El proceso de preparación de los documentos para su digitalización no es un proceso sencillo como muchos lo piensan. Está compuesto de varias actividades que se deben tomar en cuenta antes de escanear cualquier documentos:
- Los documentos y los expedientes están ordenados? Obviamente, aunque numerosos proyectos no contemplan esa parte, es evidente que sin organización no debe haber digitalización.
- Los documentos están en buen estado? Si están rotos, los debo reparar; pero cuidado, no con cinta pegante normal sino cinta especial (claro si la digitalización no es para destruir el papel). Si están doblados, los debo desdoblar.
- Existen objetos externos en los expedientes? Encontramos grapas, clips, ganchos, post it, y muchas cosas a veces inesperadas tales como rebanadas de pan con moho, flores o frutas secas o ardilla momificada! Todos esos objetos deben ser retirados, y está claro que los clips o las grapas (para los otros creo que es evidente) no deben volverse a colocar.
La preparación de los documentos es la parte más importante del proceso de digitalización. Más todavía cuando se debe dejar definidas informaciones claves para lo que sigue. Por eso la importancia de haber previsto para este proceso el acompañamiento de especialistas conocedores del tema: trabajar con expedientes financieros no es igual que trabajar con expedientes judiciales, o científicos, de ingenieros, artísticos etc. Según el tipo de expedientes a procesar, debemos contar siempre con especialistas en la materia: contables, abogados, ingenieros, especialistas en artes etc. No puedo construir una casa si no sé como se hace, no puedo procesar un expediente sin no sé de que se trata.
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