miércoles, 8 de mayo de 2019

A los 10 años del colapso del Historisches Archiv der Stadt Köln (2009)


Estaba leyendo varios "post" de colegas, recordando esa tragedia archivística y humana, ya que fallecieron varias personas. Ya pasaron 10 años del colapso del Archivo Histórico de Colonia, uno de los más grandes de Alemania, donde los trabajos para la ampliación del metro provocaron un derrumbe de tal magnitud que 27,000 metros lineales de archivos quedaron bajo hormigón. Muchos documentos de gran valor sufrieron tanto por el derrumbe como por el agua posteriormente, pergaminos del siglo X, la historia del municipio desde el siglo XIV, manuscritos originales de Offenbach y Wagner, la obra de Heinrich Böll, Nobel de Literatura 1972, manuscritos de Napoleón, Karl Marx, Friedrich Engels, mapas, fotografías. Se logro rescatar una gran parte de los documentos gracias a la colaboración de archivistas del mundo, en especial de los colegas del “Bouclier Bleu” (Escudo Azul), siempre voluntarios en caso de catástrofes.
Recomendamos la lectura del artículo de Odile Jurbert, publicado en el 2011 en la Gazette des Archives "L'effondrement des Archives de Cologne: bilan y perspectives (mars 2009-mai 2011).




© Agencia EFE Una archivista busca entre los escombros del Archivo Histórico de Colonia en marzo de 2009, tras el derrumbe del edificio. EFE/Archivo

viernes, 8 de febrero de 2019

Protección del patrimonio

Recibí hace poco una invitación para un congreso en Alexandría (Egipto) sobre el tema " De la piedra al papel, del papel al digital: cuales medios para salvaguardar el patrimonio?" ( "De la pierre au papier, du papier au numérique: quels moyens de sauvegarde du patrimoine?").
Un evento muy interesante, especialmente porque tendrá lugar en una zona muy sensible, afectada por un terrorismo al cual no le importa la conservación de la memoria histórica. El patrimonio africano y árabe está cogiendo el riesgo de desaparecer, tanto por la destrucción insensata como por los saqueos frutos de las intervenciones externas. Hay numerosas referencias en Internet. Cito algunas:


Recordemos el incendio que acabo con la Biblioteca Nacional de Bagdad, donde desaparecieron miles de manuscritos, patrimonio de la humanidad, que nunca podrán ser recuperados. Nadie los protegió, porque al parecer el petroleo es más importante que las raíces de la Humanidad.

Pocos mencionan lo que debe ser la protección del patrimonio documental digital.

"Cualquiera sea el formato de origen de esta información - documentos creados digitalmente o versiones digitales de documentos analógicos -, asegurar su permanencia es la tarea básica de la buena administración y las políticas efectivas." (UNESCO, Declaración de Vancouver, 2012)

Las recomendaciones de la UNESCO, no solo se dirigen a los gobiernos, sino también a las industrias que deben:
"  a. Asegurar a largo plazo la accesibilidad a la información digital.
  b. Adherir a estándares descriptivos y estándares de metadatos reconocidos para permitir la creación de repositorios digitales de confianza."

En un país como la República Dominicana, donde la mayoría del patrimonio documental anterior a la Independencia se encuentra en archivos extranjeros, es importante no permitir que desaparezca su historia actual. Las medidas tomadas hasta ahora todavía son muy tímidas y en lo que se refiere a los archivos empresariales, fuentes de la historia económica del país, inexistentes. 

En cuanto a lo digital, al parecer, a pocos les importa, y en mis visitas a organizaciones públicas no veo medidas que vayan en ese sentido. Al contrario, todos se quejan de la falta de presupuesto. En las organizaciones privadas, en la mayoría de los casos, la conservación de los archivos - papel o digital -no se considera prioritario, y los medios asignados son irrisorios. 

¿Que les vamos a dejar a nuestros descendientes?

viernes, 11 de enero de 2019

Los archivos de la Jurisdicción Inmobiliaria

Recientemente, conversando con unos amigos, salió a flote el tema de los archivos de la Jurisdicción Inmobiliaria, que todo nuestro equipo conoce bien por haber participado en su recuperación desde el año 2001. Un proyecto colosal, financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo. A parte de los archivos se trabajó con tecnología de punta en su momento, con la cartografía dominicana. Se construyeron edificios. Se capacitaron empleados, agrimensores, jueces y registradores. Un gran proyecto en el cual me honra haber participado, con un excelente equipo, muy dedicado. Un gran logro del cual es testigo el público que entra a consultar documentos en las salas de consultas en todo el país. (Ver artículo publicado en la Revista Arhivelor en Bucarest en 2008: Un projet de numérisation: Les archives de la Jurisdiction Immobilière de la République Dominicaine ).

Pero cualquier proyecto, cuando deja de ser proyecto y se vuelve día a día, debe ser mantenido. En la parte que me concierne, o sea los archivos, lamento que todavía no se haya tomado decisión para una construcción de depósitos que lleva esperando ya varios años. El espacio actual, alquilado en el 2003 por 6 meses (!) no permite ya una conservación adecuada de los documentos inmobiliarios. Recordemos que esa documentación es de tipo permanente y nunca será enviada al Archivo General de la Nación (Ley 481-08). 

