PapyrusBlog

 Una de mis colaboradoras llegó esta mañana alborotada por algo oído por el radio de su vehículo. En un programa matutino llamado "Buen día con Aguilo", se hizo una pregunta al público:  ¿Cuales son a su juicio, los empleos que carecen de utilidad? Los oyentes citaron varios empleos entre los cuales los que verifican las facturas a la salida de un negocio, los parqueadores y ..... los archivistas !!!!!!! Precisamente hoy iniciaron las conferencias del ALA (Asociación Latinoamericana de Archivos) en México y estaba escuchando a Severiano Hernández Vicente, archivista español muy conocido en el medio, y cito sus palabras: "Sin archivos no hay transparencia ni buen gobierno. Un riesgo de los archivos es cuando no están en mano de un buen profesional". Les dejo reflexionar.

 El proceso de preparación de los documentos para su digitalización no es un proceso sencillo como muchos lo piensan. Está compuesto de varias actividades que se deben tomar en cuenta antes de escanear cualquier documentos: Los documentos y los expedientes están ordenados? Obviamente, aunque numerosos proyectos no contemplan esa parte, es evidente que sin organización no debe haber digitalización. Los documentos están en buen estado? Si están rotos, los debo reparar; pero cuidado, no con cinta pegante normal sino cinta especial (claro si la digitalización no es para destruir el papel). Si están doblados, los debo desdoblar. Existen objetos externos en los expedientes? Encontramos grapas, clips, ganchos, post it, y muchas cosas a veces inesperadas tales como rebanadas de pan con moho, flores o frutas secas o ardilla momificada! Todos esos objetos deben ser retirados, y está claro que los clips o las grapas (para los otros creo que es evidente) no deben volverse a colocar. La prepara...

 He tenido últimamente la oportunidad de comprobar que un proyecto de Gestión Documental mal preparado, mal planificado es fuente de numerosos inconvenientes tanto para los usuarios internos de los documentos como para los usuarios externos. Al efectuar un diagnóstico de un archivo donde se supone que ya todos los documentos han sido digitalizados, es penoso darse cuenta que no se tomo en cuenta el uso de esos documentos y que esa digitalización mal concebida debe rehacerse, con un costo mayor puesto que daña la imagen de la institución.  Lo mismo pasa cuando se inicia la ejecución de un proyecto cuyos términos de referencias no están claros y cada paso se debe volver a discutir en la marcha. Eso termina en un fracaso y lo mejor es cortar en lo sano mientras se pueda y no se haya agotado el presupuesto en acciones sin sentido. ¿Qué se debe hacer ANTES? Primero, fijar correctamente el o los objetivos: servicio más ágil al usuario, conservación, economía de espacio, etc. La inst...