La noción de valoración documental en el sector privado dominicano

(Conferencia dictada en el marco del 5to. Encuentro Nacional de Archivo, Santo Domingo, 2016).

Quisiera iniciar citando una expresión que todos conocen, y es la de “archivo muerto”. Para todas las organizaciones, el documento “vive” mientras permanece en el archivador de la secretaria, hasta que a principio del año siguiente “muera”, al ser enviado en cajas de todo tipo a un almacén, donde permanecerá ad vitam eternam o hasta que se necesite el espacio.

Situación actual

¿Por qué esa cita? Porque muestra con toda evidencia que no hay una conciencia clara de lo que es el flujo documental y en consecuencia no hay gestión del documento. En el famoso “archivo muerto” la documentación no fluye, pero resucita cuando se necesita algo. Sencillamente porque se mezclan ahí documentos de todos tipos y años, cuyo valor no ha sido establecido por medio a la llamada “Tabla de valoración documental” o “Calendario de eliminaciones”. La situación es igual – o casi igual - en todos los archivos, públicos o privados, que visitamos.

La razón de ese abandono es sencilla. El empresariado (no trataremos ahora del sector público), en su gran mayoría cuando habla de archivo habla de “costo” y es muy raro oír alguien decir que piensa “invertir” en mejorar el funcionamiento del archivo. Recientemente, oímos un gerente responder al responsable del archivo que pedía unos fondos para mejorar el funcionamiento, que se quede tranquilo si quería conservar su puesto porque “ustedes cuestan demasiado”. Sin embargo, se invierte en un nuevo software de “gestión documental” sin pensar que ese software sin un archivo organizado, con flujos documentales, procesos y procedimientos bien definidos, se convierte en un gasto. Hemos visto muchos ejecutivos que, al reunirse con ellos, comentan que han comprado “un software muy caro que no sirve”. No han entendido - y los vendedores de software no se lo dicen – que, en el momento de la implementación, se debe trabajar (ellos, no dejarlo al vendedor) con el flujo documental y la “valoración” de los documentos.

La palabra “valorar” obviamente la ponemos nosotros. Jamás se oye.

En general, el factor determinante es el espacio, o mejor dicho, la falta de espacio. La secretaria “hace espacio” a fin de año para recibir los documentos del año entrante. Se destruyen cajas enteras de archivo en un almacén para colocar lo que sale de las oficinas. La noción de archivos activos (o de oficina), semiactivos (o intermedios) y permanentes (o históricos) no existe. De hecho, la noción de semiactivo o intermedio es totalmente inexistente. Todas las empresas tienen el archivo que utilizan a diario y el famoso “muerto”. El semiactivo está a menudo compartido entre las oficinas y el almacén, puesto que no se ha establecido un calendario de transferencias.

Tampoco se va eliminando copias y documentos sin valor antes de enviarlos al almacén, donde se juntan con el arbolito de Navidad, los equipos dañados y las herramientas de limpieza. Un elemento importante en la valoración documental es la conservación. Esa noción es inexistente en la mayoría de los archivos empresariales. No es raro encontrar documentos mojados en un sótano, o llenos de excrementos de palomas en una nave donde además el sereno cría gallinas, o atacados por gusanos. O una cocina improvisada en una mezzanina donde se colocó una estufa de gas encima de un archivador lleno acostado al lado de un tanque de gas.

Es decir que el concepto de seguridad que conlleva la valoración tampoco se aplica a los archivos. Se entiende que guardar no importa cómo, los títulos de propiedad en una caja fuerte son suficiente para protegerlos; o que, con colocar las patentes registradas o los contratos de representación de marcas entre laminas plásticas comunes, esos documentos están fuera de peligro.

 En claro, no se respeta el documento. Solo los abogados y los financieros conservan algo de ese respeto, los primeros porque no les gusta destruir nada, los segundos porque las leyes les obligan. Pero esos dos profesionales tampoco “valoran” los expedientes, como lo prueban las numerosas copias encontradas en ellos.

Pero los ejecutivos sí valoran la información. Y la quieren de inmediato. No les importa el soporte (papel, correo, disco, memoria, etc.). De hecho, a menudo, preguntan si pueden destruir los papeles después de digitalizar los documentos. 

Enseñar a valorar los documentos

En general, la necesidad de valoración surge de un inconveniente grave relacionado con los archivos de la empresa. El CEO pide una carta y no aparece o aparece después de una semana, lo que le impide tomar decisiones rápidamente. O viene un inspector de la DGII y resulta que parte del archivo financiero ha sido destruido por error antes de tiempo. O la Superintendencia castiga el banco porque los expedientes de clientes no están organizados correctamente. 