Lo mismo pasa con el resto de los archivos de la Suprema Corte de Justicia, esperando también por esa soñada construcción para albergar sus archivos durante 50 años como manda la Ley General de Archivos. El Palacio de Justicia de Ciudad Nueva, cuyos archivos penales fueron organizados por nosotros y entregados en el 2001, luce de nuevo abarrotado de documentos: no hay donde enviarlos. El mismo problema: el mantenimiento.

Esperamos que los cambios a venir en la Suprema Corte de Justicia aportarán también un cambio positivo en todos sus archivos.

miércoles, 26 de diciembre de 2018

Archivos del Estado

Esos días, de paso por la DGII, como usuaria de sus servicios, me llamó mucho la atención el cúmulo de expedientes en los cubículos de los oficiales o analistas. Se me pareció a lo que ví recién en una distribuidora de energía, donde no me sorprendió. Pero no me lo esperaba de la DGII. Es una institución que ha mejorado mucho en cuanto a servicio a los usuarios, y pensaba que la gestión de sus documentos ya estaba de acuerdo con lo que se ve desde su plataforma y con la legislación vigente sobre los archivos dominicanos (Ley 481-08).
Sin embargo, no es así. No tiene todavía una gestión documental digital que le permita consultar los expedientes en linea. Para cualquier duda, deben ir al expediente en soporte papel. Obviamente, si se trata de un expediente cuyo volumen sobrepasa el metro lineal, como lo pude observar, se entiende las dificultades a la cuales se enfrentan los oficiales. 
El Archivo General de la Nación ha cambiado mucho, ha mejorado su imagen. Pero todavía entendemos que el control que debe mantener sobre los archivos de las instituciones del Estado, no se hace sentir lo suficiente para ser efectiva. Carece de un personal que pueda cumplir "misiones" de más largo tiempo en las instituciones estatales, y no solo pasar por ellas, como se nos ha señalado.
Eso es nuestro deseo para ese fin de año.

martes, 14 de agosto de 2018

El archivista "luciernaga"

Me llamó la atención el título de un ensayo d'Edouard Bouyé, publicado recientemente en 2017 en Francia: "El archivista en la ciudad. Una luciérnaga". El archivista ha sido asimilado a varios animales: la rata, el ratoncito, la hormiga y ahora el luciernaga. Sin embargo, no es nuevo. Bouyé  se refiere Honoré de Balzac en Ferragus, donde se describe al archivista del Ministerio de Relaciones Exteriores de Francia en esos términos: "Jacquet era en el ministerio un especie de luciérnaga brillaba a sus horas, descifrando y clasificando los despachos". 

Luego de referirse al archivista en diversas obras literarias, el autor recoge la vida de un archivista de hoy, trabajando en la oscuridad, pero iluminando a veces el panorama para alguien, cuando desvela parte del pasado. La tarea del archivista se parece a la de un niño que quiere vaciar el mar con una concha (imagen tomada prestada de San Agustín). Sabemos que todos los archivistas se han visto frente a un montón de archivos al granel.

Pero el panorama está cambiando. Por las gracias del Internet, el trabajo del archivista cobra más sentido ahora. En efecto, la publicación de documentos procesados en la Web ha permitido alcanzar más usuarios. Entre 1996 y 2015, las consultas en los archivos franceses ha sido multiplicada por 16. Increíble, verdad?

Pero lo que me parece todavía más interesante es la consecuencia de esa publicación: en la consulta de tipo genealógica, y bajo la supervisión de los Archivos Nacionales, los genealogistas tienen el permiso de agregar notas que enriquecen el trabajo del archivista. O sea, hablamos de una interacción muy productiva entre el archivista y el usuario. El sueño de todo archivista!

[Seguiré luego esas notas de lectura]

viernes, 22 de junio de 2018

Oficina Paperless: los pasos previos


(Ponencia presentada en el marco del 6to. Encuentro Nacional de Archivo, organizado por el Archivo General de la Nación y la OPTIC, Santo Domingo, 2018)

Últimamente, recibimos muchas llamadas de empresas que nos comentan que quieren implementar una oficina “paperless”. Pero, ¿qué significa exactamente? El termino no es nuevo, nació a inicio de la 2da Guerra Mundial y volvió a surgir en 1978 con Frederick Wilfrid, informático anglo-americano; pero la masificación del Internet la puso nuevamente de moda.

De antemano, una precisión: “paperless” significa “sin papel”. Pero realmente se debe entender “con menos papel”. Es obvio que en República Dominicana todavía no hay manera de ir a un tribunal con documentos digitales o que la fiscalización no pida papeles.

La implementación de una oficina “paperless” tiene realmente muchas ventajas que no siempre los empleados de una empresa entienden. Lo primero que piensan es que van a desaparecer puestos de trabajo. Entendemos que hay más bien una redistribución de las tareas.

¿Por qué una oficina “paperless”?


Sencillamente, la tendencia del mercado obliga a las empresas a modernizarse si quieren subsistir. La eficiencia atrae el cliente. Todos queremos resolver nuestros asuntos rápidamente. Y lo sabe la D.G.I.I. por ejemplo, la cual está colocando una gran mayoría de sus operaciones en su plataforma: ya no es necesario ir a sus oficinas para hacer una declaración o comprar el marbete del vehículo. Las facturas de electricidad o de teléfono se reciben y pagan por Internet. Evitamos así la perdida de tiempo y las molestias del tránsito. El banco que aprueba un préstamo más rápido atrae más clientes y el personal de negocios se muestra mas feliz porque cobra mas comisiones. La empresa que factura directamente desde un dispositivo móvil baja los costos de mensajería y aumenta su flujo de ventas. 

