martes, 22 de noviembre de 2016

El via crucis de los usuarios de los archivos de la Jurisdicción Inmobiliaria

A mi regreso de un viaje relampago a Francia, me encontré con la noticia siguiente publicada el 13 de noviembre en el Diario Libre: "Poder Judicial inicia plan piloto para digitalizar el Registro de Títulos". Pregunto: ¿Y todo  el proyecto de organización y digitalización que inició desde el 2003 ya no sirve? ¿Cuantas veces vamos a rehacer lo mismo para favorecer a algunos en detrimento del usuario? Estamos hablando del mismo plan de integración que se visualizó desde el inicio del 2001 y que dio vida al llamado"SIRCEA", el cual al parecer ya no funciona, puesto que lo van a sustituir. Y ¿por que volver a digitalizar lo que ya es digital? Si no entendí, que alguien me explique, pero realmente no entiendo.

Conozco bien los archivos judiciales y en especial los de la Jurisdicción Inmobiliaria. Redigitalizar lo hecho es una aberración. Digitalizar todos los expedientes también lo es: una gran parte nunca se consulta. El gasto está desproporcionado frente al beneficio. Pero al parecer hay una suma millonaria para eso, cuando muchos tribunales no tienen ni lo necesario. Y ¿donde se ha publicado esa licitación?

Realmente algunos asuntos me molestan. 

miércoles, 5 de octubre de 2016

A propósito de Matthew...

Matthew, como cualquier vaguada, tormenta o ciclón trae mucha agua, y quién dice agua dice también humedad. Es un buen momento para recordar los posibles daños que producen fenómenos atmosféricos similares. 
Muchas empresas - y eso incluye la mayoría de las que ofrecen servicios de custodia de documentos -almacenan los archivos en naves cuyo techo no ofrece seguridad en caso de un ciclón de categoría 4. Por falta de mantenimiento de los techos, hemos visto los archivistas colocar "fundas de basura" a modo de lona sobre los anaqueles para proteger las cajas de documentos de goteras detectadas y no reparadas.
Una parte importante en la conservación documental es el mantenimiento de la infraestructura destinada a albergar el patrimonio documental de la empresa. Ese mantenimiento no solo incluye los techos pero también las instalaciones eléctricas, a menudo deficiente, causa posible de corto-circuito o sea de incendio.
Que recuerden los archivistas que deben tener un plan de emergencia para hacer frente a cualquier eventualidad, y que ese plan debe actualizarse regularmente. Que también cada persona debe saber que hacer en cualquier circunstancia.
¿Están listos todos para enfrentar cualquier eventualidad?

miércoles, 7 de septiembre de 2016

Expedientes judiciales al abandono


¡Qué lamentable es el panorama que recoge la prensa! Acabo de leer ese artículo "Así es el archivo de expedientes en el Palacio de Justicia de SD" y no puedo dejar de pensar en un proyecto que ejecutamos en el Palacio de Justicia de Ciudad Nueva, donde entregamos en el 2001 los archivos de 17 tribunales organizados y recuperables por una base de datos sencilla. Lamentablemente, no hay seguimiento a esos proyectos de organización de documentos en el Estado Dominicano. Luego de cierto tiempo, hay que volver a hacer un trabajo cuyos resultados deberían haberse mantenido. El costo de esa "dejadez" de todos los organismos de los 3 poderes del Estado es enorme y al parecer a nadie le duele. Pero cuando uno ha estado trabajando de cerca con los archivos del Poder Judicial, como es el caso mío y del equipo de PapyrusTech, nos duele ver que no se trata de dinero como lo dicen algunos. Dinero hay. Solo hay que consultar las Actas del Consejo del Poder Judicial para darse cuenta. Pero al parecer, los archivos no son prioridad...




viernes, 19 de agosto de 2016

¿Miedo al castigo o negligencia?


Esta semana leímos una noticia preocupante. Según un artículo publicado por Noticias SIN, "Desconocidos incendian ayuntamiento del Limón" y en particular sus archivo, como lo muestra una de las fotos:


Al mirar las fotos de lo quemado, al parecer lo único importante eran los archivos.
La pregunta es ¿Por qué? Y eso me recuerda el caso Enron, cuando se quemó un depósito entero de archivos para eliminar pruebas.
Los archivos son testimonios. Apoyan nuestros derechos. Cualquier atentado contra un archivo público - como lo es un archivo de ayuntamiento -  va en contra de los derechos de los ciudadanos. 
Al parecer, esas gavetas no estaban cerradas con llave, lo que me lleva a otra pregunta: ¿Como un Estado pretende hacer respetar los derechos si no protege sus archivos? 
Los documentos de archivos deben resguardarse de forma segura y lo mínimo es utilizar archivadores que cierran con llave o combinación. También utilizar los mecanismos necesarios para una eficaz protección contra fuego y agua. 

