A propósito de Matthew...

Matthew, como cualquier vaguada, tormenta o ciclón trae mucha agua, y quién dice agua dice también humedad. Es un buen momento para recordar los posibles daños que producen fenómenos atmosféricos similares. 

Muchas empresas - y eso incluye la mayoría de las que ofrecen servicios de custodia de documentos -almacenan los archivos en naves cuyo techo no ofrece seguridad en caso de un ciclón de categoría 4. Por falta de mantenimiento de los techos, hemos visto los archivistas colocar "fundas de basura" a modo de lona sobre los anaqueles para proteger las cajas de documentos de goteras detectadas y no reparadas.

Una parte importante en la conservación documental es el mantenimiento de la infraestructura destinada a albergar el patrimonio documental de la empresa. Ese mantenimiento no solo incluye los techos pero también las instalaciones eléctricas, a menudo deficiente, causa posible de corto-circuito o sea de incendio.

Que recuerden los archivistas que deben tener un plan de emergencia para hacer frente a cualquier eventualidad, y que ese plan debe actualizarse regularmente. Que también cada persona debe saber que hacer en cualquier circunstancia.

¿Están listos todos para enfrentar cualquier eventualidad?

Expedientes judiciales al abandono

¡Qué lamentable es el panorama que recoge la prensa! Acabo de leer ese artículo "Así es el archivo de expedientes en el Palacio de Justicia de SD" y no puedo dejar de pensar en un proyecto que ejecutamos en el Palacio de Justicia de Ciudad Nueva, donde entregamos en el 2001 los archivos de 17 tribunales organizados y recuperables por una base de datos sencilla. Lamentablemente, no hay seguimiento a esos proyectos de organización de documentos en el Estado Dominicano. Luego de cierto tiempo, hay que volver a hacer un trabajo cuyos resultados deberían haberse mantenido. El costo de esa "dejadez" de todos los organismos de los 3 poderes del Estado es enorme y al parecer a nadie le duele. Pero cuando uno ha estado trabajando de cerca con los archivos del Poder Judicial, como es el caso mío y del equipo de PapyrusTech, nos duele ver que no se trata de dinero como lo dicen algunos. Dinero hay. Solo hay que consultar las Actas del Consejo del Poder Judicial para darse cuenta. Pero al parecer, los archivos no son prioridad...

¿Miedo al castigo o negligencia?

Esta semana leímos una noticia preocupante. Según un artículo publicado por Noticias SIN, "Desconocidos incendian ayuntamiento del Limón" y en particular sus archivo, como lo muestra una de las fotos:

Al mirar las fotos de lo quemado, al parecer lo único importante eran los archivos.

La pregunta es ¿Por qué? Y eso me recuerda el caso Enron, cuando se quemó un depósito entero de archivos para eliminar pruebas.

Los archivos son testimonios. Apoyan nuestros derechos. Cualquier atentado contra un archivo público - como lo es un archivo de ayuntamiento -  va en contra de los derechos de los ciudadanos. 

Al parecer, esas gavetas no estaban cerradas con llave, lo que me lleva a otra pregunta: ¿Como un Estado pretende hacer respetar los derechos si no protege sus archivos? 

Los documentos de archivos deben resguardarse de forma segura y lo mínimo es utilizar archivadores que cierran con llave o combinación. También utilizar los mecanismos necesarios para una eficaz protección contra fuego y agua. 

No creo que El Limón sea el único ayuntamiento con fallos en su seguridad. Todos administran servicios públicos, desde la recogida de la basura hasta los cementerios, funerarias municipales y mercados. Son responsables además del ornato de la municipalidad, y cada uno ejecuta proyectos específicos. Esos servicios generan documentación financiera y legal cuya desaparición podría favorecer intereses particulares. 