Las ventajas principales de una oficina “paperless”


La primera ventaja es un ahorro de tiempo por aumento de la productividad: el documento sigue el flujo definido en el Sistema de Gestión Documental (SGD). Llega a su destino sin tropiezo ni pérdida; una alarma permite regular ese flujo, señalando una demora en algún paso. Varios colaboradores tienen la posibilidad de consultar el documento al mismo tiempo. Un gerente, fuera de la oficina puede consultar un documento y dar su aprobación por medio a cualquier dispositivo. Un vendedor puede facturar a un colmado en un pueblo aislado y enviar de inmediato la factura a la sede.

La segunda es el ahorro de espacio: se reduce el papel, en particular las copias, y el espacio ocupado anteriormente por los papeles puede ser utilizado para oficinas.

La tercera es una mejor conservación de los documentos originales: ya no se manipulan tantas veces puesto que se consultan en línea y solo se prestan en casos especiales.

La cuarta ventaja, consecuencia de las anteriores, es la reducción de los costos: se consume menos papel, la impresión es mínima o nula en algunos casos, controlada por un monitoreo a las impresoras. La superficie ocupada por los archivos en soporte papel se reduce drásticamente.

Una ventaja indirecta es la protección del medio ambiente. Actualmente, hay una tendencia a ser “Green”, parte de lo que se llama “responsabilidad social”, que poco a poco todas las empresas están tomando en cuenta, en especial en un proceso de certificación. Por ejemplo, desde 2008 la IATA volvió obligatorio el billete electrónico. En una empresa, para reducir el consumo de papel, se puede colocar doble pantalla para aquellos que necesitan trabajar con dos documentos a la vez.

Como hacer que el proyecto sea exitoso


Muchas empresas han fracasado en el intento de alcanzar esa oficina “paperless” por querer ir demasiado rápido y no tomarse el tiempo necesario para estudiar el tema y planificar un proyecto. Nuestra experiencia en Gestión Documental nos enseña siempre lo mismo: no se puede saltar los pasos previos. ¿Cuáles son esos pasos?  

Despejar las dudas


La mayor duda es la seguridad de la información. El papel ha probado que dura bastante a pesar de condiciones adversas. Pero una imagen, un registro electrónico, muchos dudan de poder utilizarlos dentro de unos cuantos años. Es cierto que no sabemos exactamente cual es el tiempo de conservación de lo digital. Sabemos con seguridad que la tecnología progresa a paso de gigante y que debemos mantener la disponibilidad de la información. Eso es un reto, y eso cuesta. Sin embargo, el tiempo ya ha probado que, teniendo respaldos en sitios adecuados, la operación de la empresa se mantiene; al contrario, un ciclón que destruye los archivos coloca la empresa en una posición muy difícil.

Gestión del cambio


Diría que un factor clave de éxito es la concientización y capacitación del capital humano. En efecto, la primera barrera es la resistencia al cambio. Una organización depende de sus recursos humanos; sin ellos, no existe. Es de suma importancia preparar un programa de entrenamiento continuo antes de iniciar un proyecto de conversión digital y mientras se ejecuta. Debe de ser repetitivo. Hemos comprobado, por ejemplo, en el caso de un banco, que el tiempo previsto por sucursal para la capacitación de los oficiales de negocio, tuvo que ser multiplicado por tres. Las personas deben entender cuales son las ventajas para ellos y conocer bien el manejo del SGD, conocer las nuevas reglas; por ejemplo, en ese mismo caso, dejar de pedir al cliente una copia de su identificación cada vez que abre un producto nuevo, ya que ese documento lo puede consultar en pantalla. El empleado debe estar convencido que, para él, y para su cliente, ese cambio será benéfico. Pero también debe entender – y obviamente la organización también - que su capacitación es imprescindible.

Definición de los objetivos


Antes que todo, la organización debe fijar los objetivos que quiere alcanzar, con metas e hitos claros y coherentes. El tiempo debe ser definido y los resultados medibles. Un proyecto relacionado con la información de la empresa debe planificarse detalladamente y esa planificación debe involucrar la totalidad de los departamentos. Un cronograma se impone, con fechas, recursos y herramientas. Se debe también cifrar las fases del proyecto y tener el presupuesto aprobado antes de iniciar cualquier paso. En medio de un proyecto, no deben faltar los fólderes, las cajas, los archivadores o la estantería; no se puede caer la comunicación entre dos lugares por falta de previsión.

Recientemente, alguien me dijo que “el objetivo” del presidente de la organización era tener en dos meses el archivo organizado y digitalizado. La realidad encontrada era: un archivo segregado y en desorden, ausencia de herramienta tecnológica, personal sin capacitación, falta de espacio adecuado. Obviamente, ese señor estaba soñando. Por eso es importante que los ejecutivos de cualquier organización entiendan perfectamente lo que es la conversión digital, sus consecuencias, sus beneficios, pero también sus exigencias.