Es sabido que el país conoce un déficit grave en profesionales conocedores de los documentos, la primera tarea es capacitar el personal existente, cuyo nivel académico es a menudo bajo; sin embargo, es común encontrar personas que llevan más de veinte años en el puesto y conocen los documentos a la perfección.  Lo más complejo en esos casos es motivar esas personas a aceptar cualquier cambio.

Es una capacitación de nivel primario; hay que olvidarse de teorías complicadas y palabras de especialistas que nadie entiende. En el mundo empresarial hay que resolver, y resolver pronto.

Lo primero para eliminar el desorden es enseñar a determinar los plazos de conservación en cada lugar. Para ese fin, se determinan las series documentales (cronológico, expedientes de recursos humanos, egresos, contratos, asambleas, etc.) y la tipología de los documentos que componen esas series, recordando que todo depende de las actividades de la empresa. ¿Cuánto tiempo se deben quedar en el activo? ¿Cuándo se transfieren? ¿Se destruyen? ¿Se conservan permanentemente? Y sobre todo, ¿Cómo se lo presentamos a los ejecutivos de la empresa y a la persona a cargo del archivo que deberá aplicar esa tabla?

Es evidente que, si queremos lograr nuestro objetivo, o sea mejorar el funcionamiento del flujo documental, debemos ir a lo sencillo. En caso contrario, la Tabla de Valoración será archivada y olvidada.

A continuación, mostramos un ejemplo de una tabla, elaborada con el personal de una empresa, reducida al mínimo de informaciones y aprobada tanto por el departamento legal como por auditoria.

Recordemos que en las empresas lo que se requiere es la eficiencia y que un almacén de papel no es rentable, que sea propio o alquilado.

Obstáculos encontrados

Primero, la resistencia al cambio. Una gran parte del personal de los archivos empresariales no ha sido capacitado jamás. Solo continúan tal como lo hacían sus antecesores, a veces con pequeños cambios que ellos juzgan mejoras. Le tienen miedo a veces a las máquinas y a las “soluciones inteligentes”, que según piensan, los van a sustituir. A veces lamentablemente hay que recomendar a las empresas pensionar o cambiar esas personas por ser un impedimento grave al funcionamiento eficiente de un sistema de gestión documental.

Luego, la falta de normalización.  En efecto, al levantar la documentación existente, es común encontrar el mismo documento con nombres distintos según el departamento o la fecha o el actor: por ejemplo una “circular” cambia bruscamente de nombre para llamarse “memo” y volver luego a su primer nombre, por citar un caso sencillo. Ese cambio puede ser causado sencillamente por un cambio de persona. La parte contable parece la más fácil (existen normas y leyes), pero si bien muchos tienen bien definido lo que es “ingresos” y “egresos”, otros llaman todo “entradas de diario”. Y ¿qué decir de los contratos? los cuales, según la escuela de los abogados llevan nombres distintos. Se debe establecer un tesauro de las tipologías existentes y unificar los criterios. Ese proceso toma a veces varias semanas o meses según el tamaño de la empresa y la disponibilidad del personal.

Otro obstáculo encontrado es la falta de organigrama y procedimientos. Es necesario conocer la historia de la empresa, su funcionamiento. Se debe levantar el flujo de los documentos entre los diferentes actores para entender la necesidad de consulta posterior. Si no sabemos quiénes intervienen en la elaboración de un documento no podemos establecer su valor administrativo o histórico. Tomo un ejemplo: las famosas “solicitudes de ayuda” que llegan a todas las empresas toman un valor distinto cuando sabemos que esa empresa tiene un “Comité de responsabilidad social”, el cual decide si responder o no.  

Lo más complejo y que genera muchas discusiones es la fijación de los plazos. En esa tarea hay que incorporar abogados y auditores que a menudo objetan lo decidido por el usuario del documento y son poco disponibles, lo que atrasa sensiblemente la puesta en marcha de un proceso de eliminación. Muchos no se atreven a tomar la responsabilidad de ese tipo de decisiones. ¿Por qué es tan difícil? Pues porque se necesita un análisis, o más bien un conjunto de análisis. A veces nos preguntan porque nuestro equipo se compone entre otros de ingenieros industriales y administradores. Sencillamente porque el funcionamiento adecuado de un archivo depende de la comprensión de los procesos de la empresas, los cuales todos afectan a la gestión documental. Para fijar los plazos de transferencia, es menester conocer esos procesos a fin de mantener la disponibilidad de los documentos según las necesidades de los usuarios. Los únicos plazos que no se discuten son aquellos fijados por la legislación.