No creo que El Limón sea el único ayuntamiento con fallos en su seguridad. Todos administran servicios públicos, desde la recogida de la basura hasta los cementerios, funerarias municipales y mercados. Son responsables además del ornato de la municipalidad, y cada uno ejecuta proyectos específicos. Esos servicios generan documentación financiera y legal cuya desaparición podría favorecer intereses particulares. 
Los archivos públicos están bajo la supervisión del Archivo General de la Nación, el cual debe empezar a hacer respetar la Ley General de Archivo (481-08) y su Reglamento de aplicación (129-10) que dice:

"ARTÍCULO 70. Sustracción, Depredaciones o Destrucciones por Negligencia. Cuando se produzca la sustracción, deterioro o destrucción intencional de documentos de cualquier naturaleza pertenecientes al SNA, por negligencia descuido u omisión de los empleados directamente responsables de la custodia o resguardo del archivo continente del documento, o temporal u ocasionalmente tenedor o directamente en contacto con el mismo, previo a la ocurrencia del robo, son castigables con penas de seis (6) meses a dos (2) años de prisión correccional y multas de cinco (5) a diez (lO) sueldos mínimos."

jueves, 11 de agosto de 2016

Ausencia de conservación documental

Recibí esos días unas fotografías de documentos encontrados en un proyecto que tenemos en una institución pública. Quisiera compartirlas.




Siempre me duele ver el poco respeto que algunas personas le tienen al documento. Y al mismo tiempo sigo sorprendiéndome de lo que entiende la gente que "se debe guardar". Al lado de documentos literalmente podridos (al parecer se mojaron), una caja alberga ejemplares del periódico Diario Libre del 2002. 
Lo interesante de un proyecto de valoración documental ejecutado sobre documentos almacenados desde un tiempo indefinido y sin consulta, es que a la hora de presentar una valoración de esa documentación olvidada, se despierta el interés de los usuarios, los cuales no aprueban la recomendación de expurgo y se llevan los documentos. Esperamos no volverlos a encontrar en la misma situación... 

viernes, 15 de julio de 2016

La valoración documental

Me faltó tiempo para hacer algunos comentarios sobre el 5to Encuentro Nacional de Archivos y 2do Seminario Iberoamericano de Archivos. Ahí se juntaron varios directores de archivos nacionales y especialistas en Archivística de América Latina, España y Portugal. Me dio gusto volver a ver después de muchos años a la muy conocida Alicia Casas de Barrán, de Uruguay y charlar un buen rato con Ramón Alberch Fugueras.
Muchas ponencias en ese encuentro, demasiado diría yo, de niveles muy diferentes. El AGN ha hecho un gran esfuerzo esfuerzo  en la coordinación de las actividades, pero creo que sería bueno reducir el número de ponencias, en ocasión redundantes, y permitir más intercambio; oí varias personas quejándose que no se le respondió la pregunta. 
Pienso también que no todo es archivos históricos. De hecho, el tema permitía hablar de cualquier período del ciclo documental. Por las conversaciones que sostuvimos, nos pudimos dar cuenta que muchos de los participantes buscaban respuestas a problemas precisos de valoración que confrontan a diario en los archivos de gestión, que serán nuestros futuros archivos históricos, los cuales se llenarán de basura si no se toman medidas al inicio del ciclo.
Ver ponencia "La noción de valoración documental en el sector privado dominicano".



jueves, 9 de junio de 2016

A propósito de lluvia

A propósito de las lluvias y de las inundaciones causadas por esa en las últimas semanas, no solo aquí en República Dominicana, sino en muchos sitios, me parece interesante consultar el Blog de Gallica (Biblioteca Nacional de Francia) que publica en el día de hoy, bajo la firma de Gilles Kremer y Sylvie Voisin, un recordatorio de las inundaciones causadas por el Sena desde 1648.
Vemos aquí un plano de las zonas de París inundada en 1802:


Y también unos dibujos publicados por la prensa en 1876:


Termino sobre una fotografía actual, tomada hace unos días por un amigo mío:


viernes, 13 de mayo de 2016

Hablando de elecciones...