Organización de los archivos


La primera tarea responde a la pregunta: ¿tengo mis archivos listos para ese proceso? Si la respuesta es no, la organización del archivo papel es prioritario. Comprobamos a diario que 99% de las organizaciones no tienen un archivo organizado, normalizado, con procesos y procedimientos claros.
Cuando la empresa se enfrenta a años de descuido archivístico, es prudente elaborar un “quick win”, o programa de acción inmediata, sea al nivel de toda la institución, sea por área o depósito. Esas acciones permiten eliminar la documentación que debía haberse eliminado anteriormente y definir los alcances de la digitalización. La organización de “cleaning day” o día de limpieza en toda la empresa o por departamento es una opción.
Ningún proyecto de conversión digital resulta exitoso sin el paso previo de la organización.  Luego de esos pasos preliminares, se puede definir lo que se va a conservar en soporte papel, lo que se va a digitalizar, lo que se va a eliminar según la regulación del ramo y la legislación vigente, y lo que se va a conservar a la vez en soporte papel y digitalmente. Repito: el costo es muy elevado para lanzarse en un proyecto de esa magnitud sin haberlo planificado cuidadosamente y definido su alcance.

Identificación de los procesos claves


Un Sistema de Gestión Documental (SGD) se debe adaptar al funcionamiento de la empresa. Se debe proceder a un levantamiento de los procesos e identificar los procesos claves que ameritan una gestión automatizada. Se diseña entonces un “workflow” (flujo de trabajo) que se debe plasmar en la aplicación seleccionada. El documento entra o se crea y sigue su flujo digital; unas alarmas permiten de rectificar errores y ver si el documento esta estancado en un puesto de trabajo. Eso evita demoras innecesarias y perdida de documento entre colaboradores.

Selección de herramientas tecnológicas


Software de gestión

La conversión digital exige el uso de un software de gestión documental o de contenido, que permita hacer fluir digitalmente los documentos, desde su entrada o creación, durante el proceso requerido, hasta su destino final.
Dos posibilidades: o tienen un software de gestión o no lo tienen. A menudo, vemos empresas que sí tienen uno, pero no le sacan provecho por diversas razones: desactualización, falta de entrenamiento del personal, falta de conocimiento.
La empresa debe tomarse el tiempo de elaborar un diagnostico de la plataforma tecnológica y elaborar los requerimientos necesarios para un mejor uso del software o la compra de uno. Es muy posible que ese proceso requiera de ayuda externa, pero es indispensable. Luego entonces inicia o la habilitación del software existente o la selección de uno, y a su implementación. Ese proceso puede durar de 3 a 6 meses.

Definición del almacenamiento digital

Paralelamente a la fase de selección de software, se debe definir donde se van a almacenar los datos. En efecto, si la base de datos no ocupa mucho espacio, las imágenes sí. La tendencia actual es el “cloud” (nube), pero muchos prefieren comprar servidores, para controlar ellos mismos su información. Esa decisión debe ser tomada antes de iniciar.

Selección de escáneres

La selección de escáneres depende del volumen a escanear, del tamaño de los documentos y de su estado. Un documento maltratado o frágil no debe ser colocado en un alimentador automático. Ese punto es importante para estimar los tiempos del proyecto. También es importante ver si el objetivo requiere un proceso masivo o solo un proceso “día a día”.

Definición de la consulta


La consulta es lo que al final “vende” el proyecto. Debe ser lo más sencilla posible, amigable permitir una búsqueda muy amplia y rápida. Tenemos el ejemplo de un cliente que, luego de digitalizar una serie casi entera de expedientes, tuvo que rehacer todo: la consulta de un documento especifico adentro del expediente obligaba a ojear el expediente entero; la organización no había sido normalizada, la tipología y los índices no habían sido definidos correctamente. Resultado: se volvió a la consulta del expediente en soporte papel, anulando un esfuerzo considerable en recursos y tiempo.
Actualmente, es importante también definir los dispositivos que permitirán esa consulta. Un ejecutivo debe poder acceder a los documentos que necesita para una toma de decisión en cualquier parte del mundo, no solo con una laptop, sino por medio a una tabla o un smartphone.

Definición de la digitalización


Muchas empresas piensan que la solución es digitalizar todo; es un error. Parte de la documentación almacenada nunca se consulta: la pregunta es ¿Vale la pena digitalizar eso? Si decidimos conservarlo, lo podemos digitalizar a demanda en caso de necesidad. Si es histórico o de valor legal, por ejemplo, obviamente hay que conservarlo de las dos formas, por su mejor protección. Esa primera tarea es indispensable.

En la mayoría de los casos, y en vista del costo, recomendamos hacer un corte, o sea decidir de una fecha a partir de la cual se iniciará el proceso de conversión digital con todo lo que entra o produce la empresa. La documentación ya existente se digitalizará “a demanda”, según se necesita. Lo aconsejable es hacer un piloto para ajustar cualquier cosa que sea necesaria.

Examinemos dos casos distintos: un hospital y un banco, clientes nuestros.

Primer caso: un hospital


Objetivos

Controlar los expedientes de pacientes y permitir su consulta por cada médico desde su consultorio.


Requerimiento del cliente

Recuperar, organizar, digitalizar los expedientes.
Colocarlos en cajas y anaqueles en un espacio haciendo función de Archivo Central.


Herramientas tecnológicas usadas

Usamos nuestro software Tabularium (módulo de digitalización y consulta), y escáneres Fujitsu fi-7280.