Logística de las transferencias y eliminaciones

Luego de superar todos los obstáculos y de establecer la tabla de valoración documental, queda por dejar instalada la logística de la eliminación rutinaria. Y recordar siempre ir a lo más sencillo. Eliminar una sola vez al año, a principio de año. 

La transferencia desde las oficinas al inactivo debe ir acompañada de una limpieza o primera eliminación. No debe llegar al depósito cajas con basura, solo lo señalado en la Tabla de Valoración. Es el momento de destruir las numerosas copias que se encuentran ahí. Luego se transfiere bajo inventario, formulario tipo que debe haberse previsto anteriormente y distribuido a cada departamento.

La eliminación de los documentos no permanente en el inactivo, planificada desde la Tabla de Valoración, puede facilitarse de dos maneras, según el tamaño y los medios de la empresa.

En las empresas que pueden adquirir un software de gestión de gestión documental con la opción de manejo de depósito de archivos, solo necesitan un reporte de las eliminaciones previstas en una fecha dada. En empresas pequeñas, la utilización de un código de color para identificar las cajas según el año de eliminación evita los errores de un personal de manutención de bajo nivel. 

Cualquiera que sea la solución, siempre se debe tomar en cuenta que en una misma caja solo se pueden colocar documentos con la misma fecha de eliminación. 

Y siempre recordar que una eliminación debe ser supervisada por el encargado del archivo, responsable de la custodia de esos documentos hasta su fin. Esa responsabilidad no debe ser delegada sin arriesgar a consecuencias graves. Menciono como ejemplos casos comprobados por nosotros: las “canquiñas” envuelta en hojas financieras de una empresa conocida en las paradas del Cibao o la carne envuelta en un mercado en hojas financieras también de una institución del Estado Dominicano. En ambos casos, hubo despido de varias personas, sin juicio. Quiero pensar que hoy, con la ley 481-01, el castigo sería mayor, por lo menos para la institución del Estado.

¿Cómo vemos el futuro? Una luz en el túnel

El empresariado dominicano va a seguir sin preocuparse por sus archivos, salvo en caso de inconveniente. Con el agravante que, creyendo resolver un problema, ha empezado a digitalizar sus documentos sin análisis previo, almacenando a veces carpetas con cantidades de documentos no identificados. Vimos recientemente el caso de un archivo fotográfico digital donde las fotos habían sido guardadas sin una información mínima, y donde tenían una semana buscando una persona sin encontrarla.

Creemos que las empresas deben tomar conciencia que digitalizar no es solo escanear y almacenar en carpetas o en software. La identificación de las imágenes, o sea la indexación (o por lo menos la aplicación de la Metadata) es un paso obligatorio para una consulta adecuada y ágil de los fondos archivísticos.

Sin embargo, de la falta de conocimiento archivístico, realidad que no escapa el sector empresarial dominicano, nace una luz al final del túnel. Cuando estas situaciones se vuelven inmanejables, ya sea por falta de espacio, sanciones por parte de las entidades reguladoras, eliminación o deterioro de documentación sensible, contactan a empresas como la de nosotros con la esperanza que podamos traer soluciones a las problemáticas ya mencionadas. Por medio a nuestro trabajo es que vamos encaminando las empresas hacia una cultura de valoración archivística. Van entendiendo que ese concepto de valoración de la información está vinculado al soporte que contiene esa información, y que su conservación es vital para una gestión documental correcta. 

Podemos citar como ejemplo una de las empresas con las que trabajamos: tiene la visita al archivo dentro del tour que da a los visitantes. ¿Cuántas empresas pueden decir esto? Esto porque formaron parte activa en las tomas de decisiones del trabajo realizado y se sienten orgullosos de sus archivos. Otra empresa con la cual trabajamos hace una década mantiene sus archivos organizados, y si bien es cierto que una actualización es necesaria, entienden lo que es valoración al momento que discuten una mejora en los procesos. También el caso de otra, donde las reglas y los niveles de seguridad se han mantenido a pesar de muchas dificultades.

Se avanza paso a paso, pero ya no se puede parar. Cada día se hace más necesaria la gestión documental en el sector privado para contar con información veraz, actualizada y rápida que ayude a la toma de decisión en materia de "estrategias de fusión", compra y venta; en detectar y corregir posibles fallas administrativas, establecimiento de acuerdos y mejoramiento de posición financiera estratégica entre otros. Y es posible que, en algunos años, el empresariado acepte remitir sus documentos históricos, conservados adecuadamente, a un Archivo General que ha empezado a generar confianza.