Archivos, archivistas y Etica

 Según el Diccionario de la Lengua Española, la ética es el "Conjunto de normas morales que rigen la conducta de la persona en cualquier ámbito de la vida". El mismo diccionario nos dice que la moral es "La doctrina del obrar humano que pretende regular el comportamiento individual y colectivo en relación con el bien y el mal y los deberes que implican".

La Declaración Universal sobre los Archivos, adoptado por la Asamblea General del Consejo Internacional de Archivos, ICA (Oslo, Septiembre de 2010) y aprobada por la Asamblea General de la UNESCO (Paris, Noviembre de 2011), inicia así:

"Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida."

La tarea del archivista es cumplir con eso. Sencillo y difícil a la vez. El código de ética del ALA la define de esta manera:

"Las y los archivistas deben proteger la integridad y garantizar la autenticidad de los documentos archivísticos bajo su custodia independientemente del formato y soporte (sea analógico o digital) para mantener su lor probatorio e informativo. Deben mantener a lo largo de todo el ciclo de vida las características originales referidas a contexto, estructura y contenido, procurando que estos no se vean manipulados o eliminados a lo largo de todo su ciclo de vida."

Pero cuantos archivistas entienden el mandato? y cuantos son capaces de resistir presiones? 

Los archivistas y bibliotecarios están protegidos por varios patrones según el país. Encontramos a Catalina de Alejandría, San Lucas, San Jeronimo, San Benito y San Lorenzo, el que más nos interesa por el tema tratado. Responsable de los bienes de la Iglesia (IIIe siglo a.C.) entre los cuales numerosos manuscritos, rehuzó entregarlos al emperador Valeriano y fue condenado a morir quemado vivo en una parrilla. Es ahora, no solo patrón de los archivistas pero también - dato jocoso - de los cocineros!

Pero lamentablemente, tenemos casos de archivistas cuya ética fue muy discutible, como el archivista Boutonnet, del Ministerio de la Guerra de Francia, condenado en 1891 por haber vendido documentos a Alemania (Ver Espionnage et trahison, de Louis-Napoléon Panel). La palabra "vendido" llama mi atención. Me acuerdo de casos de intento de soborno en el Proyecto SIRCEA, el proyecto que modernizó los archivos del Registro Inmobiliaro de República Dominicana. Me orgullecé sobremanera saber que mi equipo no se dejó engatuzar, avisó y se reforzaron las medidas de seguridad. En mi larga trayectoria en el mundo de los archivos, he podido comprobar que si bien hay muchos archivistas integros, los hay que se venden por centavos; doy por ejemplo expedientes judiciales de drogas que desaparecen para luego volver sustancialmente reducidos;  documentos que solo aparecen contra pago; documentos mal archivados a propósito. La lista podría ser larga.

Parte de la culpabilidad la tiene la falta de educación y en especial la poca importancia dada al patrimonio documental en las escuelas dominicanas. También, el poco interés de los dirigentes, la ausencia de capacitación archivística, los sueldos bajos y la ausencia de modelos éticos.

La primera tarjeta de Navidad

 

Efectuando una búsqueda en Internet, me topé por pura casualidad con un articulo tratando de la primera tarjeta de Navidad. Nos viene de Gran Bretaña, y fue diseñada por el pintor Callcott Horsley en 1843 quien creo una litografía a solicitud de Sir Henry Cole, director del Victoria & Albert Museum.

Así Sir Henry solo debía escribir el nombre del destinatario y firmar, aprovechando el invento por Rowland Hill del “penny black”, o sea el primer sello postal, con el retrato de la reina Victoria, emitido el 6 de mayo de 1840.

Un "cold case" resuelto

 Según una noticia de hoy 17/09/2024 del periódico francés Le Monde, el "cold case" resuelto se refiere a la identificación del segundo sarcófago antropomórfico plomado descubierto debajo de la catedral Notre-Dame de Paris cuando se hicieron excavaciones previas a la instalación del andamio de 100 metros y 700 toneladas para la reconstrucción de la flecha de la catedral.

El primero fácilmente identificado gracias a la placa indicando Antoine de la Porte, canónigo de la iglesia, fallecido en 1710. El segundo era un enigma hasta hoy y la declaración del Profesor Eric Crubézy, pionero de la archeoantropología en Francia, especializado en identificaciones similares. El ataúd pertenece a Joachim Du Bellay, poeta francés, fallecido en 1560 a los 35 años y enterrado bajo la catedral, en una tumba hasta hoy “perdida”.