Selección de los documentos a digitalizar


En la primera reunión, los altos ejecutivos nos notificaron que querían digitalizar todos los expedientes de pacientes. Sin embargo, cuando examinamos esos expedientes, nos dimos cuenta que contenía, además de los datos médicos, todas las cintas de cálculos de consumos del paciente hospitalizado que dieron nacimiento a la factura pagada por el paciente o el seguro. Comprobamos que el departamento de contabilidad tenía esa documentación y se tomó la decisión de no digitalizarla.

Definición de las tipologías documentales


Para la parametrización de nuestro software Tabularium, definimos tres grandes tipologías:
a.       Ambulatorio
b.       Internamiento clínico
c.       Internamiento quirúrgico
Y las sub-tipologías:
a.       Nota evolución / Historia médica / Historia clínica
b.       Orden médica
c.       Laboratorios (análisis)
d.       Imágenes:
                                                               i.      Rayos X
                                                             ii.      Sonografías
                                                           iii.      Tomografías
                                                           iv.      Resonancias magnéticas
e.       Estudios gastroenterología:
                                                             v.      Videos endoscopia
                                                           vi.      Video colonoscopia
f.        Estudios cardiología:
                                                          vii.      EKG
                                                        viii.      Ecocardiograma
                                                            ix.      Holter
                                                             x.      Mapa
                                                            xi.      Prueba de esfuerzo
g.       Estudios neurociencias:
                                                          xii.      Electroencefalograma
h.       Otros
                                                        xiii.      Documentos ARS
                                                        xiv.      Consentimientos
                                                          xv.      Evaluaciones pre quirúrgicas
                                                        xvi.      Control de signos vitales
                                                       xvii.      Registro de prueba de glicemia
                                                     xviii.      Tarjeta de vacunas
                                                        xix.      Registro de medicación
                                                          xx.      Hoja de operación
                                                        xxi.      Notas de enfermería

Definición del orden de los documentos


Los médicos definieron con nosotros el orden de los documentos en los expedientes. Dos grandes categorías a colocar de cada lado del folder, en orden cronológico ascendente:
a.       Ambulatorio
b.       Internamiento

Definición de los formatos


Con el Departamento de Tecnología se definió lo siguiente:
a.         Imágenes en JPG
b.         En b/n (blanco y negro)
c.          Con una resolución de 350DPI

Definición de los índices


Con el número de record del paciente, y una vista a la base de datos del hospital, se llenaba automáticamente los campos de nombre-apellido y cédula.
El indexador solo debía asignar la tipología que correspondía al documento por medio a un “drop down”, lo que permitía un nivel de calidad de 99.99%.

Resultados


Con un equipo de 13 personas (1 supervisor, 11 preparadores de documentos, escaneadores, indexadores y 1 “utility”), organizamos o reconstruimos 52,204 expedientes de pacientes, los digitalizamos (2,309,382 imágenes) y los colocamos en 412 cajas identificadas solo por un código de barra y un número secuencial. El archivista a cargo del proceso de digitalización diaria fue recomendado y capacitado por nosotros.



Fig. 1. Antes                                                                               Fig.2. Después

Segundo caso: un banco


Objetivos


Controlar la documentación de los clientes y digitalizarla a fin de ponerla en línea a disposición de las más de 50 sucursales en todo el país.

Requerimientos del cliente


Los requerimientos de este cliente salieron de un diagnóstico elaborado en una primera fase por nuestra firma sobre la situación de los archivos del banco. Fueron los siguientes:
a.         Unificar todos los productos de un cliente en un solo expediente.
b.         Digitalizar parcialmente esos expedientes.
c.         Crear un Archivo Central para toda la documentación del banco.
d.         Capacitar el personal al nivel nacional.

Herramientas tecnológicas


Se utilizo el OnBase, además de una aplicación de control de documentos hechas “in house” por el Departamento de Tecnología. Se utilizaron los escáneres (diferentes modelos de Fujitsu) del banco o alquilado por el banco.

Definición de la tipología documental y del orden de los documentos


La tipología documental define la organización en el folder tipo “partition”, la cual permite un escaneo más rápido de los documentos. Esa definición fue fruto de numerosas reuniones entre el equipo del banco y el nuestro.


Fig. 3. Organización del expediente de cliente


Damos por ejemplo el listado de documentos que debe contener la pestaña “Generales del cliente”, para un cliente principal persona física (en ese orden):
a.    Autorización consulta a maestro de cedulados
b.    Consulta a maestro de cedulados, si existe
c.     Padrón, si existe
d.    GR-001
e.    Formulario “Conozca su cliente”
f.      Formulario de personas políticamente expuestas (PEP)
g.    Autorización con declaración jurada para cumplir con requerimiento FATCA
h.    Formulario W-9 FATCA
i.      Social Security – Licencia de conducir
j.      Tarjeta de firma
k.     Documento de identidad
l.      Consulta a vinculados
m.  Revisión personas observadas / Lista de embargo
n.    Autorización consulta en sociedades de información crediticia

Donde se complica el asunto es al nivel de la sub-tipología de cada producto bancario. En ese caso, es necesario agrupar los sub-productos similares bajo una sola denominación. En caso contrario, podemos tener más de 300 sub-tipologías, lo que complica la indexación y da pie a muchos errores. Esa parte de definición es de suma importancia si se quiere entregar un trabajo de calidad.

Selección de la documentación a digitalizar


Obviamente, no todo el expediente del cliente necesita digitalizarse. Hay documentos que ya existen bajo su formato digital y la colocación de una copia en el expediente es una exigencia de la Superintendencia de Bancos de la República Dominicana. Por esa razón. los documentos de la tarjeta de crédito y del Internet Banking no se digitalizaron.

