Es algo común: todas las empresas o casi todas, quieren digitalizar sus archivos. La publicidad de los vendedores de software, muy agresiva, convence a cualquiera. Y muchos se dejan atrapar en un proyecto no pensado, no planificado de una digitalización a veces excesiva, sin pensar en lo que viene luego.
Todos los días nos encontramos con clientes decepcionados que nos cuentan la misma historia: "nos digitalizaron todo pero...". Ese "pero" esconde un sinnúmero de inconvenientes, que se hubiesen podido evitar si la organización se hubiese empoderado del proyecto. En claro, ella es la culpable si algo sale mal.
Es de suma importancia "preparar" y "prepararse" para un proyecto que cambia el funcionamiento de una empresa. ¿Se ha pensado en la gestión del cambio? ¿El personal - y no solo los archivistas - ha sido orientado hacia ese cambio? La capacitación de los recursos humanos es la clave del éxito de un proyecto de este tipo.
Una de las preguntas que se debe hacer es: ¿Es realmente necesario digitalizar todo? Digitalizar es costoso y la organización debe definir sus prioridades. Siempre hay tipologías documentales que solo se consultan muy de vez en cuando; entonces ¿porque digitalizarlas? ¿Porque no decidir para esas tipologías una digitalización a "demanda"?
Otra pregunta: ¿Los usuarios han sido consultados para recoger las necesidades de cada uno en cuanto a software? ¿Los requerimientos han sido consensuados?
A menudo nos dicen: "Hay imágenes que no se ven". ¿Se decidió ANTES de la calidad requerida? del formato? Muchas organizaciones deciden digitalizar en blanco y negro. Pero ¿han hecho pruebas con todos las tipologías documentales conservadas en sus archivos? Algunos documentos en b/n no se pueden leer. Pienso en particular en los casos de certificados de títulos o en documentos de identidad (en particular en las instituciones financieras que digitalizan copias de cédulas contenidas en los expedientes y se ven en la obligación de volver al original del cliente).
La decisión sobre el tamaño de las imágenes es esencial para gestionar un almacenamiento adecuado. ¿Donde vamos a almacenar: servidor o nube? La verificación o control de la calidad del producto entregado es obligatoria, tanto del producto digital como de los documentos devueltos luego del proceso. En efecto, es posible que por un fallo eléctrico por ejemplo, un escáner pierda la configuración. Si no se verifica, las imágenes pueden salir en 1.5MB en lugar de 300k. Y en cuanto a los documentos devueltos, hemos vistos horrores: documentos originales mezclados, libros no reencuadernados o mal encuadernados.
Repito: la organización es la responsable si no ha fijado reglas o no ha controlado el trabajo.
Y ¿luego? ¿Se tiene los procedimientos adaptados al nuevo proceso? ¿Se modificaron las políticas existentes? Sin eso claro y sin una capacitación adecuada del personal, el dinero invertido en el proceso se vuelve gasto. Y en muchos casos, se gasta más para corregir los errores que para el proyecto completo.