Según el artículo de Christophe Voilliot "Histoire delas elecciones" (Encyclopaedia Universalis), en la Grecia del siglo V A.C., solo se elegían a los generales y los responsables de las finanzas. La mayoría de los magistrados y funcionarios se seleccionaban por el sistema del sorteo, considerado como más democrático. La elección, al contrario, ponía en juego el poder social de los candidatos y su familia y era sinónimo de gobierno oligárquico o aristocrático. Esa desconfianza por las elecciones se explica fácilmente. Para los antiguos Griegos, era esencial garantizar una rotación de los puestos porque todo el mundo debía ser a la vez y sucesivamente gobernante y gobernado. Pero la libertad de elegir implica también la de re-elegir, y la tentación de perpetuar a través del mecanismo de la elección, un poder personal que puede llevar a una dictadura.


Interesante punto de vista de los sabios de la Antigüedad...

lunes, 25 de abril de 2016

Protección de la vida privada de las personas

Asistiendo hace unos días a la presentación del libro "La protección jurídico-penal de la vida privada frente a las tecnologías de la información y de la comunicación", de Désirée Barinas Ubiñas, me vino a la mente el estudio de Terry Cook "La evaluación archivística de los documentos que contienen informaciones personales", publicado en 1991 en el marco del Programa RAMP de la UNESCO. Obviamente, el enfoque es distinto y han pasado unos cuantos años desde la publicación de Cook. Pero los dos textos se refieren al respeto de la vida privada de las personas, y tocan directamente la ética del que trabaja con gestión documental, que sea en soporte papel o soporte digital.

Cito Cook:
"Hay que recordar que las informaciones sobre las personas son informaciones que los propios ciudadanos suministran sobre si mismos; se observa una restricción creciente de esa información y de su utilización por la administración pública. Un número creciente de países cuenta con leyes sobre la vida privada que limitan drásticamente el acopio (y mucho más la utilización) de ciertos tipos de informaciones personales por parte del Estado y, por consiguiente, de sus archivos. Se ha llegado a prohibir la interconexión de informaciones existentes en distintos fondos o bases de datos para obtener un perfil más amplio del ciudadano. Las leyes sobre la protección de la vida privada prohíben también la utilización de las informaciones personales con fines administrativos que no sean los que motivaron su acopio. E incluso cuando se autoriza la creación de ciertos tipos de registros de informaciones sobre las personas, se obstaculiza la actividad del archivero porque la ley prohíbe explícitamente la transferencia de esos registros a los archivos."

Cito Désirée Barinas:
"La regulación del tratamiento de los datos personales se erige como un pilar protector de la vida privada frente a un ciberespacio donde las personas se  ven reducidas a ceros y a unos. Ahora bien, esta tutela se debe expandir no sólo a los datos personales sino a todos los datos relacionados con una persona en la medida que configura su personalidad e identidad digital".

Si bien Terry Cook († 2014) era archivista y Désirée Barinas abogada, los dos recalcan la necesidad de proteger la vida privada de las personas, protección que se dificulta más hoy por el uso (y abuso) de las redes sociales.

Dos textos que deben conocer los archivistas.

viernes, 22 de abril de 2016

Respetemos el archivo

Recientemente, visitando los archivos de una institución del Estado, al pasar por unos anaqueles, nos encontramos con una persona durmiendo de lo más cómoda en el suelo, arropada y con su almohada. Se sintió igual de sorprendida que nosotros al ser descubierta. Ese dibujo de Picasso nos parece ilustrar muy bien el panorama...


¡Seamos serios! Respetemos la memoria de nuestras instituciones. Un depósito de archivo no es un dormitorio ni un comedor. Es un lugar donde se custodian los documentos que nos permiten tomar decisiones y escribir nuestra Historia. Empecemos a aplicar la ley 481-08 y su reglamento, y sancionemos a las instituciones que permiten ese tipo de situaciones.