Definición del formato y de los índices


Las imágenes se hicieron en formato JPG, en blanco y negro y con una resolución de 350 DPI.
Para la indexación, colocando el número del cliente, la base de datos del AS400 del banco nos traía nombre, apellido y documento de identidad del cliente.
El indexador solo debía digitar el numero del producto y seleccionar la tipología correspondiente.

Ejecución del proyecto


La preparación de ese proyecto requirió una planificación cuidadosa del conjunto de tareas y un cronograma muy detallado de todos los pasos. Ese trabajo preliminar duro aproximadamente 6 meses de reuniones entre el equipo del banco y el nuestro.
Con más de 50 sucursales a nivel nacional, juntar los productos de un mismo cliente en un solo lugar era un reto. En efecto, un cliente puede mudarse y se le creaba otro expediente en un lugar distinto.

En un primer tiempo, iniciamos un proyecto piloto que nos permitió afinar las tareas, conocer mejor la documentación y la forma de archivarla, y despejar dudas.

Con esa experiencia iniciamos el traslado de los archivos de las sucursales hasta el área de proyecto, donde un equipo de más de 70 personas comenzó con la tarea de juntar los productos localizados en los departamentos de Prestamos, Tarjetas de crédito, Cuentas, Certificados, Internet Banking. 



Fig.4. Procesamiento expedientes bancarios


Luego de procesar varias sucursales, logramos convencer al banco que era más eficiente organizar y escanear los productos en las mismas sucursales y luego enviarlos al proyecto para su unificación con los otros productos del cliente. Las imágenes se indexaron en el proyecto.
La capacitación en las sucursales para el nuevo proceso fue bastante compleja y nos tomo mas tiempo de lo previsto por varias razones: ausencia, rechazo al cambio y ordenes distintos de un superior renuente al cambio.

El cambio fue drástico: edificio nuevo, equipamiento nuevo, personal capacitado y consulta en línea al nivel nacional de más de medio millón de productos bancarios.












Fig.4. Archivo semiactivo e inactivo                                       Fig. 5. Archivo activo


En conclusión, en un proyecto de conversión digital orientado a una oficina “paperless”, lo mas importante es el tiempo dedicado a la preparación y planificación del proyecto, y que todos los que toman decisión entiendan que su compromiso debe ser total si no quieren ir al fracaso.


martes, 19 de junio de 2018

La noción de valoración documental en el sector privado dominicano


(Conferencia dictada en el marco del 5to. Encuentro Nacional de Archivo, Santo Domingo, 2016).

Quisiera iniciar citando una expresión que todos conocen, y es la de “archivo muerto”. Para todas las organizaciones, el documento “vive” mientras permanece en el archivador de la secretaria, hasta que a principio del año siguiente “muera”, al ser enviado en cajas de todo tipo a un almacén, donde permanecerá ad vitam eternam o hasta que se necesite el espacio.

Situación actual

¿Por qué esa cita? Porque muestra con toda evidencia que no hay una conciencia clara de lo que es el flujo documental y en consecuencia no hay gestión del documento. En el famoso “archivo muerto” la documentación no fluye, pero resucita cuando se necesita algo. Sencillamente porque se mezclan ahí documentos de todos tipos y años, cuyo valor no ha sido establecido por medio a la llamada “Tabla de valoración documental” o “Calendario de eliminaciones”. La situación es igual – o casi igual - en todos los archivos, públicos o privados, que visitamos.



La razón de ese abandono es sencilla. El empresariado (no trataremos ahora del sector público), en su gran mayoría cuando habla de archivo habla de “costo” y es muy raro oír alguien decir que piensa “invertir” en mejorar el funcionamiento del archivo. Recientemente, oímos un gerente responder al responsable del archivo que pedía unos fondos para mejorar el funcionamiento, que se quede tranquilo si quería conservar su puesto porque “ustedes cuestan demasiado”. Sin embargo, se invierte en un nuevo software de “gestión documental” sin pensar que ese software sin un archivo organizado, con flujos documentales, procesos y procedimientos bien definidos, se convierte en un gasto. Hemos visto muchos ejecutivos que, al reunirse con ellos, comentan que han comprado “un software muy caro que no sirve”. No han entendido - y los vendedores de software no se lo dicen – que, en el momento de la implementación, se debe trabajar (ellos, no dejarlo al vendedor) con el flujo documental y la “valoración” de los documentos.


La palabra “valorar” obviamente la ponemos nosotros. Jamás se oye.

En general, el factor determinante es el espacio, o mejor dicho, la falta de espacio. La secretaria “hace espacio” a fin de año para recibir los documentos del año entrante. Se destruyen cajas enteras de archivo en un almacén para colocar lo que sale de las oficinas. La noción de archivos activos (o de oficina), semiactivos (o intermedios) y permanentes (o históricos) no existe. De hecho, la noción de semiactivo o intermedio es totalmente inexistente. Todas las empresas tienen el archivo que utilizan a diario y el famoso “muerto”. El semiactivo está a menudo compartido entre las oficinas y el almacén, puesto que no se ha establecido un calendario de transferencias.

