  en la coordinación de las actividades, pero creo que sería bueno reducir el número de ponencias, en ocasión redundantes, y permitir más intercambio; oí varias personas quejándose que no se le respondió la pregunta.  Pienso también que no todo es archivos históricos. De hecho, el tema permitía hablar de cualquier período del ciclo documental. Por las conversaciones que sostuvimos, nos pudimos dar cuenta que muchos de los participantes buscaban...