Me maravillo constantemente de los descubrimientos que permiten los adelantos de la ciencia y de la tecnología. Lograr leer una tabla de barro de hace 8000 años o unos cuerpos de cinco siglos atrás nos muestran que una investigación paciente lleva siempre a resultados.  Se asimila al trabajo del archivista, tratando de encontrar una línea directriz en un amontonamiento de documentos sin identificar, buscando identificar algo en medio de un desastre, a lo mejor una prueba perdida, causa de la quiebra de una empresa o de la condena de un inocente. Hay que tomarse su tiempo, reflexionar, verificar, consensuar y no perder su integridad. La investigación antropológica, al igual que la archivística, siguen reglas claras y estrictas que permiten al antropólogo identificar un esqueleto viejo de cinco siglos y al archivista custodiar y conservar adecuadamente los documentos que pueden servir de respaldo al antropólogo, al médico, al juez, o simplemente hacer conocer al interesado la historia de una persona o de una organización.

La Archivística y la Inteligencia Artificial: Una Alianza Inminente para este 2024

En el 2024, la Archivística se encuentra en un punto crucial de su evolución. La irrupción de la Inteligencia Artificial (IA) está transformando de manera radical la forma en que se gestionan y preservan los archivos. Esta alianza entre la tradición archivística y las nuevas tecnologías ofrece un futuro prometedor para la profesión, abriendo nuevas posibilidades para la gestión eficiente de la información y la democratización del acceso al conocimiento histórico.

¿Qué beneficios aporta la IA para la Archivística?

• Automatización de tareas repetitivas: La IA puede automatizar tareas tediosas y repetitivas como la clasificación de documentos, la extracción de datos y la indexación, liberando tiempo para que los archivistas se concentren en tareas más estratégicas y creativas.
• Mejora en la recuperación de información: Los algoritmos de IA pueden analizar grandes volúmenes de datos y ofrecer resultados de búsqueda más precisos y relevantes, facilitando el acceso a la información por parte de investigadores y usuarios en general.
• Preservación digital: La IA puede ayudar a preservar archivos digitales mediante la creación de copias de seguridad, la detección de errores y la migración de formatos obsoletos.
• Democratización del acceso: La IA puede traducir documentos a diferentes idiomas, generar resúmenes y descripciones accesibles, y facilitar la consulta de archivos por parte de personas con discapacidades.

¿Cuáles son los desafíos que debemos enfrentar?

• Ética y transparencia: Es fundamental garantizar que la IA se utilice de manera ética y transparente en la gestión de archivos. Los archivistas deben ser proactivos en la elaboración de políticas y directrices que regulen el uso de estas tecnologías.
• Capacitación y formación: Los archivistas del futuro necesitarán desarrollar nuevas habilidades y conocimientos para trabajar con la IA. La formación continua será clave para adaptarse a las nuevas exigencias del mercado laboral.
• Financiación e inversión: La implementación de la IA en la Archivística requiere una inversión significativa en infraestructura, software y capacitación. Los gobiernos y las instituciones archivísticas deben trabajar en conjunto para asegurar la financiación adecuada para estos proyectos.

 Conclusión

La integración de la IA en la Archivística es un proceso inevitable que ofrece un sinfín de posibilidades para el futuro de la profesión. Los archivistas que se adapten a esta nueva realidad estarán mejor preparados para afrontar los desafíos del siglo XXI y contribuir a la preservación del patrimonio documental de la humanidad.

Recomendaciones:

• Involucrar a los archivistas en el diseño e implementación de soluciones de IA.
• Desarrollar políticas y directrices que regulen el uso ético y transparente de la IA en la Archivística.
• Invertir en la formación continua de los archivistas para que puedan desarrollar las habilidades necesarias para trabajar con la IA.
• Promover la colaboración entre las instituciones archivísticas y los expertos en IA para desarrollar proyectos innovadores.

Palabras clave: Archivística, Inteligencia Artificial, automatización, gestión documental, preservación digital, acceso a la información, ética, transparencia, formación, financiación.

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¿Como almacenar sus documentos? (1)

 

Las numerosas visitas que hacemos a organizaciones publicas o privadas que nos llaman pidiendo ayuda, resalta lo que he mencionado en diversas ocasiones: la mayoría no guarda sus documentos de forma adecuada. Y no solo hablo del mal llamado “archivo muerto”, sino también del archivo de gestión, o sea activo, soporte de una decisión inmediata. Nadie toma en consideración no solo las condiciones de almacenamiento en general (temperatura, humedad, etc.), sino tampoco el soporte de la información.