Tampoco se va eliminando copias y documentos sin valor antes de enviarlos al almacén, donde se juntan con el arbolito de Navidad, los equipos dañados y las herramientas de limpieza. Un elemento importante en la valoración documental es la conservación. Esa noción es inexistente en la mayoría de los archivos empresariales. No es raro encontrar documentos mojados en un sótano, o llenos de excrementos de palomas en una nave donde además el sereno cría gallinas, o atacados por gusanos. O una cocina improvisada en una mezzanina donde se colocó una estufa de gas encima de un archivador lleno acostado al lado de un tanque de gas.



Es decir que el concepto de seguridad que conlleva la valoración tampoco se aplica a los archivos. Se entiende que guardar no importa cómo, los títulos de propiedad en una caja fuerte son suficiente para protegerlos; o que, con colocar las patentes registradas o los contratos de representación de marcas entre laminas plásticas comunes, esos documentos están fuera de peligro.

 En claro, no se respeta el documento. Solo los abogados y los financieros conservan algo de ese respeto, los primeros porque no les gusta destruir nada, los segundos porque las leyes les obligan. Pero esos dos profesionales tampoco “valoran” los expedientes, como lo prueban las numerosas copias encontradas en ellos.

Pero los ejecutivos sí valoran la información. Y la quieren de inmediato. No les importa el soporte (papel, correo, disco, memoria, etc.). De hecho, a menudo, preguntan si pueden destruir los papeles después de digitalizar los documentos. 

Enseñar a valorar los documentos

En general, la necesidad de valoración surge de un inconveniente grave relacionado con los archivos de la empresa. El CEO pide una carta y no aparece o aparece después de una semana, lo que le impide tomar decisiones rápidamente. O viene un inspector de la DGII y resulta que parte del archivo financiero ha sido destruido por error antes de tiempo. O la Superintendencia castiga el banco porque los expedientes de clientes no están organizados correctamente. 

Es sabido que el país conoce un déficit grave en profesionales conocedores de los documentos, la primera tarea es capacitar el personal existente, cuyo nivel académico es a menudo bajo; sin embargo, es común encontrar personas que llevan más de veinte años en el puesto y conocen los documentos a la perfección.  Lo más complejo en esos casos es motivar esas personas a aceptar cualquier cambio.

Es una capacitación de nivel primario; hay que olvidarse de teorías complicadas y palabras de especialistas que nadie entiende. En el mundo empresarial hay que resolver, y resolver pronto.

Lo primero para eliminar el desorden es enseñar a determinar los plazos de conservación en cada lugar. Para ese fin, se determinan las series documentales (cronológico, expedientes de recursos humanos, egresos, contratos, asambleas, etc.) y la tipología de los documentos que componen esas series, recordando que todo depende de las actividades de la empresa. ¿Cuánto tiempo se deben quedar en el activo? ¿Cuándo se transfieren? ¿Se destruyen? ¿Se conservan permanentemente? Y sobre todo, ¿Cómo se lo presentamos a los ejecutivos de la empresa y a la persona a cargo del archivo que deberá aplicar esa tabla?

Es evidente que, si queremos lograr nuestro objetivo, o sea mejorar el funcionamiento del flujo documental, debemos ir a lo sencillo. En caso contrario, la Tabla de Valoración será archivada y olvidada.

A continuación, mostramos un ejemplo de una tabla, elaborada con el personal de una empresa, reducida al mínimo de informaciones y aprobada tanto por el departamento legal como por auditoria.



Recordemos que en las empresas lo que se requiere es la eficiencia y que un almacén de papel no es rentable, que sea propio o alquilado.

Obstáculos encontrados

Primero, la resistencia al cambio. Una gran parte del personal de los archivos empresariales no ha sido capacitado jamás. Solo continúan tal como lo hacían sus antecesores, a veces con pequeños cambios que ellos juzgan mejoras. Le tienen miedo a veces a las máquinas y a las “soluciones inteligentes”, que según piensan, los van a sustituir. A veces lamentablemente hay que recomendar a las empresas pensionar o cambiar esas personas por ser un impedimento grave al funcionamiento eficiente de un sistema de gestión documental.

Luego, la falta de normalización.  En efecto, al levantar la documentación existente, es común encontrar el mismo documento con nombres distintos según el departamento o la fecha o el actor: por ejemplo una “circular” cambia bruscamente de nombre para llamarse “memo” y volver luego a su primer nombre, por citar un caso sencillo. Ese cambio puede ser causado sencillamente por un cambio de persona. La parte contable parece la más fácil (existen normas y leyes), pero si bien muchos tienen bien definido lo que es “ingresos” y “egresos”, otros llaman todo “entradas de diario”. Y ¿qué decir de los contratos? los cuales, según la escuela de los abogados llevan nombres distintos. Se debe establecer un tesauro de las tipologías existentes y unificar los criterios. Ese proceso toma a veces varias semanas o meses según el tamaño de la empresa y la disponibilidad del personal.

Otro obstáculo encontrado es la falta de organigrama y procedimientos. Es necesario conocer la historia de la empresa, su funcionamiento. Se debe levantar el flujo de los documentos entre los diferentes actores para entender la necesidad de consulta posterior. Si no sabemos quiénes intervienen en la elaboración de un documento no podemos establecer su valor administrativo o histórico. Tomo un ejemplo: las famosas “solicitudes de ayuda” que llegan a todas las empresas toman un valor distinto cuando sabemos que esa empresa tiene un “Comité de responsabilidad social”, el cual decide si responder o no.  