lunes, 4 de abril de 2016

Cuando hablan los documentos…

Un escándalo mayúsculo ha salido recién en la prensa y las redes sociales, exponiendo a la luz pública fraudes cometidos por numerosas empresas y personalidades de todo el mundo. Los papeles de Panamá como se le conoce es otra prueba de que los archivos son un poder con el cual hay que contar. No quiero entrar hoy en el tema de la corrupción, sino en el de la seguridad de la documentación y de la información.
Ese escándalo se debe a  una filtración al parecer mayor que la de los WikiLeaks desde una firma de abogados. Según el periódico El Mundo de hoy 4 de abril, “Durante 12 meses, un equipo de más de 370 periodistas de un centenar de medios de 76 países ha estado analizando más de 11,5 millones de documentos internos del despacho de abogados panameño Mossack Fonseca, considerado uno de los cinco mayores registradores mundiales de sociedades offshore, especializadas en la evasión de impuestos.
¿Cómo esos periodistas tuvieron acceso a esos documentos? En general, las firmas de abogados son muy celosos con su documentación y me imagino que ese bufete por su especialidad debería haber colocado una seguridad óptima para la consulta de sus documentos. Esa filtración solo puede venir de adentro. Y ahí donde pregunto: ¿saben lo que significa la ética del archivista? Cualquiera que sea lo que se maneja en una empresa de cualquier tipo, un archivista está ligado por el secreto profesional y no debe hablar de lo que ve ni siquiera con su pareja.
Pueden objetar: bueno pero aquí hay fraude. Respondo: no tengo derecho a difundir esos documentos aun sepa que se está actuando mal.

Eso, para que reflexionemos un poco sobre el papel del archivista.

lunes, 21 de marzo de 2016

Los 15 años de Mediateca de la Alianza Francesa

Papyrus Technologic se asocia a la celebración de los 15 anos de la Mediateca de la Alianza Francesa de Santo Domingo.



Desde 2001, la mediateca de la Alianza Francesa, en esta ciudad, brinda a sus estudiantes, profesores y público en general, documentación y recursos, todo soporte, relacionados con el aprendizaje del idioma y la cultura francesa para adultos y jóvenes.

Les invitamos a que se acerquen a conocerla y aprovecharla al máximo !


martes, 8 de marzo de 2016

Una persona fuera de norma: mi abuela

Hoy, Día Internacional de la Mujer, quisiera recordar a mi abuela materna, graduada en 1921 con el título de “sage-femme” (partera) en la Facultad de Medicina de París.



La Primera Guerra Mundial cambió el estatus social de la mujer que pasó de ama de casa en su gran mayoría, a jefe de familia y mujer trabajadora, sustituyendo la falta de hombres, caídos en combate o lisiados. La mujer ya producía y había mantenido la familia durante la ausencia del esposo y padre.

Pero la profesión de partera no podía ser ejercida por cualquiera; se necesitaba estudios, en Francia por encima del “Brevet élémentaire”, cuyo nivel en esa época llegaba aproximadamente a lo que es hoy nuestro bachillerato. Precisamos que en Francia, desde la creación por Napoleón en 1803 de la primera cátedra de obstetricia en la Facultad de Medicina, había una formación prevista por ley para las parteras, la cual fue evolucionando poco a poco; ya en 1854, un jurado médico le permitía o no entrar a la Facultad y seguir la pasantía en hospitales. La primera escuela de partera, creada en 1802 y cuya pasantía en el famoso hospital "Hôtel-Dieu", fue rápidamente muy famosa en toda Europa. (Buscando en el Internet algo similar en América Latina, encontré también una escuela de partera creada en 1877 en Uruguay). 

Esos estudios que de 6 meses ya habían pasado a 2 años en 1892, obligaban a una disciplina rigurosa y formaban mujeres profesionales de alta calidad, celosas de su independencia ganada por una voluntad férrea de mantener esa independencia que les permitía, como decía mi abuela, discutir con igualdad con los hombres, y jamás volver a ser solo ama de casa. De hecho, para terminar de forma jocosa, mi abuela era una muy mala ama de casa!!!

jueves, 3 de marzo de 2016

Una iniciativa insólita

Leyendo una revista que acostumbro utilizar para actualizarme, me encontré con una noticia interesante y a la vez jocosa, de esas que te muestran que todavía hay esperanza para la educación, y que cuando uno quiere enseñar y propagar el hábito de leer, hay maneras de llegar hasta los pueblos más retirados.
En la isla de Java (Indonesia), una persona muy preocupada por el analfabetismo imaginó un medio de llegar a los niños de las zonas más difíciles de acceso. Creó una especie de “bibliobús”, pero con un caballo: “Kuda Pustaka”, o sea el “caballo biblioteca” recoge los campos tres veces a la semana, llevando libros a los niños. Creo una cuenta de Facebook que le ha permitido recibir donaciones de libros de toda parte.



