¿Como almacenar sus documentos? (1)

 

Las numerosas visitas que hacemos a organizaciones publicas o privadas que nos llaman pidiendo ayuda, resalta lo que he mencionado en diversas ocasiones: la mayoría no guarda sus documentos de forma adecuada. Y no solo hablo del mal llamado “archivo muerto”, sino también del archivo de gestión, o sea activo, soporte de una decisión inmediata. Nadie toma en consideración no solo las condiciones de almacenamiento en general (temperatura, humedad, etc.), sino tampoco el soporte de la información.

Sin hablar, por ahora, del correcto almacenamiento de los datos electrónico / digitales, veamos lo que, en general, encontramos en los archivos:

• Documentos papel de 8½ x 11, 14 o 17
• Planos
• Fotorafías
• CDs
• VHS
• Casetes
• Objetos diversos

Los documentos papel de 8½ x 11, 14 o 17. Lo mas conveniente, para una normalización del archivo, es doblar cuidadosamente la parte de debajo del documento que sobresale de los documentos comunes de 8½ x 11. Digo “cuidadosamente”, porque a menudo lo hacen, pero el resultado es el daño al documento.

Esta foto muestra además el maltrato causado pr las gomitas que definitivamente deben ser eliminadas de los archivos, que se ve confirmado por el video siguiente:

Seguimos en una próxima entrega.

La falta de capacitación en los archivos de la administración pública

Luego de la pandemia, numerosas oportunidades de capacitación virtual para los archivistas de América Latina han aparecido. 

La Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA), ha atacado de frente el problema de la ignorancia en los archivos y a muy bajo costo, costo nulo para el estudiante si la institución paga la membresía institucional, como lo hace nuestra empresa. Los cursos son de muy buen nivel y el tema de los archivos electrónicos y/o digitales no falta. En el 2023, 8 estudiantes dominicanos participaron en el Diplomado en Archivística, gestión de documentos y administración de archivos, con un total de 258 horas de clase, más los trabajos de investigación. Solo participó una institución dominicana, la Superintendencia de Bancos y nuestro equipo. En el 2024, van a abrir un Diplomado de gestión de documentos digitales y esperamos que otras instituciones aprovechen la oportunidad. Los diplomados están certificados por la Universidad de San Luis Potosí (México).

Otro recurso en español es el Instituto Santa Fe de Ecuador, el cual ofrece actualmente cursos excelentes sobre digitalización y normas.

No olvidemos el Archivo General de la Nación de Colombia, con sus cursos de alta calidad.

Es muy penoso para mí ser testigo del desinterés de instituciones que hemos asesorado para capacitar sus recursos; ver también esos recursos buscar capacitarse ellos mismos para irse a otras instituciones que los valoran más y aprovecharán su experiencia. La consecuencia directa de esa falta de interés es la degradación de los archivos institucionales, que no respetan las normas ni las buenas prácticas, no tienen política institucional de gestión documental, no actualizan sus procedimientos, no se preocupan por la conservación de sus acervos documentales. Esas instituciones deberán rendir cuenta frente a la posteridad por la desaparición progresiva de documentación histórica, maltratada y atacada por las plagas mal controladas y la manipulación inadecuada.