En
cualquier organización, el almacenamiento y conservación de los planos es un
dolor de cabeza. Los encontramos encima de los archivadores o en zafacones, a
menudo maltratados.
Hay
que diferenciar entre copias para uso de los ingenieros en el terreno y
originales con firmas y aprobaciones de los organismos competentes. Los primeros
sirven para un uso diario y pueden ser desechados luego. Los segundos deben ser
protegidos puesto que son parte de la memoria de la organización.
Si
bien la copia para uso en el terreno pueden guardarse enrollados en un zafacón,
los originales deben ser ordenados correctamente y colocados en unidades de
almacenamiento, específicamente diseñadas para esos fines.
Tenemos
varias posibilidades: almacenamiento horizontal, vertical o cajas. Los archivadores
con gavetas horizontales se pueden usar si no se recarga demasiado la gaveta y
el archivista es muy cuidadoso al momento de sacar o entrar un plano; de lo
contrario, los documentos se van rompiendo y destruyendo poco a poco. Prefiero los
muebles de almacenamiento vertical que permiten el movimiento de un plano sin
dañar los otros. En cuanto a las cajas, su uso debe ser reservado a un archivo de
gran tamaño, con documentos ya en formato digital y donde prácticamente nunca
se consultan los originales que deben ser doblados según norma; eso solo cuando
no hay ni el espacio ni los medios para mantener un archivo vertical.