Los archivos públicos están bajo la supervisión del Archivo General de la Nación, el cual debe empezar a hacer respetar la Ley General de Archivo (481-08) y su Reglamento de aplicación (129-10) que dice:

"ARTÍCULO 70. Sustracción, Depredaciones o Destrucciones por Negligencia. Cuando se produzca la sustracción, deterioro o destrucción intencional de documentos de cualquier naturaleza pertenecientes al SNA, por negligencia descuido u omisión de los empleados directamente responsables de la custodia o resguardo del archivo continente del documento, o temporal u ocasionalmente tenedor o directamente en contacto con el mismo, previo a la ocurrencia del robo, son castigables con penas de seis (6) meses a dos (2) años de prisión correccional y multas de cinco (5) a diez (lO) sueldos mínimos."

Ausencia de conservación documental

Recibí esos días unas fotografías de documentos encontrados en un proyecto que tenemos en una institución pública. Quisiera compartirlas.

Siempre me duele ver el poco respeto que algunas personas le tienen al documento. Y al mismo tiempo sigo sorprendiéndome de lo que entiende la gente que "se debe guardar". Al lado de documentos literalmente podridos (al parecer se mojaron), una caja alberga ejemplares del periódico Diario Libre del 2002. 

Lo interesante de un proyecto de valoración documental ejecutado sobre documentos almacenados desde un tiempo indefinido y sin consulta, es que a la hora de presentar una valoración de esa documentación olvidada, se despierta el interés de los usuarios, los cuales no aprueban la recomendación de expurgo y se llevan los documentos. Esperamos no volverlos a encontrar en la misma situación... 

La valoración documental

Me faltó tiempo para hacer algunos comentarios sobre el 5to Encuentro Nacional de Archivos y 2do Seminario Iberoamericano de Archivos. Ahí se juntaron varios directores de archivos nacionales y especialistas en Archivística de América Latina, España y Portugal. Me dio gusto volver a ver después de muchos años a la muy conocida Alicia Casas de Barrán, de Uruguay y charlar un buen rato con Ramón Alberch Fugueras.

Muchas ponencias en ese encuentro, demasiado diría yo, de niveles muy diferentes. El AGN ha hecho un gran esfuerzo esfuerzo  en la coordinación de las actividades, pero creo que sería bueno reducir el número de ponencias, en ocasión redundantes, y permitir más intercambio; oí varias personas quejándose que no se le respondió la pregunta. 

Pienso también que no todo es archivos históricos. De hecho, el tema permitía hablar de cualquier período del ciclo documental. Por las conversaciones que sostuvimos, nos pudimos dar cuenta que muchos de los participantes buscaban respuestas a problemas precisos de valoración que confrontan a diario en los archivos de gestión, que serán nuestros futuros archivos históricos, los cuales se llenarán de basura si no se toman medidas al inicio del ciclo.
Ver ponencia "La noción de valoración documental en el sector privado dominicano".

A propósito de lluvia

A propósito de las lluvias y de las inundaciones causadas por esa en las últimas semanas, no solo aquí en República Dominicana, sino en muchos sitios, me parece interesante consultar el Blog de Gallica (Biblioteca Nacional de Francia) que publica en el día de hoy, bajo la firma de Gilles Kremer y Sylvie Voisin, un recordatorio de las inundaciones causadas por el Sena desde 1648.
Vemos aquí un plano de las zonas de París inundada en 1802:

Y también unos dibujos publicados por la prensa en 1876:

Termino sobre una fotografía actual, tomada hace unos días por un amigo mío:

Hablando de elecciones...

Según el artículo de Christophe Voilliot "Histoire delas elecciones" (Encyclopaedia Universalis), en la Grecia del siglo V A.C., solo se elegían a los generales y los responsables de las finanzas. La mayoría de los magistrados y funcionarios se seleccionaban por el sistema del sorteo, considerado como más democrático. La elección, al contrario, ponía en juego el poder social de los candidatos y su familia y era sinónimo de gobierno oligárquico o aristocrático. Esa desconfianza por las elecciones se explica fácilmente. Para los antiguos Griegos, era esencial garantizar una rotación de los puestos porque todo el mundo debía ser a la vez y sucesivamente gobernante y gobernado. Pero la libertad de elegir implica también la de re-elegir, y la tentación de perpetuar a través del mecanismo de la elección, un poder personal que puede llevar a una dictadura.

Interesante punto de vista de los sabios de la Antigüedad...