Para lograr algo, solo se necesita voluntad. Quisiera ver este modelo replicado en los campos de República Dominicana. Hubo una vez un sistema de bibliobuses, que nunca llegó a funcionar correctamente. ¿Por qué no probar con caballos?

jueves, 18 de febrero de 2016

Almacenes y repositorios…

Preparando unas conferencias, estuve buscando unas fotos para apoyar mi discurso. Tengo fotos de casi todos los proyectos en los cuales he participado. Lo que me llama la atención es la poca mejoría que se ve digamos en los últimos 20 años en cuanto a la conservación de los documentos. Seguimos encontrando los mismos almacenes llenos de cajas y equipos dañados, la misma falta de respeto al documento, al fin el mismo desinterés.


Lo que sí ha cambiado es que ahora encontramos lo que llamaría “la fiebre de la digitalización”. Lo quieren todo digital y de inmediato. ¡Que error! Solo eso demuestra la falta de información y la falta de educación archivística, de la cual se aprovechan los vendedores de software. Ahora, a parte del almacén de documentos-papel nos enfrentamos a un repositorio (almacén)-digital, a menudo llenos de imágenes no identificadas adecuadamente, borrosas, al revés, sin control en la resolución o tamaño. Y este “desorden digital” es peor que el anterior: la empresa ha gastado grandes sumas en algo que no puede utilizar y no encuentra como solucionar el problema. Lamentablemente, según nuestra experiencia, en muchos casos se debe rehacer el trabajo….

martes, 19 de enero de 2016

¿Por qué el Estado no se preocupa por sus archivos?

Me llamo mucho la atención un reportaje publicado por un periódico senegalés, recibido por medio al PIAF (Portail d’Archivistique Francophone) en el día de hoy. Le Quotidien publica una entrevista de Mbaye Thiam, archivista y antiguo director de la Ebad, Escuela de bibliotecarios, archivistas y documentalistas de Dakar, la cual ha formado la mayoría de los archivistas africanos francófonos.

Según el experto, a pesar de que hay muchos archivistas graduados desempleados en Senegal, los archivos del Estado están en una situación muy precaria, solo porque el Estado no cumple con su función de conservar la memoria estatal. 

Traduzco un párrafo: “Si mañana queremos saber lo que realmente ocurrió en las finanzas del Estado, no se podrá. El documento de archivo es también un documento de prueba. En todos los procesos judiciales que giran alrededor de una mal manejo de los fondos del Estado, estamos confrontados a este tipo de problema. No es porque alguien es sospechado de haber malversado dinero que se puede condenar. Solo es posible cuando los documentos probatorios existen. No hay archivo, no hay buen gobierno, no hay rendición de cuentas…”


¿Eso no le suena conocido?

martes, 12 de enero de 2016

Archivos y terremoto

Hoy se cumplen 6 años del terremoto que ocurrió el 12 de enero del 2010 en Haití, un desastre a todo punto de vista.


Los archivos fotográficos del ISPAN nos muestran lo que quedaba de dos instituciones del Estado, productoras de muchos documentos, la D.G.I. y el Palacio de Justicia (Bulletin de l’ISPAN, no. 9, 1er février 2010).



Los edificios se reconstruyen, aunque nunca igual: ya no se puede recuperar ese valioso patrimonio arquitectónico. Pero los documentos que no se pudieron salvar, todavía hoy son un impedimento al funcionamiento normal del Estado.

miércoles, 6 de enero de 2016

Los archivos médicos, vergüenza nacional

Uno se pregunta: ¿hasta cuándo? Hace un año, la prensa mostraba imágenes de los hospitales con sus archivos al alcance de cualquiera. Hoy, la prensa de nuevo llama la atención sobre el descuido archivístico.


Un proyecto de digitalización debe ser bien pensado antes de iniciar. Eso significa muchas reuniones entre la institución contratante y la empresa seleccionada, y muchas pruebas. Y obviamente, los pagos deben efectuarse regularmente puesto que ninguna empresa aguanta no recibir pagos en un proyecto como el mencionado con la empresa española. Tanto dinero gastado en cosas innecesarias, tanto dinero perdido en las marrullas de la corrupción. Realmente, eso da asco. Y mientras tanto, los pacientes, o sea el pueblo que no tiene los medios de ir a un centro médico privado, sufren las consecuencias de no contar con un record médico fiable.

¡Qué vergüenza! ¡Y que impotencia!