Sin hablar, por ahora, del correcto almacenamiento de los datos electrónico / digitales, veamos lo que, en general, encontramos en los archivos:

• Documentos papel de 8½ x 11, 14 o 17
• Planos
• Fotografías
• CDs
• VHS
• Casetes
• Objetos diversos

Los documentos papel de 8½ x 11, 14 o 17. Lo mas conveniente, para una normalización del archivo, es doblar cuidadosamente la parte de debajo del documento que sobresale de los documentos comunes de 8½ x 11. Digo “cuidadosamente”, porque a menudo lo hacen, pero el resultado es el daño al documento.

Esta foto muestra además el maltrato causado pr las gomitas que definitivamente deben ser eliminadas de los archivos, que se ve confirmado por el video siguiente:

Seguimos en una próxima entrega.

La falta de capacitación en los archivos de la administración pública

Luego de la pandemia, numerosas oportunidades de capacitación virtual para los archivistas de América Latina han aparecido. 

La Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA), ha atacado de frente el problema de la ignorancia en los archivos y a muy bajo costo, costo nulo para el estudiante si la institución paga la membresía institucional, como lo hace nuestra empresa. Los cursos son de muy buen nivel y el tema de los archivos electrónicos y/o digitales no falta. En el 2023, 8 estudiantes dominicanos participaron en el Diplomado en Archivística, gestión de documentos y administración de archivos, con un total de 258 horas de clase, más los trabajos de investigación. Solo participó una institución dominicana, la Superintendencia de Bancos y nuestro equipo. En el 2024, van a abrir un Diplomado de gestión de documentos digitales y esperamos que otras instituciones aprovechen la oportunidad. Los diplomados están certificados por la Universidad de San Luis Potosí (México).

Otro recurso en español es el Instituto Santa Fe de Ecuador, el cual ofrece actualmente cursos excelentes sobre digitalización y normas.

No olvidemos el Archivo General de la Nación de Colombia, con sus cursos de alta calidad.

Es muy penoso para mí ser testigo del desinterés de instituciones que hemos asesorado para capacitar sus recursos; ver también esos recursos buscar capacitarse ellos mismos para irse a otras instituciones que los valoran más y aprovecharán su experiencia. La consecuencia directa de esa falta de interés es la degradación de los archivos institucionales, que no respetan las normas ni las buenas prácticas, no tienen política institucional de gestión documental, no actualizan sus procedimientos, no se preocupan por la conservación de sus acervos documentales. Esas instituciones deberán rendir cuenta frente a la posteridad por la desaparición progresiva de documentación histórica, maltratada y atacada por las plagas mal controladas y la manipulación inadecuada.

 

¡A estudiar se ha dicho!

 

Revisando hoy unos currículos a fin de seleccionar que asesoramos unos “multiplicadores” que llegaran a todos los rincones del país – cosa que ya no puedo hacer -, para explicar las tareas sencillas – menos sencillas – que se requieren para que el patrimonio documental de esta organización sea bien cuidado, como parte del patrimonio nacional que es, pues revisando esos currículos veo que una gran parte de ellos no mencionan estudios recientes.

O sea, se han graduado hace 5, 8, 10 o 14 años y no han hecho mas nada luego en cuanto a su formación personal. Es algo que no logro entender. En el mundo cambiante en el que vivimos, no hay manera de sobrevivir en el ambiente laboral sin una capacitación permanente. Todo evoluciona tan rápido, en especial la tecnología, que, si uno no se adapta, no es competitivo y está fuera del mercado. O se queda haciendo lo mismo año tras año hasta que le llegue la pensión. Triste realmente.

Hoy encontramos muchos cursos virtuales, con o sin pago, que te permiten estar al tanto de las novedades, en particular en el área nuestra de la gestión documental. El internet es una mina de oro. Los webinars abundan en todos los idiomas, sobre temas muy interesantes y que permiten al archivista, hasta ahora aislado en República Dominicana, comunicar con colegas de países mas desarrollado en esos temas.

Me he graduado hace mas de 40 años y no concibo terminar un mes sin haber tomado aun sea un solo curso o seguido un webinar. Reconozco que tengo la suerte de poder seguirlos en varios idiomas, pero he encontrado muchos en español que recomiendo a mis colaboradores. Claro, es importante mirar bien quienes los imparten, de cual universidad o asociación provienen y no dejarse engañar.

Así que, jóvenes – y menos jóvenes – a sus libros, ¡o más bien a sus ordenadores, tablas o smartphone para aprender cómo evoluciona la gestión de los documentos!