Unas de las organizaciones que más documentos producen son los bancos. Es vital
para un banco tener sus archivos organizados, en particular los expedientes de sus
clientes. Debe tener la información a mano cuando viene ese cliente para
efectuar cualquier operación o poner una reclamación. Uno de los errores que
cometen a menudo las entidades bancarias es repetir la información. Entendiendo
que el archivo o el “sistema” no le responden adecuadamente, los oficiales
acumulan las copias. Así encontramos un sin número de duplicados de cédulas por
ejemplo, de duplicados de títulos de propiedad en los expedientes de préstamo
etc.
La tendencia ahora es digitalizar esos expedientes de
clientes. Pero ¡cuidado! Si no se normaliza primero la gestión documental, lo
único que se hace es traspasar el problema del archivo físico al archivo
digital. Es indispensable ORGANIZAR antes de digitalizar.
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