Lo más complejo y que genera muchas discusiones es la fijación de los plazos. En esa tarea hay que incorporar abogados y auditores que a menudo objetan lo decidido por el usuario del documento y son poco disponibles, lo que atrasa sensiblemente la puesta en marcha de un proceso de eliminación. Muchos no se atreven a tomar la responsabilidad de ese tipo de decisiones. ¿Por qué es tan difícil? Pues porque se necesita un análisis, o más bien un conjunto de análisis. A veces nos preguntan porque nuestro equipo se compone entre otros de ingenieros industriales y administradores. Sencillamente porque el funcionamiento adecuado de un archivo depende de la comprensión de los procesos de la empresas, los cuales todos afectan a la gestión documental. Para fijar los plazos de transferencia, es menester conocer esos procesos a fin de mantener la disponibilidad de los documentos según las necesidades de los usuarios. Los únicos plazos que no se discuten son aquellos fijados por la legislación.

Logística de las transferencias y eliminaciones

Luego de superar todos los obstáculos y de establecer la tabla de valoración documental, queda por dejar instalada la logística de la eliminación rutinaria. Y recordar siempre ir a lo más sencillo. Eliminar una sola vez al año, a principio de año. 

La transferencia desde las oficinas al inactivo debe ir acompañada de una limpieza o primera eliminación. No debe llegar al depósito cajas con basura, solo lo señalado en la Tabla de Valoración. Es el momento de destruir las numerosas copias que se encuentran ahí. Luego se transfiere bajo inventario, formulario tipo que debe haberse previsto anteriormente y distribuido a cada departamento.

La eliminación de los documentos no permanente en el inactivo, planificada desde la Tabla de Valoración, puede facilitarse de dos maneras, según el tamaño y los medios de la empresa.

En las empresas que pueden adquirir un software de gestión de gestión documental con la opción de manejo de depósito de archivos, solo necesitan un reporte de las eliminaciones previstas en una fecha dada. En empresas pequeñas, la utilización de un código de color para identificar las cajas según el año de eliminación evita los errores de un personal de manutención de bajo nivel. 

Cualquiera que sea la solución, siempre se debe tomar en cuenta que en una misma caja solo se pueden colocar documentos con la misma fecha de eliminación

Y siempre recordar que una eliminación debe ser supervisada por el encargado del archivo, responsable de la custodia de esos documentos hasta su fin. Esa responsabilidad no debe ser delegada sin arriesgar a consecuencias graves. Menciono como ejemplos casos comprobados por nosotros: las “canquiñas” envuelta en hojas financieras de una empresa conocida en las paradas del Cibao o la carne envuelta en un mercado en hojas financieras también de una institución del Estado Dominicano. En ambos casos, hubo despido de varias personas, sin juicio. Quiero pensar que hoy, con la ley 481-01, el castigo sería mayor, por lo menos para la institución del Estado.

¿Cómo vemos el futuro? Una luz en el túnel

El empresariado dominicano va a seguir sin preocuparse por sus archivos, salvo en caso de inconveniente. Con el agravante que, creyendo resolver un problema, ha empezado a digitalizar sus documentos sin análisis previo, almacenando a veces carpetas con cantidades de documentos no identificados. Vimos recientemente el caso de un archivo fotográfico digital donde las fotos habían sido guardadas sin una información mínima, y donde tenían una semana buscando una persona sin encontrarla.

Creemos que las empresas deben tomar conciencia que digitalizar no es solo escanear y almacenar en carpetas o en software. La identificación de las imágenes, o sea la indexación (o por lo menos la aplicación de la Metadata) es un paso obligatorio para una consulta adecuada y ágil de los fondos archivísticos.

Sin embargo, de la falta de conocimiento archivístico, realidad que no escapa el sector empresarial dominicano, nace una luz al final del túnel. Cuando estas situaciones se vuelven inmanejables, ya sea por falta de espacio, sanciones por parte de las entidades reguladoras, eliminación o deterioro de documentación sensible, contactan a empresas como la de nosotros con la esperanza que podamos traer soluciones a las problemáticas ya mencionadas. Por medio a nuestro trabajo es que vamos encaminando las empresas hacia una cultura de valoración archivística. Van entendiendo que ese concepto de valoración de la información está vinculado al soporte que contiene esa información, y que su conservación es vital para una gestión documental correcta. 

Podemos citar como ejemplo una de las empresas con las que trabajamos: tiene la visita al archivo dentro del tour que da a los visitantes. ¿Cuántas empresas pueden decir esto? Esto porque formaron parte activa en las tomas de decisiones del trabajo realizado y se sienten orgullosos de sus archivos. Otra empresa con la cual trabajamos hace una década mantiene sus archivos organizados, y si bien es cierto que una actualización es necesaria, entienden lo que es valoración al momento que discuten una mejora en los procesos. También el caso de otra, donde las reglas y los niveles de seguridad se han mantenido a pesar de muchas dificultades.

Se avanza paso a paso, pero ya no se puede parar. Cada día se hace más necesaria la gestión documental en el sector privado para contar con información veraz, actualizada y rápida que ayude a la toma de decisión en materia de "estrategias de fusión", compra y venta; en detectar y corregir posibles fallas administrativas, establecimiento de acuerdos y mejoramiento de posición financiera estratégica entre otros. Y es posible que, en algunos años, el empresariado acepte remitir sus documentos históricos, conservados adecuadamente, a un Archivo General que ha empezado a generar confianza.